• Vergaderdatums
• Aanvraagperioden
• Subsidieplafonds
• Penvoerder
• Puntensysteem
• Cofinanciering of cofunding
• Kop en een eind
• Cumulatie of samenloop subsidies
• Beschikking of toekenningsbesluit
• Subsidiabele kosten
• Call for proposal

Vergaderdatums

Vooral bij fondsen aan de orde. De datums waarop tijdens een bestuursvergadering de aanvragen worden beoordeeld.

Wanneer er vergaderdatums van toepassing zijn weet je altijd precies wanneer je aanvraag ongeveer beoordeeld zal worden. Heb je echter je aanvraag ruim voor een bepaalde vergaderdata ingediend dan kan het dus zijn dat je geruime tijd op beoordeling van je aanvraag moet wachten.

Je kunt dit proces niet bespoedigen.

Aanvraagperioden

De tijdsperiode waarbinnen je een aanvraag kunt doen.

Sommige verstrekkers werken met aanvraagperioden. Binnen deze perioden kun je een aanvraag doen.

Maak niet de fout om aanvraagperioden als een vrijblijvend iets te zien. Veel verstrekkers nemen aanvragen die buiten de aanvraagperioden worden ontvangen niet in behandeling.

Let er dus op of er een aanvraagperiode van toepassing is.

Subsidieplafonds

Het maximale bedrag dat een verstrekker beschikbaar stelt. Dit plafond kan betrekking hebben op de hele looptijd van een regeling, of op een bepaalde tijdsperiode, bijvoorbeeld een jaar.

Het subsidieplafond kan je helpen om te bepalen of de subsidie interessant is voor je project.

Penvoerder

Het kan zijn dat je een subsidie samen met andere organisaties wilt uitvoeren. In dat geval is het verstandig om één partij als penvoerder aan te wijzen. Ook de subsidieverstrekker kan specifieke eisen stellen aan een penvoerder in dat geval.

De penvoerder dient namens alle deelnemers in het samenwerkingsverband de subsidieaanvraag in. Het besluit tot subsidieverlening wordt door de verstrekker verzonden aan de penvoerder, en deze penvoerder is de contactpartij met de verstrekker.

In het besluit tot subsidieverlening wordt vervolgens over het algemeen vermeld hoe de subsidie is verdeeld over de deelnemers.

Wanneer je gaat werken met een penvoerder dienen alle samenwerkende partijen de penvoerder te machtigen om namens hen als penvoerder op te treden.

Overigens kan een penvoerder om nog een reden interessant zijn. Wanneer je als organisatie zelf niet aan de voorwaarden voldoet om een bepaalde subsidie aan te vragen (bijvoorbeeld omdat je niet een stichting bent, en de aanvrager een stichting moet zijn), dan kan het interessant zijn om te gaan samenwerken met een organisatie die wél aan de voorwaarde voldoet. Dit is vooral interessant als je bijvoorbeeld een specifieke aansluiting hebt met een doelgroep die relevant is voor het project, en de andere partij de juiste organisatie heeft. In dat geval kunnen de taken verdeeld worden en kan de penvoerder namens de samenwerkende partijen de subsidie aanvragen en de administratieve afhandeling doen.

Puntensysteem

Om de aanvragen te kunnen beoordelen werken sommige verstrekkers met een puntensysteem waarbij je over het algemeen voor elk onderdeel van de aanvraag een bepaald aantal punten kunt krijgen. Door deze punten bij elkaar op te tellen kan de verstrekker vervolgens bepalen welke aanvragen gehonoreerd worden.

Mocht een verstrekker werken met een puntensysteem dat staat dat in de regeling weergegeven, veelal samen met de puntensamenstelling.

Bij een puntensysteem is het goed om per onderdeel waarvoor je punten kunt krijgen de aanvraag te evalueren en te kijken hoe je deze kunt optimaliseren.

Cofinanciering of cofunding

Het kan zijn dat de verstrekker als voorwaarde stelt dat er meerdere verstrekkers bijdragen aan je project. In dat geval is er sprake van cofinanciering of cofunding.

Uiteraard kan je als aanvrager ook nadenken of het niet slim is om meerdere verstrekkers bij je aanvraag te betrekken. Zeker fondsen stellen dit op prijs en het hierdoor maak je je project minder afhankelijk van één verstrekker.

Kop en een eind

Sommige verstrekkers stellen als voorwaarde dat je project een duidelijk “kop en een eind” heeft. Hiermee bedoelen ze dat het project een duidelijk begin- en einddatum moet hebben.

Cumulatie of samenloop subsidies

Van cumulatie van subsidies is sprake wanneer meerdere subsidies worden verstrekt voor hetzelfde project. Hier zijn meestal meer bestuursorganen bij betrokken.

Bij sommige subsidieregelingen worden de mogelijkheden tot het stapelen van subsidies beperkt. Het te verlenen subsidiebedrag plus eventueel andere subsidies mag dan niet hoger zijn dan het maximale subsidiebedrag van de subsidieregeling.

Voorbeeld 
Op basis van € 800.000 aan subsidiabele kosten en 50% subsidie, zou een subsidiebedrag van € 400.000 worden verleend door verstrekker 1.
Maar verstrekker 2 heeft al € 100.000 euro aan subsidie verstrekt voor hetzelfde project.
Door verstrekker 1 wordt daarom het te verlenen subsidiebedrag verlaagd tot € 300.000.
Als bij de vaststelling blijkt dat er cumulatie is, dan kan alsnog rekening worden gehouden met de andere subsidie(s).

Beschikking of toekenningsbesluit

Het uiteindelijke, meest schriftelijke, besluit of je aanvraag is gehonoreerd.
Een beschikking kan positief en negatief zijn.

Subsidiabele kosten

Het subsidiebedrag wordt berekend op basis van de begroting van de kosten die nodig zijn voor het uitvoeren van uw subsidieproject. Niet alle kosten komen in aanmerking voor subsidie.
De hoofdregel is dat het gaat om kosten die u redelijkerwijs moet maken om de activiteiten in uw project uit te voeren, de zogenaamde subsidiabele kosten.

Call for proposal

Open oproep tot het indienen van voorstellen. Elke oproep tot het indienen van voorstellen bevat alle essentiële informatie voor de aanvraag. Iedereen die geïnteresseerd is, kan een projectvoorstel indienen tijdens de open periode van de oproep.