Subsidie voor evenementen

Subsidies
Subsidie voor evenementen die de identiteit van de stad Utrecht versterken, nieuwe (bezoekers)doelgroepen versterken en bijdragen aan de (internationale) naamsbekendheid van Utrecht. De aanvrager moet een rechtspersoon zijn, maar deze hoeft niet per definitie in de de genoemde plaats gevestigd te zijn. Een belangrijk aandachtspunt bij de beoordeling van de aanvraag zijn de inhoudelijke kwaliteit en de samenstelling van de doelgroep van het evenement: welke type bezoekers komt op het evenement af, gecategoriseerd in groepen: herkomst, leeftijd, belangstelling, lifestyle, etc.  De subsidie kan online worden aangevraagd, en bedraagt maximaal 60.000 euro per aanvraag.

Toepassing

Subsidie voor stadsidentiteit-versterkende evenementen die bijdragen aan de versterking van een gezond, stedelijk woon- en leefklimaat in Utrecht die bijdragen aan bestedingen in de stad, waarmee een impuls aan de werkgelegenheid wordt gegeven.

Doelgroep

De subsidie kan worden aangevraagd door een bij de Kamer van Koophandel ingeschreven rechtspersoon. Dit kan een stichting zijn, maar ook bijvoorbeeld een besloten vennootschap.

Voorwaarden

Om voor subsidie in aanmerking te komen moet het evenement/de aanvrager verder aan de volgende eisen voldoen:

  • Het evenement vindt plaats in de gemeente Utrecht
  • Het evenement past in de jaarkalender en de lange termijn-kalender voor evenementen in de stad en draagt bij aan een goede spreiding van evenementen over de stad Utrecht, kijkend naar locatie en moment in het jaar
  • De aanvraag/ aanvrager getuigt van professionaliteit op het gebied van productie, organisatie, financieel beheer, PR/marketing, publiekswerving, inkomstenwerving en samenwerking met andere partijen
  • De begroting is deugdelijk en haalbaar en staat in relatie tot de aanvraag;
  • De totale begroting van het evenement is aantoonbaar gedekt: er is een minimale cofinanciering van 50%
  • De aanvrager voor dezelfde kosten geen subsidie ontvangt van de gemeente Utrecht of een ander bestuursorgaan
  • De activiteiten voor het publiek toegankelijk zijn

Beoordeling van je aanvraag
Een commissie van externe, onafhankelijke deskundigen adviseert de verstrekker bij het beoordelen van de subsidieaanvragen, waarbij men o.a. op onderstaande punten zal letten.

  • Profilering Utrecht: Het evenement draagt bij aan Gezond Stedelijk Leven voor iedereen en versterkt de identiteit van Utrecht. Het evenement verbindt zich met de identiteit “de verbindende creator”, mate van zichtbaarheid en verankering van de Utrechtse kernwaarden in de uitvoering van het evenement
  • Duurzaamheid: mate waarin aantoonbaar maatregelen zijn getroffen om het evenement op duurzame wijze te organiseren en uit te voeren
  • Toegankelijkheid, diversiteit en inclusie: de mate van deelname van uiteenlopende groepen wat betreft leeftijd of leeftijdsfase, gender, fysieke of mentale gezondheid, etnische of sociale achtergrond, seksuele geaardheid, financiële situatie of sociale positie
  • Spreiding qua tijd en locatie: de mate waarin het voorgestelde evenement bijdraagt aan een goede spreiding van evenementen over de stad Utrecht, kijkend naar locatie en moment in het jaar
  • Economische opbrengsten: de mate waarin het evenement een bijdrage levert aan de lokale economie en in het bijzonder de werkgelegenheid
  • Inhoudelijke kwaliteit: vakmanschap, zeggingskracht en oorspronkelijkheid, het evenement getuigt in alle aspecten van inhoudelijke kwaliteit
  • Sociale waarde: de mate waarin het evenement de sociale cohesie in wijken en buurten versterkt
  • (Inter)nationale naamsbekendheid Utrecht: mate waarin het evenement (inter)nationale mediawaarde genereert en daarmee bijdraagt aan de(inter)nationale naamsbekendheid van Utrecht en de mate waarin het evenement extra (inter)nationale bezoekers aantrekt

De toetsingscommissie geeft een prioritering aan op basis van de beoordeling van de inhoudelijke motivering van de aanvragen op basis van de bovenstaande punten. Per punt zal een score van 0 t/m 10 worden gegeven. Indien de aanvraag gedeeltelijk verleend wordt, krijgt de aanvrager de gelegenheid zijn begroting passend te maken voor het verleende bedrag.

Restricties

Niet in aanmerking voor subsidie komen:

  • Vaste programmering van culturele podia
  • Evenementen die al drie of meer keer een bijdrage van deze verstrekker hebben ontvangen

Subsidie

De maximale hoogte van de subsidie bedraagt € 60.000

Subsidiabele kosten
Voor subsidie komen de kosten in aanmerking die in rechtstreeks verband staan tot het te organiseren evenement. De subsidie bedraagt maximaal 50% van deze subsidiabele kosten. Bij een sociaal maatschappelijk evenement kan hiervan worden afgeweken.

Aanvragen

Online, via de website van de verstrekker.

Meesturen

  • Een activiteitenplan: in het activiteitenplan beschrijft de aanvrager
  • De activiteiten waarmee bezoekers aangetrokken worden
  • Hoe de activiteiten/het evenement passen binnen de subsidie-eisen en criteria
  • Het marketing- en communicatieplan met betrekking tot de activiteiten, inclusief een bezoekersprofiel
  • Een planning: de aanvrager geeft met een planning aan wanneer, hoe en waar welke activiteit wordt verricht
  • Een begroting: de aanvrager geeft de totale kosten die samenhangen met de activiteiten per kostenpost weer. Daarnaast moet uit de begroting duidelijk worden op welke wijze de kosten worden gefinancierd. De eigen bijdrage, inkomsten en de bijdrage door co-financiers (zoals partnerbijdragen en andere subsidiënten) moeten duidelijk worden weergegeven.

Wanneer aanvragen

  • Eerste termijn
    Aanvragen moeten voor 1 oktober worden ingediend voor activiteiten die per 1 januari van het volgende jaar plaatsvinden
  • Tweede termijn
    Per 1 februari van het betreffende kalenderjaar is het eventuele resterende budget uit de eerste termijn beschikbaar. Aanvragen voor dit resterende deel van het budget moeten voor 1 februari van dat jaar worden ingediend.
  • Derde termijn
    Per 1 mei van het betreffende kalender jaar is het eventuele resterende budget uit de tweede termijn beschikbaar. Aanvragen voor dit deel van het budget worden op volgorde van binnenkomst behandeld en hebben betrekking op het dan lopende jaar

    De aanvraag moet per jaar worden ingediend: er mag niet met één aanvraag subsidie voor twee of meer opvolgende jaren worden aangevraagd.