Wijze van indienen
Alleen de uitgever kan een aanvraag indienen. De aanvrager dient gebruik te maken van het daarvoor bestemde calculatieformulier; deze dient in drievoud te worden gezonden aan het Fonds.
De uitgever is verplicht ten minste drie exemplaren van het manuscript bij de aanvraag te voegen. De uitgever zal de letterkundige waarde van de voorgenomen uitgave moeten aantonen, alsmede een omschrijving van de inhoud geven. Vermelding van de auteur, eventueel van de bewerker en de medewerkers is daarbij noodzakelijk. Tevens dient de streefdatum van publikatie te worden aangegeven. De aanvraag dient vergezeld te gaan van een kopie van het (standaard)contract tussen auteur en uitgever.
Voorwaarden
De financiële middelen die het Nederlands Literair Productie- en Vertalingenfonds ten behoeve van de subsidiëring van letterkundige boekuitgaven door het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen ter beschikking worden gesteld, behoren in eerste instantie ten goede te komen aan de productie van literair belangrijke, kwalitatief hoogstaande, oorspronkelijk Nederlands- of Friestalige teksten (proza, poëzie, essay) die niet tot het reguliere programma van de uitgeverij behoren en die financiële steun behoeven.
Over wat regulier genoemd kan worden beslist het bestuur in redelijkheid. Het Fonds meent dat contemporain proza en contemporaine poëzie uitsluitend in zeer uitzonderlijke gevallen in aanmerking komen voor subsidie. De subsidie geldt alleen voor de eerste druk van de uitgave waarvoor subsidie is aangevraagd.
Herdrukken komen in principe niet in aanmerking voor subsidie. Wetenschappelijke publikaties, zoals proefschriften op het gebied van de letterkunde, worden evenmin gesubsidieerd, tenzij de teksten zelf tot het domein van de literatuur behoren. Aanvragen om toekenning van een subsidie voor uitgaven met een overwegend literair-wetenschappelijk karakter kunnen in het algemeen dan ook slechts in gevallen waarin de literaire betekenis duidelijk aantoonbaar is, in aanmerking komen.
De uitgave dient via de erkende boekhandel landelijk te worden verspreid. De auteur dient een redelijk honorarium (c.q. royalty) te ontvangen, dat vergelijkbaar is met dat van het GAU-VVL-modelcontract. De verkoopprijs dient in een redelijke verhouding tot de productiekosten te staan.
Afwikkeling
Na een beslissing van het bestuur wordt de subsidieaanvraag afgehandeld. Er wordt naar gestreefd de ingekomen subsidieaanvragen binnen drie maanden af te doen. Het bestuur dient onmiddellijk in kennis te worden gesteld van wijzigingen met betrekking tot de uitgave die voor de uitvoering van de onderhavige subsidieregeling van belang kunnen zijn.
Zo spoedig mogelijk na publikatie van het werk of deel van een serie waarvoor subsidie in het vooruitzicht werd gesteld, dient de uitgever een afrekening volgens het model van de voorcalculatie te overleggen (nacalculatieformulieren zijn hieronder te downloaden), vergezeld van de facturen voor de kosten van de aanschaf van papier en bindmateriaal, en van het zetten, drukken en binden.
Op basis van de nacalculatie wordt het subsidiebedrag definitief vastgesteld. De definitieve subsidie bedraagt ten hoogste het op basis van de begroting bepaalde toegezegde subsidiebedrag. Subsidie wordt steeds verleend onder de voorwaarde dat de uitgever verplicht is in het boek te vermelden, dat de publikatie tot stand is gekomen (mede) dankzij subsidie van het Nederlands Literair Productie- en Vertalingenfonds.
De uitgever dient tenminste zeven bewijsexemplaren te zenden naar het Fonds. Zodra - naast genoemde bewijsexemplaren - de nacalculatie plus de daarbij behorende rekeningen zijn ontvangen en in orde bevonden, zal tot betaling van de subsidie worden overgegaan. Overigens houdt het Fonds zich het recht voor de financiële gegevens door middel van schaduwcalculaties na te trekken.