Samen subsidie aanvragen: hoe pak je dat aan?

Tekst: Rinske Bijl
Foto: Elly Urban

Ontwikkelingsorganisatie ICCO is penvoerder van de Civic Engagement Alliance. Maar liefst elf organisaties schaarden zich onder deze paraplu en dienden een gezamenlijk projectvoorstel in bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken. De alliantie ontstond eigenlijk heel organisch, vertelt Elly Urban, verantwoordelijk programmamanager bij ICCO. "Een aantal partijen had in twee eerdere subsidieperiodes al samengewerkt. De insteek was pragmatisch: de samenwerking loopt goed, dus laten we deze voortzetten." 

Achteraf hadden ze wel wat meer aandacht aan de selectie van partners kunnen besteden, ziet Urban nu. "Er bleek in het nieuwe programma veel minder geld beschikbaar vanuit het ministerie, slechts zo'n tien procent van wat we daarvoor ontvingen. Als we dat van tevoren hadden geweten, hadden we beter met minder partners een aanvraag kunnen doen. Nu moesten we dat veel kleinere bedrag ook nog eens met z'n elven delen."

Meer massa, meer invloed

Toch heeft de grootte van hun alliantie ook zeker voordelen, vindt Urban. "Iedere organisatie brengt een eigen specifieke expertise mee, maar ook eigen netwerkcontacten en een eigen achterban. Bovendien was het centrale thema van deze subsidieronde lobby. En voor beleidsbeïnvloeding heb je nou eenmaal een zekere massa nodig, daarmee vergroot je je invloed."

Nanny Bressers is consultant en onderstreept het belang van een goede selectie van je partners. "Bij een groot gezamenlijk project is het niet zinvol om allemaal exact hetzelfde te doen", vertelt ze. "Liever kijk je waar je elkaar aanvult en wat je van elkaar kunt leren. Maar je moet wel een duidelijke gemeenschappelijke deler hebben. Dat kan een gezamenlijk  onderwerp zijn, wat je allemaal op een andere manier aanpakt, maar ook een gedeelde theorie of methode."

Het geld verdelen

Voordat je samen een subsidieaanvraag de deur uit doet, gaat er een heel traject aan vooraf. Bij ICCO betekende dat een jaar lang regelmatig vergaderen met een werkgroep waarin alle partners vertegenwoordigd waren. Toch bleken er na toekenning van de subsidie nog een heleboel zaken niet in detail afgesproken te zijn. Zoals - niet onbelangrijk - de onderlinge verdeling van het geld.

"Gelukkig heeft het geen conflicten opgeleverd", vertelt Elly Urban. "Achteraf hadden we dat natuurlijk beter eerder kunnen bespreken en alle scenario's kunnen uitdenken. Maar omdat er een stuk minder geld beschikbaar bleek dan gehoopt, moesten we sowieso allemaal onze ambities naar beneden schroeven. Daarmee werd ieders belang in het project ook vanzelf kleiner. Verder hebben we het gewoon in redelijkheid opgelost en elkaar wat gegund."

Open gesprek

Nanny Bressers raadt aan om alle verwachtingen en belangen van te voren op tafel te leggen. "Het is logisch dat er verschillende belangen bestaan. Maar het is wel belangrijk dat er een gezamenlijk project ontstaat, niet een losse verzameling van ideeën. Het is toch een verschil of je met het project heel idealistisch de wereld wilt veranderen, of alleen maar een afgebakend project goed wilt uitvoeren."

Een valkuil kan zijn dat de partij die het initiatief neemt niet voldoende ruimte aan de ideeën van andere partners geeft. "Je kunt niet verwachten dat iedereen zich aan jouw idee conformeert en jouw plan gaat uitvoeren", waarschuwt Bressers. "Het project moet van iedereen worden." Begin vooral op tijd met het uitspreken van verwachtingen, adviseert ze. "De deadline van een aanvraag komt altijd sneller dan je denkt. Het is verleidelijk dan nog snel wat partners bij elkaar te schrapen en hun individuele projecten samen te voegen. Maar als je zaken niet goed afstemt van tevoren kan het zich later bij de uitvoering wreken."

De initiatiefnemer houdt een belangrijke rol in dit proces, volgens Bressers. "Het is belangrijk dat de penvoerende partij zich direct laat zien als toekomstig projectleider, die knopen kan doorhakken, richting kan bieden, maar ook in staat is buiten zijn of haar eigen organisatie te denken."

Successen vieren

Veel vergaderen is meestal onvermijdelijk, maar spreek ook eens informeel met elkaar af, is een laatste tip van Bressers. "Je leert elkaar beter kennen als je af en toe iets gezelligs doet. Zo bouw je een band op. En dat is belangrijk voor het vertrouwen. Mochten er meningsverschillen ontstaan, maakt dit de bereidheid om elkaar tegemoet te komen groter."

Blijf ook tijdens de uitvoering van het project af en toe informeel bij elkaar komen, en vergeet niet je successen met elkaar te vieren. "Dat is vaak een onderschat onderdeel van het project. Natuurlijk moet je niet met publiek geld gaan smijten, maar een feestelijke opening of een gezamenlijk projectbezoek kan een grote stimulans voor je project zijn. Dat leidt uiteindelijk weer tot betere resultaten."