Toepassing
Waarvoor kun je deze subsidie gebruiken?
De regeling ondersteunt internationale bezoekersprogramma’s waarmee culturele organisaties in Nederland hun internationale netwerk in de ontwerpsector kunnen opbouwen en versterken.
Hierbij gaat het om meerdaagse fysieke bezoeken en zorgvuldig samengestelde digitale programma’s voor één of meerdere buiten Nederland gevestigde professionals. De gasten hebben (nog) geen uitgebreid netwerk in Nederland en werken op het gebied van architectuur, design, digitale cultuur, stadsontwikkeling, mode of games.
Onder een internationaal bezoekersprogramma wordt verstaan: één of meerdere ontmoetingen gericht op kennisuitwisseling tussen buitenlandse professionals en het Nederlandse ontwerpveld, relevante overheidsorganisaties of andere culturele instellingen. Denk aan rondetafelgesprekken, netwerkbezoeken, werksessies met makers, of lezingen gekoppeld aan een festival, tentoonstelling of onderzoeksprogramma. Een digitaal programma kan bestaan uit lezingen, interviews, workshops, masterclasses, groepsdiscussies, netwerkbijeenkomsten of 1-op-1-gesprekken, bijvoorbeeld als online uitzending of publicatie.
De bijdrage kan ook worden ingezet voor digitale formats die internationale samenwerking laagdrempelig maken, zoals online debatten met internationale collega’s of een reeks online presentaties door gasten voor een Nederlands vakpubliek. Zolang internationale kennisuitwisseling en netwerkvergroting voor de Nederlandse designsector centraal staan, past het binnen de doelstelling van deze regeling.
Welke projecten komen in aanmerking?
- Meerdaags bezoekprogramma rond een festival, conferentie of tentoonstelling
- Netwerkprogramma voor ontwerpers, curatoren, onderzoekers of journalisten
- Programma gericht op het opzetten of uitwerken van een samenwerkingsproject in of met Nederland
- Digitale lezingen- of debatserie met internationale gasten in relatie tot een Nederlands programma
- Online of hybride werksessies, portfolio reviews of 1-op-1-gesprekken met Nederlandse makers
- Bezoeken gericht op verdieping en verbreding van een publiek toegankelijk programma
Wat zijn praktijkvoorbeelden van projecten?
Onderstaand een aantal illustratieve voorbeelden, dis passen binnen de kaders van de regeling.
- Een jaarlijks festival voor digitale cultuur dat drie internationale curatoren uitnodigt, met panels, studio-bezoeken en netwerkgesprekken met Nederlandse makers.
- Een architectuurplatform dat een buitenlandse onderzoeker ontvangt voor lezingen, werksessies met stedenbouwkundigen en verkenningen van een nieuw gezamenlijk onderzoeksproject.
- Een kunst- en ontwerpopleiding die een digitaal programma opzet met internationale ontwerpers: online masterclasses, feedbacksessies en een publiek toegankelijke livestream.
Werkgebied
Waar geldt deze subsidie?
De regeling is bedoeld voor organisaties in Nederland en ondersteunt programma’s:
- Die fysiek in Nederland plaatsvinden (inclusief binnenlandse reisbewegingen van de gast), of
- Die als digitaal bezoekersprogramma worden georganiseerd, maar gericht zijn op internationale kennisuitwisseling met het Nederlandse ontwerpveld.
Voorwaarden
Welke voorwaarden gelden voor deze subsidie?
- De aanvrager is een culturele organisatie in Nederland; onderwijsorganisaties zijn alleen ontvankelijk wanneer het een specifieke, publiek toegankelijke activiteit buiten hun reguliere programma betreft.
- Het programma richt zich op één of meerdere buiten Nederland gevestigde professionals (ontwerpers, curatoren, directeuren, theoretici, onderzoekers, beleidsmedewerkers, journalisten).
- De gast(en) zijn nog niet, of niet vaak, in Nederland te gast geweest en hebben nog geen uitgebreid netwerk in Nederland.
- Aanvragen voor gasten met een aantoonbaar werkterrein in Nederland worden niet gehonoreerd.
- Het programma bestaat uit één of meerdere ontmoetingen gericht op kennisuitwisseling met het Nederlandse ontwerpveld, relevante overheidsorganisaties of gerelateerde culturele instituten.
- De inhoud valt binnen de disciplines architectuur, design en digitale cultuur, inclusief relevante raakvlakken (stadsontwikkeling, mode, games).
- De aanvrager toont de toegevoegde waarde aan voor gast, ontvangende organisatie en publiek, en organiseert het bezoekersprogramma bij voorkeur naast relevante bijeenkomsten of evenementen.
- De aanvraag bevat:
- Een korte biografie van de gast(en)
- De relatie met het event of programma
- De doelstellingen van de organisatie
- Een beschrijving van het evenement qua aard, bereik en doelgroepen
- Het bezoek valt binnen de vastgestelde periodes voor fast-track of regulier (2026).
- Er wordt een realistische begroting meegestuurd.
- De aanvraag wordt beoordeeld op:
- Voldoen aan voorwaarden en criteria
- Verwachte kwaliteit van het bezoek
- Professionele kwaliteit van de voorgestelde bezoekers
- Uitvoerbaarheid van het programma
- Spreiding over disciplines, landen en regio’s in Nederland
Restricties
Waarvoor kun je géén subsidie aanvragen?
