Tips voor succesvolle subsidie aanvragen

Okay, je bent druk bezig met je project, en wil met grote spoed een aantal fondsen en subsidieverstrekkers benaderen. Hold your horses, en lees éérst dit uitgebreide artikel met tips voor succesvolle subsidieaanvragen.

Begin op tijd met je subsidieaanvraag

De meest gemaakte fout bij het aanvragen van subsidie is om te laat te beginnen. Alle tijd gaat naar het bedenken en uitvoeren van het project, en de subsidieaanvraag moet er "even bij" gedaan worden.

Veel subsidieverstrekkers vergaderen periodiek over ontvangen aanvragen, bijvoorbeeld eens per kwartaal. Is je aanvraag net na zo'n vergadering ontvangen dan moet je dus een kwartaal wachten. Ook is het niet ongebruikelijk dat er tenderdata zijn, specifieke periode waarbinnen je subsidie kunt aanvragen.

Zorg dus dat je op tijd begint met de voorbereiding van je subsidieaanvraag, bij voorkeur een half jaar voor de geplande start van je project.

Eerst subsidie aanvragen

Wist je dat veel subsidieverstrekkers een subsidieaanvraag niet in behandeling nemen als je al begonnen bent met de uitvoering van je project?

Zorg dus niet alleen dat je tijdig begint met je subsidieaanvraag, maar wacht ook met de uitvoering van je project tot je zeker bent van de financiering.

Zoek subsidieverstrekkers die jouw soort projecten ondersteunen

De grote vraag is altijd: hoe kon ik aan subsidie? Er zijn een twintigtal subsidieverstrekkers en fondsen landelijk bekend, maar dit zijn lang niet altijd de interessantste subsidieverstrekkers.

Veel subsidieverstrekkers richten zich op een specifieke doelgroep. Deze kan regionaal bepaald zijn, bepaald door de activiteiten, de fiscale status van de aanvrager, de specifieke activiteiten van je project, etc.

Omdat lang niet alle subsidieverstrekkers alle activiteiten subsidiëren moet je dus een selectie maken van subsidieverstrekkers die projecten ondersteunen die aansluiten bij je project.

Mogelijke selectiecriteria
Fondswervingonline geeft je via het menu "Regelingen" aan de linkerkant een aantal filters ter beschikking, zodat je een selectie kunt maken van subsidieverstrekkers die mogelijk interessant zijn voor je projectaanvraag.

Je kunt subsidies en fondsen selecteren op basis van meerdere selectiecriteria:

  • Interessegebied (soort activiteiten)
  • Organisatie type (wie is de aanvrager)
  • Activiteiten (gedetailleerdere selectie mogelijkheid)
  • Werkingsgebied (waar gaat je project plaatsvinden)
  • Financieringsmethode (bijvoorbeeld subsidie, fonds, achtergestelde lening)
  • Organisatie (wanneer je de aanvraag wilt beperken tot specifieke subsidieverstrekkers)

Verdiep je in de doelstellingen van de subsidieverstrekkers

De geschiedenis van subsidieverstrekkers, waaronder vermogensfondsen in het bijzonder, kan honderden jaren terug gaan en welhaast vervlogen woorden als "regent" worden bij sommige fondsen nog steeds gebruikt. 

Ik vertel je dit zodat je je realiseert dat fondsen een missie hebben en zeker de oudere vermogensfondsen ver staan van de waan van de dag. De wereld van vermogensfondsen gaat mede om rentmeesterschap en het zorgvuldig omgaan met hun erfgoed en vermogen.

Elk fonds kent een eigen geschiedenis, doelstelling en aanvraagprocedure. Verdiep je hierin voordat je een eerste aanvraag doet.
Maar het is bovenal belangrijk om jezelf te realiseren dat veel fondsen werken vanuit statuten waarin duidelijk staat omschreven welke activiteiten voor ondersteuning in aanmerking komen. 

