CPA: Collectieve Promotionele Activiteiten

Indiener

• Ieder bij een Nederlandse regionale Kamer van Koophandel of een EU-equivalent ingeschreven bedrijf of organisatie uit de EU kan projectvoorstellen indienen. Ook een Nederlandse regionale Kamer van Koophandel zelf, mits de organisatie van voorgestelde projecten niet uit de algemene afdracht van bedrijven wordt gefinancierd.
• Publieke organisaties kunnen geen projectvoorstellen (laten) indienen.
• De indiener van een projectvoorstel is de hoofdaannemer en wordt door de EVD geheel aansprakelijk gesteld voor de uitvoering van de gecontracteerde diensten. De EVD communiceert uitsluitend met deze indiener.
• Onder CPA kunnen EU-bedrijven en organisaties projectvoorstellen in het Nederlands indienen. Bovendien dient een indiener, voor de contacten met Nederlandse partijen, goed in het Nederlands te kunnen communiceren.
• De EVD sluit bij gunning met de indiener een projectovereenkomst af.

Onderaannemers

• Kennis van en ervaring met het organiseren van collectieve promotionele activiteiten voor het Nederlandse bedrijfsleven op buitenlandse markten, kennis van de Nederlandse doelgroep en kennis van de doelmarkt, en met name de buitenlandse doelgroep, dient aantoonbaar aanwezig te zijn. Om te voldoen aan deze criteria, kan de indiener één of meerdere onderaannemers inschakelen, die eventueel bij de indiener ontbrekende kennis inbrengen.
• De indiener vormt samen met de onderaannemers het indienende consortium. Onderaannemers moeten als zodanig worden vermeld in het projectvoorstel. Tevens dienen onderaannemers een intentieverklaring af te geven (bij het voorstel te voegen!) dat zij bereid zijn als onderaannemer in het betreffende CPA-project op te treden.
• De beoordelaars van een projectvoorstel moeten aan de samenstelling van het consortium kunnen zien dat wordt voldaan aan de selectiecriteria. Onderaannemers zijn dus organisaties die, al dan niet tegen vergoeding, een actieve bijdrage leveren aan de organisatie van het project, inclusief de acquisitie, en op die manier kennis van het instrument, kennis van de sector in Nederland of kennis van (de doelgroep in) het doelland inbrengen.
• Niet tot het consortium behoren leveranciers van producten en/of diensten die ten behoeve van het project door de uitvoerder worden ingekocht. Dit betreft bijvoorbeeld standbouwers, drukkers, reisbureaus e.d. Ten aanzien van leveranciers moet de uitvoerder wel aannemelijk maken dat naar de economisch meest voordelige aanbieder is gezocht.
• Nederlandse diplomatieke vertegenwoordigingen (ambassades, consulaten) en de Netherlands Business Support Offices (NBSO's en NABSO's) kunnen niet als onderaannemer in een projectvoorstel worden opgevoerd.