- Voor aanvragen door buitenlandse organisaties of ambassades
- Voor gasten die al een uitgebreid netwerk in Nederland hebben of aantoonbaar hoofdzakelijk in Nederland werken
- Voor bezoeken buiten de aangegeven periodes in 2026
- Voor aanvragen na de officiële deadlines (5 december 2025 of 6 februari 2026)
- Voor dubbele aanvragen: je kunt niet zowel voor fast-track als regulier in hetzelfde jaar indienen; maximaal één aanvraag per organisatie per kalenderjaar
- Honorarium van de gast(en) (bijv. voor lezing of deelname)
- Visakosten
- Per diem / dagvergoedingen
- Publiciteit en overige kosten ter financiering van het eigen evenement
Niet vergoede kosten digitaal programma
- Immateriële kosten ter financiering van het eigen evenement, organisatie of personele lasten
- Productiekosten van, of honorarium voor, een nieuw te maken werk van de bezoeker(s)
Juridische status
- De bijdrage wordt door de verstrekker expliciet als géén subsidie aangeduid in juridische zin.
- Bij afwijzing kan geen bezwaarschrift worden ingediend.
Subsidie
Hoeveel subsidie kun je aanvragen?
- Subsidiebudget (jaarplafond):
- Het totale budget wordt in de openbare documentatie niet genoemd. Het aantal toekenningen, vooral voor de fast-track, is wel expliciet gelimiteerd.
- Aanvraagbedrag:
- Maximaal € 2.500 (exclusief btw) per aanvraag / aanvrager per kalenderjaar
- Dit bedrag kan over meerdere gasten worden verdeeld binnen één bezoekersprogramma
- Cofinanciering / eigen bijdrage:
- Er wordt geen verplicht minimumpromillage genoemd
- Eigen middelen of andere financiering zijn toegestaan en kunnen de uitvoerbaarheid van het programma versterken
- Uitbetaling en verantwoording:
- Betaling vindt achteraf plaats, op basis van factuur en bewijsstukken
- Vergoeding bedraagt maximaal € 2.500 excl. btw en nooit meer dan het in de aanvraag gevraagde bedrag
- Inhoudelijke rapportage en financiële afrekening moeten binnen één maand na afloop van het bezoek zijn ingediend, volgens een format van de verstrekker
Welke kosten worden vergoed?
- Fysiek programma
- Reiskosten (vlieg- en treintickets, taxi) naar, van en in Nederland, op basis van economy class / tweede klas
- Verblijfkosten (hotel) tot maximaal € 175 per nacht
- Bijkomende programmakosten (zoals entreekosten voor andere bezoeken in Nederland, (netwerk)diners) tot maximaal € 1.000 per programma
- Digitaal programma
- Honorarium internationale bezoeker(s): maximaal € 1.000 in totaal per gast (honoraria voor moderator of andere niet-gasten gelden als materiële kosten)
- Materiële kosten / inhuur derden ten behoeve van het digitale programma, zoals:
- Vertalingen, redactie en schrijfwerk voor online artikelen
- Beelddocumentatie, fotografie, beeld- en audionabewerking
- Video-opnames, ondertiteling, streaming, webhosting
- Huur locatie, streaming-, opname- en audioapparatuur
- Inhuur externe technici
- Grafische vormgeving, communicatie-uitingen en campagnes, moderator
Subsidieadvies
Wat zijn goede tips voor je subsidieaanvraag?
- Hoe onderbouw je de meerwaarde van het bezoek?
Beschrijf concreet wat de gast(en) toevoegen aan jouw programma, welke kennisuitwisseling plaatsvindt en hoe publiek, partners en de gast zelf profiteren. Koppel het programma aan bestaande activiteiten (festival, tentoonstelling, onderzoek) en benoem welke nieuwe internationale contacten je verwacht. - Hoe maak je het bezoekersprogramma inhoudelijk sterk?
Werk het programma uit in duidelijke onderdelen: data, typen activiteiten (lezing, workshop, werkbezoek, 1-op-1-gesprekken), beoogde doelgroepen en beoogde impact. Laat zien dat je ontmoetingen organiseert met relevante Nederlandse organisaties en makers. - Waar moet je op letten in de keuze van de gast(en)?
Kies gasten die inhoudelijk aansluiten bij jouw thema’s en nog niet vaak in Nederland zijn geweest. Licht toe waarom hun perspectief relevant is voor het Nederlandse ontwerpveld en hoe het bezoek bijdraagt aan een langerlopende samenwerking. - Hoe voorkom je afwijzing op praktische punten?
Zorg dat het formulier volledig is, de begroting past binnen de regels (juiste kostensoorten, juiste maxima) en de timing klopt met de gekozen procedure (fast-track of regulier). Dien niet op het laatste moment in, zodat je nog kunt reageren op eventuele vragen of verduidelijkingen. - Welke veelgemaakte fouten kun je vermijden?
Vage beschrijvingen als “netwerken” zonder concreet programma, gasten die al een groot Nederlands netwerk hebben, of een begroting waarin honoraria van gasten bij een fysiek programma ten onrechte worden opgevoerd. Ook dubbele aanvragen (fast-track én regulier) leiden tot problemen.
Aanvragen
Hoe kun je deze subsidie aanvragen?
- Download en vul het officiële aanvraagformulier in (zie bijlage)
- Verstuur het ingevulde formulier per e-mail naar het genoemde programmamanagement (n.yasmin@nieuweinstituut.nl), met als onderwerp:
- “IBP OC Application Submission”
- Zorg dat je aanvraag uiterlijk is ontvangen vóór:
- 5 december 2025, 14.00 uur (fast-track) of
- 6 februari 2026, 14.00 uur (regulier)
- Na het indienen ontvang je een bevestiging per e-mail.
- Bij honorering sluit je organisatie een overeenkomst met Nieuwe Instituut waarin wederzijdse verplichtingen staan.
- Binnen één maand na afloop van het bezoek lever je:
- Een inhoudelijke rapportage
- Een financiële afrekening met bijbehorende bewijsstukken; betaling vindt daarna achteraf plaats.