Als je lid bent van Fondswervingonline adviseren we je om als eerste "Mijn interessegebieden" in te vullen.
Deze kun je vinden via "Mijn account > Mijn interessegebieden".

Schrijf éérst een projectplan voor je subsidieaanvraag

Toen ik dertig jaar geleden begon in de fondsenwerving volstond een mooie brief, maar die tijd is echt voorbij. 

Wil je succesvol subsidies aanvragen dan is het absoluut belangrijk dat je een projectplan schrijft. Dit projectplan moet de te benaderen fondsen en subsidieverstrekkers een duidelijk beeld geven over je subsidieaanvraag. 

Punten die je in je projectplan zou kunnen opnemen

  • Aanleiding
  • Doelstelling en resultaten
  • Doelgroep
  • Inhoud
  • Uitvoering
  • Planning en looptijd
  • Marketing en communicatie
  • Financiën
  • Gevraagde bedrag
  • Overzicht van andere lopende aanvragen (lijst benaderde subsidieverstrekkers en fondsen)

Bij Fondswervingonline kun je vanuit elke subsidie of fonds op "Start aanvraag" klikken. 
Je komt dan automatisch in een scherm om een projectplan in te vullen.

Zorg voor een duidelijke begroting en een dekkingsplan

Subsidieverstrekkers willen een zo groot mogelijke zekerheid dat hun geld goed terecht komt. 

Om de subsidieverstrekker(s) een goed inzicht in je project te geven is het superbelangrijk dat je met elke subsidieaanvraag een begroting en dekkingsplan meestuurt.

Tuurlijk, het kost je tijd, maar de kans op honorering van je aanvragen zal substantieel verbeteren.
Bovendien zal het ook ten goede komen aan de kwaliteit van je subsidieaanvraag, en daar gaat het uiteindelijk toch om.

Heb je geen verstand van het opstellen van een begroting en dekkingsplan? No problem, je bent niet de enige! 
Via Fondswervingonline kun je een template voor een begroting en dekkingsplan downloaden, en vervolgens aanpassen.

Stuur de juiste stukken met je subsidieaanvraag mee

Wist je dat veel subsidieverstrekkers uiterst procedureel met je subsidieaanvraag omgaan? Wanneer je subsidieaanvraag bepaalde bijlagen mist kan deze hierdoor worden afgewezen.

Zorg dat je goed doorleest welke stukken je met je subsidieaanvraag moet meesturen.

Leden van Fondswervingonline hebben per subsidieverstrekker een specificatie van de benodigde bijlagen.
Daarnaast kun je de bijlagen die vrijwel altijd nodig zijn online opslaan, zodat je ze altijd ter beschikking hebt voor een subsidieaanvraag.

Selecteer de juiste subsidieverstrekkers

Veel subsidieverstrekkers richten zich op een specifieke doelgroep. Deze kan regionaal bepaald zijn, bepaald door de activiteiten, de fiscale status van de aanvrager, de specifieke activiteiten van je project, etc.

Hoe specifieker en gespecialiseerder je project, hoe specifieker de selectie van te benaderen subsidieverstrekkers veelal moet zijn.

Omdat lang niet alle subsidieverstrekkers alle activiteiten subsidiëren moet je dus een selectie maken van subsidieverstrekkers die projecten ondersteunen die zo goed mogelijk aansluiten bij je project.

Mogelijke selectiecriteria
Je kunt bij Fondswervingonline subsidies en fondsen selecteren op basis van onderstaande selectiecriteria:

  • Interessegebied (op welke soort activiteiten heeft je subsidieaanvraag betrekking)
  • Organisatie type (wie is de aanvrager)
  • Activiteiten (meer gedetailleerde mogelijkheid om aan te geven voor welk soort activiteiten je subsidieaanvraag betrekking heeft)
  • Werkingsgebied (waar gaat je project plaatsvinden)
  • Financieringsmethode (bijvoorbeeld subsidie, fonds, achtergestelde lening)
  • Organisatie (wanneer je de aanvraag wilt beperken tot specifieke subsidieverstrekkers)

Leden van Fondswervingonline hebben via het menu "Regelingen" aan de linkerkant een aantal filters ter beschikking, zodat je een selectie kunt maken van subsidieverstrekkers die mogelijk interessant zijn voor je projectaanvraag.

