Verbeter je subsidieaanvraag in tien stappen

Een van de meest aan mij gestelde vragen is: hoe kan het toch dat mijn aanvragen door subsidieverstrekkers en fondsen worden afgewezen? In dit uitgebreide artikel kun je in tien stappen met een aantal “quick wins” je subsidieaanvraag verbeteren.

Stap 1: Bezint eer ge begint

Ik merk dagelijks dat succesvolle aanvragen één ding gemeen hebben: een goede voorbereiding.

Begin dus niet direct met het aanvragen van subsidies en fondsen, zélfs niet als je al weet welke subsidieverstrekkers of fondsen je gaat benaderen.

Wil je écht succesvol zijn met het verwerven van subsidies en fondsen dan begin je namelijk eerst met het nadenken over onderstaande stappen.

Stap 2: Kijk een kritisch naar je idee 

De meest succesvolle subsidieaanvragen zijn vaak gebaseerd op een simpel idee. 

Hoe laagdrempeliger je idee, hoe meer draagvlak er zal zijn en hoe groter de kans op honorering van je susbidieaanvraag. Je hebt niet alleen draagvlak nodig binnen je eigen organisatie, maar juist ook bij de doelgroep. 

Natuurlijk kan niet elk project simpel zijn, maar je kunt wel tijd en aandacht besteden aan het maken van een vertaalslag, waardoor mensen je project snappen.

Kijk ook of je idee echt uniek is, of er al soortgelijke initiatieven zijn geweest.

Is je project echt uniek, of bijvoorbeeld uniek in je sector, dan ben je innovatief bezig. In dat geval is je aanvraag ook interessant voor bijvoorbeeld subsidieverstrekkers die zicht specifiek richten op innovatieve projecten.

Wanneer je idee niet nieuw is kun je leren van je voorgangers. Wat ging er bij deze soortgelijke projecten goed of niet goed? Wat heb jij ervan geleerd en wat ga jij anders/beter doen en waarom? Communiceer dit ook.

Stap 3: Creëer draagvlak, noodzaak en urgentie

Je kunt een fantastisch project bedenken, en hier zelf enthousiast over zijn, maar weet je ook wat het draagvlak is voor dit project bij de doelgroep en alle stakeholders?

Heb je vooraf overleg gehad met de doelgroep en stakeholders? Heb je überhaupt met ze gesproken?

Het is superbelangrijk je doelgroep en alle stakeholders vroegtijdig in je project te betrekken en ze echt mee te nemen in dit project.  

Daarnaast moet je samen met je doelgroep en de stakeholders goed bepalen waar de noodzaak en urgentie van je project precies ligt. Waarom is dit project juist nu belangrijk en urgent?

Wanneer je kunt aantonen dat je project breed gedragen zal worden door de doelgroep en stakeholders, en een bepaalde mate van noodzaak en urgentie heeft, zal dit de financierbaarheid van je project verbeteren!

Daarnaast zal de slagingskans van je project hierdoor aanzienlijk toenemen.

Stap 4: Maak een projectplan

Ik kan het niet genoeg benadrukken: maak een projectplan!

Steeds meer subsidieverstrekkers en fondsen eisen een projectplan. 
Mocht er geen projectplan worden geëist dan is het projectplan zeker geen verspilde moeite. Je kunt in dat geval het projectplan prima gebruiken als basis voor een professionele aanvraag.

Groot voordeel is bovendien dat het projectplan ook richting alle stakeholders duidelijkheid geeft.

Onderdelen projectplan

•    Waarom dit project
•    Doelstelling en resultaten
•    Doelgroep
•    Wat ga je precies doen
•    Uitvoering
•    Planning (start en einddatum)
•    Marketing en communicatie
•    Begroting en dekkingsplan

Kijk altijd voor je start met het opstellen van een projectaanvraag of de subsidieverstrekkers of fondsen zelf vereisten stellen aan het projectplan. 

Sjabloon projectplan
Sommige subsidieverstrekkers en fondsen hebben een projectplan sjabloon beschikbaar, of specificeren welke punten in een projectaanvraag beantwoord moeten worden. 
Leden van Fondswervingonline hebben deze informatie in dat geval per subsidieverstrekker of fonds beschikbaar. Je kunt deze dan makkelijk downloaden en vervolgens invullen.

Stapsgewijs een projectplan opstellen
Weet je niet hoe je een projectplan moet invullen?
Vanaf medio februari kun je via Fondswervingonline stapsgewijs een projectplan samenstellen. Hiervoor moet je wel lid zijn van Fondswervingonline. 

Stap 5: Kop en staart van je project

Heeft je project wel een kop en een staart?
Fondsen en subsidieverstrekkers zijn niet dol op projectaanvragen zonder duidelijke kop en staart.

In de regel gaat het vrijwel altijd om projectfinanciering, zeker als je nog geen relatie hebt met de subsidieverstrekker of fonds. Zorg dus dat je project een duidelijke begin- en einddatum heeft.

Ontstaan er wijzigingen in de eerder richting subsidieverstrekkers en fondsen gecommuniceerde start- en einddata? Communiceer dit dan eerlijk.

Stap 6: Begin ruim op tijd met de aanvraag

Haastige spoed is zelden goed, ook bij het aanvragen van subsidie en fondsen.

