Bij de meeste aanvragen moet je een begroting meesturen voor je project.
Een begroting geeft een realistisch overzicht van alle kosten die je voor het project begroot, zoals bijvoorbeeld personeelskosten, kosten van leveranciers, materiaal, advies, etc. Ook zijn er wellicht al voorbereidingskosten gemaakt, zoals arbeidskosten.
Daarnaast is het altijd verstandig om een post met onvoorziene kosten op te nemen in je begroting. Zo kunnen er altijd kosten die hoger uitvallen dan begroot. Een post onvoorzien van 10 tot 15% van de totale begroting is niet ongebruikelijk.
Belangrijk is dat je begroting consistent is en als het ware het verhaal van je project vertelt.
Overhead
Naast de directe of gedeelde kosten die rechtstreeks betrekking hebben op je project zijn er ook indirect en gedeelde kosten die van toepassing kunnen zijn, zoals huur, gast, water, elkaar, administratieve kosten, etc. Wanneer je indirecte kosten in je begroting moet opnemen zullen deze transport moeten zijn, en naar rato van de bijdrage aan het project. Gebruik eventueel een voetnoot om dit toe te lichten.
Begroting van verstrekker
In sommige gevallen wil de subsidieverstrekker of het fonds dat je gebruik maakt van een eigen template van de verstrekker. In dat geval geval kun je meestal het template vinden als bijlage bij de regeling op Fondswervingonline, of via een link op de website van de verstrekker.
Onze template voor een begroting
Moet je een eigen begroting maken, maar weet je niet precies hoe je dat moet doen? Onderaan de pagina kun je een zeer beknopte template vinden voor het maken van een begroting van je project.
Dekkingsplan
Naast een begroting is het ook gebruikelijk dat je een dekkingsplan meestuurt met je aanvraag.
In het dekkingsplan geef je een sluitend overzicht van de te verwachten inkomsten voor je project.
Maak zichtbaar onderscheidt in de eigen- en de externe inkomsten zoals bijvoorbeeld subsidies en donaties, bijdragen van sponsoren maar ook lidmaatschapsgelden, verkoop van goederen of bijvoorbeeld inkomsten uit een evenement.
Gezonde verhouding tussen eigen inkomsten en externe inkomsten
Zorg dat er een gezonde verhouding is tussen eigen inkomsten en externe inkomsten. Veel verstrekkers stellen het bovendien op prijs als er meerdere subsidieverstrekkers en fondsen aan het project bijdragen.
Overzicht van andere subsidieverstrekkers en fondsen die bijdragen aan het project
Geef in het dekkingsplan een overzicht van de andere subsidieverstrekkers en fondsen die bijdragen aan het project
- Verstrekkers die hebben toegezegd
- In behandeling (aanvragen binnen)
- Aan te vragen bij
Als je meerdere subsidieverstrekkers en fondsen benadert geef dan aan welke dat zijn, en voor welke bedragen.
Inkomsten in kind
Je moet alle te verwachte inkomsten vermelden, ook in “in kind” bijdragen, zoals bijvoorbeeld een professionele websitebouwer die een website bouwt voor je project zonder een factuur te sturen.
Template dekkingsplan
Onderaan de pagina kun je een zeer beknopte template vinden voor het maken van een dekkingsplan voor je project.
Tips
- Gebruik voetnoten om uit te leggen en te helpen verduidelijken
- Wees realistisch; gebruik reële cijfers en niet "wat de verstrekker wil zien"
- Stel je begroting - en dekkingsplan overzichtelijk op met duidelijke categorieën
- Je begroting en dekkingsplan meerdere keren controleren
- Het totaalbedrag van je begroting en het totaalbedrag van je dekkingsplan moeten op elkaar aansluiten. Wanneer het totaalbedrag van je begroting € 30.000 bedraagt, moet het totaalbedrag van het dekkingsplan dus ook € 30.000 bedragen
- Wees transparant en houdt de verstrekker gedurende de aanvraag op de hoogte van eventuele wijzigingen
- Geef toelichting op de verschillende posten van de begroting en dekkingsplan waar nog, bijvoorbeeld via voetnoten
- Leg donaties in natura uit
- Laat je begroting en dekkingsplan door deskundigen controleren, bijvoorbeeld door de penningmeester of administratiekantoor
- Geef inzicht in het minimaal benodigde bedrag om het project door te laten gaan en voorzie eventueel in een alternatieve begroting
- Gebruik verifieerbare en reële kosten in je begroting. Personeelskosten moeten marktconform zijn om maar wat te noemen en in het dekkingsplan gebruik je ook realistische posten
- Richt je op de lange termijn in relatie tot de subsidieverstrekkers en fondsen
- Denk aan de eventuele diversiteitscodes die er zijn m.b.t. salarisplafond van bestuurders
Verder lezen?
Direct aan de slag met het vinden en aanvragen van financiële middelen voor je organisatie of project
Word ook lid
- Actuele informatie over bijna 2000 subsidies, fondsen, fiscale regelingen en kredieten
- Per regeling alle relevante informatie die je nodig hebt, incl. aanvraagformulieren
- Toegang tot regelingen die je nergens anders kunt vinden
- Handige dossiers helpen je op weg
- Dagelijks uitgebreid en bijgewerkt
- We bestaan inmiddels 15 jaar, en zijn hiermee een van de meest ervaren partijen
- Je bent al lid voor slechts € 30,- per maand