Communiceer

Zeker bij (vermogens)fondsen is het belangrijk om te werken aan een zekere relatie met de verstrekker, zodat men weet "wat voor vlees men in de kuip heeft". Kernwoorden hierbij zijn betrouwbaarheid en het nakomen van je afspraken.

Ben je van plan om in de toekomst voor meerdere projecten subsidies aan te vragen, ook bij desbetreffende vermogensfonds?
Begin dan met een relatief kleine en overzichtelijke subsidieaanvraag.

Zorg dat je dit project vervolgens goed en conform je projectplan uitvoert en de subsidieverstrekker op de hoogte houdt van veranderingen. Stuur na afloop van het projectook een eindverslag richting de subsidieverstrekker.

Is dit project voor beide partijen naar tevredenheid afgerond dan kun je bij een volgende subsidieaanvraag naar dit voorgaande project refereren.

Communiceer dus met de subsidieverstrekker, ook als de subsidieaanvraag eenmalig is. 

  • Soms kan het verstandig zijn met een kleinere aanvraag te beginnen, zodat de subsidieverstrekker of het fonds je leert kennen
  • Kom je afspraken na
  • Wijzigingen in je projectplan, het tijdspad of je financiering? Informeer de subsidieverstrekkers hierover, ook als je subsidieaanvraag al is goedgekeurd
  • Wees eerlijk over de andere lopende aanvragen, geef een duidelijk overzicht of en zo ja bij wie je voor het project nog meer subsidie hebt aangevraagd
  • Zeker bij fondsen moet je attent zijn. Bedank ze dus uitvoerig bij een gehonoreerde subsidieaanvraag, en zorg voor een verdere follow up
  • Zorg na afloop van het project voor een eindverslag en een eventuele financiële rapportage

Fondswervingonline geeft je de mogelijkheid je contacten met de subsidieverstrekker in kaart te brengen.

Wees je bewust van het verschil tussen subsidieverstrekkers van overheidswege en private (vermogensfondsen)

Zowel de overheid als private (vermogens)fondsen verstrekken subsidie, maar er is een wereld van verschil tussen beide partijen.

Private (vermogens)fondsen

  • Subsidies worden veelal verstrekt vanuit het rendement op een vermogen
  • De mogelijk te ondersteunen activiteiten zijn veelal beperkt tot de activiteiten die statutair zijn toegestaan
  • Een geschiedenis van veelal tientallen tot honderden jaren ervaring met filantropie
  • Vermogensfondsen zijn niet afhankelijk van eigen fondsenwerving, fondsenwervende fondsen wel
  • Uitkeringen zijn niet gebaseerd op wetgeving, er is geen beroep mogelijk bij afwijzing van je aanvraag

Subsidies

  • Subsidies worden veelal verstrekt op basis van een subsidieplafond dat wettelijk is vastgelegd
  • Subsidies zijn vastgelegd in wet- en regelgeving
  • Er kan een wettelijke basis zijn voor een bezwaar tegen afwijzing van een subsidieaanvraag.

Aan de slag met je subsidieaanvraag

Ben je al lid van Fondswervingonline dan is dit de snelste weg naar een goede subsidieaanvraag.

Nog geen lid van Fondswervingonline?
Het is super makkelijk om via Fondswervingonline subsidie aan te vragen. Zoek de voor je project beschikbare regelingen én start direct een subsidieaanvraag. We helpen je zelfs online met het maken van een projectplan en een begeleidende brief voor je aanvraag.
Je kunt je hier aanmelden als lid.