In een ideale situatie begin je zeven maanden voor aanvang van het project met het benaderen van de subsidieverstrekkers en fondsen.
Met name bij fondsen is de aanvraagtermijn heel divers, en kan de besluitvorming geruime tijd duren. Zorg dat je dit incalculeert.

Bovendien moet je rekening houden met afwijzingen. Op het moment dat je een aanvraag hebt ingeboekt in je dekkingsplan, en je van deze subsidieverstrekker of fonds een afwijzing ontvangt, moet je nog voldoende tijd hebben om andere subsidieverstrekkers en fondsen te benaderen.

Wanneer de subsidieverstrekker of fonds een deadline heeft, op bijvoorbeeld een tenderperiode, kun je deze overigens via Fondswervingonline per subsidie of fonds terugvinden.

Stap 7. Richt je pijlen om meerdere en de juiste fondsen en subsidieverstrekkers

Het is jammer, maar veel subsidieverstrekkers en fondsen financieren niet je volledige projecten. Alleen daarom al is het verstandig om meerdere subsidieverstrekkers en fondsen te benaderen.

Zorg wel dat je transparant bent in de subsidieverstrekkers en fondsen waar je aanvraag hebt lopen, en geef deze informatie ook door. Sterker nog: veel verstrekkers stellen dit als eis.

De juiste verstrekkers vinden en benaderen
Subsidiesverstrekkers en fondsen richten zich veelal op het ondersteunen van specifieke activiteiten. Het heeft dus weinig zin om voor een welzijnsproject een subsidieaanvraag in te dienen bij een fonds die alleen geld beschikbaar stelt voor culturele projecten 

Kortom: richt je alleen op de subsidieverstrekkers en fondsen die specifiek projecten ondersteunen die overeenkomsten met je eigen project. 

Hulpmiddel bij het vinden van de juiste subsidieverstrekkers en fondsen
Een goed hulpmiddel bij het vinden van de juiste subsidieverstrekkers en fondsen is de database met subsidies en fondsen van Fondswervingonline.

Via een aantal zoekfilters kun je precies de subsidies en fondsen selecteren die voor je project relevant zijn.

Bovendien heb je dan alle relevante informatie die je voor dit stappenplan nodig hebt gelijk beschikbaar.

Stap 8: Help, ze willen een eigen bijdrage?

In sommige gevallen vereist de subsidieverstrekker of fonds een eigen bijdrage van de aanvrager.

Wanneer je projectkosten € 200.000 bedragen kan het bijvoorbeeld zijn dat de subsidie verstrekker als voorwaarde stelt dat je als aanvrager 10% bijdraagt aan het project, dus € 20.000.

Alles leuk en wel, maar wat als je deze eigen bijdrage niet beschikbaar hebt? 

Ik hoor je denken: ik vraag niet voor niets subsidie. Gelukkig is hier soms een oplossing voor, die bij ervaren subsidieadviseurs bekend is.

Medio februari komt exclusief voor leden van Fondswervingonline een artikel over dit onderwerp beschikbaar.

Stap 9: Stuur een begroting en dekkingsplan mee

Zorg dat je een begroting en een dekkingsplan meestuurt met je aanvraag.
Vanaf medio februari hebben we een template voor je beschikbaar.

Stap 10: Besteed aandacht aan het bedrag dat je gaat aanvragen

Wanneer je van plan bent om ook fondsen te gaan benaderen is het belangrijk dat je voldoende aandacht besteed aan het bedrag dat je wilt vragen.

Vermogensfondsen hebben vaak een maximaal bedrag dat ze per jaar uitkeren. Het bedrag dat ze jaarlijks uitkeren is hierbij o.a. afhankelijk van het beleggingsresultaat op hun vermogen en hetgeen er statutair is vastgelegd.  

Het is dus belangrijk om voor de aanvraag hier rekening mee te houden.

Als het fonds waar je een aanvraag wilt doen jaarlijks € 500.000 wil uitkeren aan circa. 10  projecten, weet je dat het bedrag dat je kunt vragen rond de € 50.000 ligt, maar in ieder geval nooit meer dan € 500.000.

Leden van Fondswervingonline hebben deze informatie in toenemende mate beschikbaar bij de beschikbare informatie per fonds of subsidieverstrekker. 

Psychologische plafond verstrekker
Naast de financiële plafonds is er ook nog een psychologisch plafond bij de verstrekker.
Een subsidieverstrekker of fonds zal bij nieuwe aanvragers minder goed van vertrouwen zijn als bij een langer bestaande relatie.

Wanneer de subsidieverstrekker of fonds de mogelijkheid geeft om vaker een aanvraag te doen kun je je afvragen of het niet verstandig is om te starten met een kleinere aanvraag.

Bij een klein en overzichtelijk project kun je aantonen dat je de steun waardig bent.
In de toekomst kun je dan bij een grotere projectaanvraag wijzen op de eerdere succesvolle aanvraag, en refereren naar de behaalde resultaten.

Nog geen lid van Fondswervingonline?
Fondswervingonline is het snelsgroeiende platform op het gebied van het vinden en aanvragen van subsidies en fondsen. 
Word nu lid en ontvang een gratis boek!