• Wanneer maak je gebruik van een projectplan
• Onderdelen van je projectplan
  • Titel
  • Aanleiding
  • Doelstelling en resultaten
  • Doelgroep
  • Inhoud
  • Uitvoering 
  • Planning en looptijd 
  • Marketing en communicatie 
  • Financiën
  • Gevraagde bedrag
• Tips bij het opstellen van je projectplan

Wanneer maak je gebruik van een projectplan

Of je een projectplan met gebruiken verschilt per aanvraag. Sommige subsidieverstrekkers stellen als voorwaarde dat je een projectplan moet meesturen terwijl je bij andere subsidieverstrekkers alleen een online aanvraagformulier moet invullen.

Je kunt het al dan niet meesturen van een projectplan dus laten afhangen van de voorwaarden van de verstrekker.

Daarnaast kun je het laten afhangen van het soort aanvraag. Als je een uitgebreide aanvraag moet indienen is het verstandig om ook een projectplan mee te sturen. Als er specifiek om een beknopte subsidieaanvraag van bijvoorbeeld maximaal 2 A4 wordt gevraagd is het niet verstandig om een projectplan mee te sturen.

Toch adviseren we je om, zeker als het om een wat groter project gaat, altijd om een projectplan te maken. Zelfs als je geen projectplan hoeft mee te sturen met je subsidieaanvraag. Een projectplan komt de kwaliteit en continuïteit van je project namelijk ten goede. Bovendien kun je onderdelen van je projectplan altijd “hergebruiken” in aanvragen waar geen projectplan vereist is.

Onderdelen van je projectplan

Er bestaat niet één standaard projectplan of een vast omschreven wijze van het opzetten van een projectplan. Bij Fondswervingonline hebben we een projectplan opgezet dat in de praktijk effectief blijkt te zijn én door veel van onze leden zelf kan worden opgezet.

Zodra je naar grotere projecten gaat, of heel veel expertise hebt opgebouw met het maken van projectplannen ga je het projectplan wellicht uitbreiden of aanpassen met bijvoorbeeld methodieken en evaluatiemethoden.

Heb je echter nog nooit een projectplan gemaakt, en wil je een professionele subsidieaanvraag maken dan kun je dit als leidraad gebruiken voor het maken van een goed projectplan.

Titel projectplan 
Geef je project een titel.

Aanleiding 
Vertel hier wat aan het project vooraf gegaan is. Waarom ben je op dit idee gekomen, welke noodzaak is er om dit juist nu te doen, welke kansen en bedreigingen zijn er eventueel, etc. Stel jezelf de vraag: wat gebeurt er als het project niet tot stand komt?

Doelstelling en resultaten 
Wat wil je concreet bereiken met dit project, en wat moet er veranderd zijn na afloop van het project. Je doelstelling moet een probleem oplossen of invulling geven aan een kans. Probeer ook aan te geven wat het maatschappelijke rendement zal zijn. Bovendien moeten in de doelstelling ook de doelstelling van je organisatie doorklinken.

Doelgroep 
Op wie richt je je met het project. Is de behoefte aan dit project bij de doelgroep getoetst? Zo ja, hoe? Kun je dit onderbouwen met eventuele uitspraken van deze doelgroep, zo ja: verwerk deze uitspraken van de doelgroep hier in het projectplan.

Inhoud 
Vertel hier stapsgewijs weke stappen je gaat ondernemen om je doel te realiseren, en in welke volgorde. Wees concreet en geef ook aan waarom juist deze aanpak volgens jou effectief is om het gewenste doel te bereiken. Wellicht kun je dit onderbouwen door onderzoek of eerdere ervaringen.

Uitvoering 
Wie zijn er allemaal bij het project betrokken? Benoem de projectleider, projectmedewerkers en in- en externe betrokkenen samen met de ingebrachte deskundigheid, expertise en ervaring. Geef per betrokkene wel duidelijk aan welke taken en verantwoordelijkheden deze hebben. Over het algemeen zijn subsidieverstrekkers en fondsen positief over bredere samenwerkingen.

Planning en looptijd 
Wat is de beoogde begin- en einddatum van je project, en welke belangrijke mijlpalen kun je binnen deze periode benoemen? Let op: de meeste fondsen en subsidieverstrekkers willen je aanvraag een paar maanden voor start van je project ontvangen, zodat ze je project kunnen beoordelen. Zorg er dus voor dat je projectaanvraag een aantal maanden voor aanvang van je project verzonden is. Mocht je de planning niet kunnen halen, communiceer dit dan tijdig met de verstrekkers!

Marketing en communicatie 
Voor de fondsen en subsidieverstrekkers is het belangrijk dat ze weten dat je je doelgroep weet te bereiken. Hoe bereik je de doelgroep, zodat ze gebruik kunnen maken van dit project? Beschrijf hoe je de doelgroep bereikt, op welk moment, met welke (communicatie) middelen.

Financiën
Hieronder beschrijf je in hoofdlijnen de kosten, gebaseerd op de deelactiviteiten van je project, zoals bijvoorbeeld personeelskosten, marketingkosten, etc. Ook de interne arbeidskosten moet je hierbij niet over het hoofd zien. Maak een onderscheid in eenmalige en terugkerende kosten. Bij je aanvraag voeg je een begrotings- en dekkingsplan toen, waarin je op gedetailleerde wijze de kosten en opbrengsten kunt specificeren.

Gevraagde bedrag 
Deze post is niet altijd standaard in een projectplan, maar benoemen we toch, zodat je moet nadenken over het bedrag dat je wilt vragen aan de subsidieverstrekker of fonds. Laat dit bedrag weer terugkomen in het dekkingsplan. Het bedrag moet in verhouding staan tot de totale projectkosten, het jaarlijkse budget van de verstrekker en de eventuele maximumbedragen per aanvrager.

Tips bij het opstellen van je projectplan

• Begin ruim op tijd met het opstellen van van je projectplan
• Er worden over het algemeen geen subsidies achteraf verstrekt over activiteiten die al zijn geweest
• Veel verstrekkers werken met aanvraagperioden of vergaderdatums, je kunt dus niet altijd direct een aanvraag indienen
• Betrek iedereen binnen de organisatie die bij het project betrokken is bij het project(plan)
• Maken vrijwilligers onderdeel uit van je project? Betrek deze actief in het project en verzeker je van de steun van de vrijwilligers. De inzet van vrijwilligers is voor veel verstrekkers een pre