Periode van indienen en uitvoeren van algemene tender

• De EVD beoogt tweemaal per jaar een tender uit te schrijven. Het streven is in juni 2010 de volgende algemene tender uit te schrijven.
• Conform de EU-aanbestedingsregels is de termijn voor het indienen van projectvoorstellen minimaal 52 dagen. Voor de onderhavige ronde dienen projectvoorstellen vóór 26 februari 2010, 12.00 uur te zijn ingediend.
• Deze tender staat open voor projecten die tussen 1 september 2010 en 1 september 2012 worden uitgevoerd.
• Alvorens een volledig projectvoorstel te schrijven, kunnen indieners een projectidee voorleggen aan een CPA-projectadviseur. In een gesprek wordt dit idee besproken, waarbij de projectadviseur inhoudelijke adviezen kan geven over de uiteindelijke vorm van het projectvoorstel. Ook kan tijdens het gesprek, desgewenst, de CPA-tenderprocedure worden toegelicht. Aan het gesprek kunnen geen rechten worden ontleend ten aanzien van de uitkomst van de beoordeling van het uiteindelijke projectvoorstel.
• Karakter van projectvoorstellen
• • Het initiëren en indienen van een projectvoorstel, alsmede het uitvoeren van projecten, is uitsluitend de verantwoordelijkheid van een indiener. Een projectvoorstel dient volledig en duidelijk te zijn opdat bij de beoordeling een goed beeld ontstaat van de kwaliteit van het projectvoorstel, de uitvoerder en eventuele onderaannemers. De gemaakte keuzes ten aanzien van markt/sectorcombinatie, uitvoerder/onderaannemers, deelactiviteiten van projecten en de kosten van een project dienen duidelijk beargumenteerd te zijn. Een voorstel mag financieel geen ‘open eind’-karakter hebben
  • CPA geeft ruimte aan de creativiteit bij indieners. Er hoeft niet strikt de hand gehouden te worden aan de in § 1.1 aangeduide instrumenten. Het is aan de indieners om desgewenst met nieuwe ideeën te komen die optimaal aansluiten bij de behoeften van het exporterend Nederlandse bedrijfsleven.
  • Een CPA-project laat zich als volgt omschrijven: een project waaraan een groep van minimaal zes Nederlandse bedrijven gezamenlijk deelneemt en dat primair tot doel heeft de afzet op buitenlandse markten een stimulans te geven door deelnemende Nederlandse bedrijven één op één in contact te brengen met potentiële zakelijke partners op buitenlandse markten.
  • Als twee of meer projectvoorstellen, die qua doelgroep, markt en periode van uitvoering in belangrijke mate identiek zijn, voor gunning in aanmerking komen, dan wordt alleen het project met de hoogste ranking gegund.
  • Als een te gunnen project qua doelgroep, markt en tijdstip vrijwel samenvalt met een door de Nederlandse overheid (mede) georganiseerde missie of evenement, dan wordt het CPA-project in principe niet gegund. Wel zal bekeken worden of betrokkenheid van de uitvoerder bij het overheidsproject mogelijk en opportuun is.
• Beoordelingsproces
• • Ingediende projectvoorstellen worden beoordeeld en op basis van een ranking gegund. Ranking is noodzakelijk daar er een vooraf vastgesteld budget beschikbaar is. Er vindt een open competitie plaats waarbij indieners en projectvoorstellen met elkaar concurreren op prijs en kwaliteit.
  • De ranking wordt bepaald op grond van een weging van de scores bij de beoordelingscriteria.
  • De beoordeling wordt uitgevoerd door interne en externe beoordelaars. Nadere informatie over de beoordelingsprocedure en de beoordelingscriteria zijn te vinden in hoofdstuk 3 van deze handleiding.
  • Na sluitingsdatum ontvangen additionele informatie wordt niet in de beoordeling meegenomen.
• Deelnemers aan projecten
• • Deelname aan een CPA project dient open te staan voor alle bij een Nederlandse regionale Kamer van Koophandel ingeschreven bedrijven. Leden en niet-leden van een indienende organisatie zullen onder gelijke voorwaarden kunnen deelnemen.
  • Waar in dit document gesproken wordt van 'deelnemers' en 'deelnemersbijdrage' wordt gedoeld op de Nederlandse bedrijven die zich voor deelname aan het project hebben aangemeld, ongeacht het aantal personen dat per bedrijf deelneemt.
  • Deelnemende bedrijven dienen op basis van de volgorde van aanmelding te worden geaccepteerd. Als een uitvoerder aangeeft dat bij een project registratie op basis van volgorde van aanmelding tot ongewenste effecten leidt, kan de EVD besluiten af te wijken van dit uitgangspunt.
  • Aanmelding door bedrijven voor deelname aan projecten vindt centraal bij de EVD plaats. De EVD draagt er zorg voor dat een uitvoerder van een project direct over een aanmelding wordt geïnformeerd.
  • De overheid wil export en internationalisering van Nederlandse bedrijven stimuleren. De deelnemersbijdrage dient laagdrempelig te zijn. De EVD stelt daarom een eigen bijdrage voor de Nederlandse deelnemers vast van € 500 voor een uitgaande missie (UM) en € 75 voor een inkomende missie (IM). Deze bedragen zijn exclusief BTW. Bij een IM is het van belang dat het commitment van de buitenlandse partijen uit het voorstel blijkt, bijvoorbeeld doordat zij bijdragen in de eigen (reis- en verblijf)kosten.
  • Een collectieve beursinzending (CBI) bestaat uit een ruimte waar de deelnemers zich, al dan niet in afzonderlijke stands, presenteren en een gemeenschappelijke ruimte waar de deelnemers van gezamenlijke faciliteiten gebruik kunnen maken
  • De kosten van de gemeenschappelijke ruimte, waarvan de oppervlakte maximaal eenderde van de totale oppervlakte bedraagt, komt in alle gevallen voor rekening van de EVD. De deelnemersbijdrage wordt als volgt vastgesteld:
  • - wanneer de inzending bestaat uit een paviljoen waarin de deelnemers over afzonderlijke stands beschikken, dan betalen de deelnemers als bijdrage de grondhuur van de eigen stand; - wanneer de inzending bestaat uit een paviljoen zonder scheidingswanden, dan wordt de grondhuur voor de ruimte waar de deelnemers zich presenteren, dus minimaal tweederde van de totale oppervlakte, gelijkelijk over de deelnemers verdeeld, met een minimum van 2m2 grondhuur per deelnemer;
  • - wanneer de bijdrage van de EVD aan een collectieve beursinzending uitsluitend bestaat uit de financiering van de gemeenschappelijke ruimte, dan wordt aan de deelnemers geen eigen bijdrage gevraagd.
  • Het hanteren van een andere grondslag voor de deelnemersbijdrage voor een CPA-activiteit dan hierboven is beschreven, is niet toegestaan.
  • Het aantal bedrijven dat deelneemt aan een project dient minimaal zes te bedragen.
• Financiering van projecten
• • Een ingediende begroting is bindend. Een bij gunning overeengekomen opdrachtsom is definitief en wordt niet verhoogd
  • Eindafrekening van een project wordt gebaseerd op een te overleggen, sluitend en voldoende onderbouwd overzicht van gemaakte en betaalde kosten.
  • Financiering van een project geschiedt middels het verstrekken van een voorschot van 25 procent bij opdrachtverlening, een voorschot van 50 procent na overlegging en accordering van de tussenrapportage en een slotbetaling van maximaal 25 procent na overlegging en accordering van de eindrapportage. Gedetailleerde informatie over de inhoud van de rapportages en andere financiële bepalingen worden opgenomen in de projectovereenkomst.
  • Deze wijze van financiering beoogt het financiële risico voor een indiener te beperken. Zodra een uitvoerder middels de tussenrapportage aantoont een project tot een goed einde te kunnen brengen en financiële verplichtingen met derden te zijn aangaan, vindt overmaking van het tweede voorschot plaats. Als in de periode tussen de tussenrapportage en de
  • eindrapportage tot beëindiging van een project moet worden besloten, zal de EVD bij het afwikkelen van de kosten handelen op basis van redelijkheid en billijkheid. De bewijslast ten aanzien van de gemaakte kosten ligt bij de uitvoerder. Eventuele inkomensderving wordt door de EVD niet vergoed.
  • Kosten en eventuele financiële verplichtingen die een indiener aangaat vóórdat tot gunning van een project is besloten en een projectovereenkomst is aangegaan, zijn voor risico van de indiener. Bij niet-gunning van een project worden deze kosten niet vergoed. Er wordt geen 'schrijfgeld' verstrekt.
  • Uitgangspunt is dat de EVD 100 procent van een project financiert. Een indiener is echter vrij om deelactiviteiten op een andere wijze te financieren. Enerzijds kan dit door een interne bijdrage van de indiener of onderaannemer. In het voorstel moet worden aangegeven waaruit deze interne bijdrage bestaat. Anderzijds kan dit door middel van sponsoring. Hiervoor gelden de volgende regels:
    • indien een sponsorbijdrage wordt opgevoerd dan dient de sponsor met name genoemd te worden. Tevens dient een intentieverklaring van de sponsor te worden bijgevoegd bij het projectvoorstel;
    • sponsoren hebben in geen geval het recht om invloed op de inhoud van het project uit te oefenen, hun bijdrage moet derhalve ook beperkt blijven;
    • een deelnemer aan de activiteit mag geen sponsorbijdrage leveren;
    • na gunning van het project kunnen geen extra sponsoren bij het voorstel betrokken worden.
  • Een indicatieve lijst van door de EVD financierbare deelactiviteiten is terug te vinden in
  • bijlage B van het Projectvoorstel. In principe komen alle kosten die redelijkerwijs voor de realisatie van het project moeten worden gemaakt, voor financiering in aanmerking.
  • CPA is een opdrachtenprogramma, geen subsidie. Dit impliceert onder meer dat de EVD het recht heeft om financiering van deelactiviteiten van een project te weigeren als deze in strijd zijn met de uitgangspunten van CPA, of om nadere voorwaarden te stellen bij gunning van een project.
  • De uitvoerder van een project is verantwoordelijk voor het correct afdragen en doorbelasten van omzetbelasting. Projectbegrotingen dienen inclusief omzetbelasting te zijn. De EVD wenst geen betrokkenheid bij eventuele terugvordering van omzetbelasting bij buitenlandse fiscale autoriteiten.
  • De EVD is geen partij in financiële afspraken en betalingen tussen uitvoerder, onderaannemer(s), leveranciers en deelnemers aan een project.
• Overige aspecten
• • Nederlandse diplomatieke (ambassades, consulaten) en economische (NBSO's en NABSO's) vertegenwoordigingen in het buitenland kunnen uitsluitend faciliterende en ondersteunende taken 'om niet' uitvoeren. Indieners wordt wel dringend geadviseerd met deze instanties contact op te nemen voor het inwinnen en verifiëren van voor het opstellen van projectvoorstellen benodigde informatie (advies over product/marktcombinatie, onderaannemer, hotel, lokaal transport e.d.).
  • Na gunning van een project bespreekt de uitvoerder met de betrokken Nederlandse diplomatieke (en eventueel economische) vertegenwoordiging of deze een rol binnen het project kan en wil vervullen, als hierover in de voorbereiding van het projectvoorstel nog geen afspraken zijn gemaakt. De uitvoerder dient de EVD te informeren over de uitkomst van dit overleg.

Contact