Zo maak je een projectplan en een begroting- en dekkingsplan

Een goed projectplan geeft een subsidieverstrekker of fonds op een gestructureerde manier alle informatie die nodig is om je aanvraag goed te kunnen beoordelen. Zelf ben je wellicht geneigd om in superlatieven over je project te spreken, en wil je wellicht een aanvraag naar de verstrekker sturen die wijst op het belang van het honoreren van je aanvraag. Een verstrekker heeft echter een breder belang, een specifieke doelstelling en een vast jaarlijks budget. Uitgangspunt voor een verstrekker is dat men dit budget zo optimaal mogelijk wil besteden om de doelstelling te realiseren. Het is dus aan jou om aan te tonen dat je project of organisatie het beste bijdraagt aan de doelstelling van de verstrekker. Een goed projectplan kan hieraan bijdragen en helpt je bovendien om zelf ook goed na te denken over je project(aanvraag).

Online een projectplan en begroting en dekkingsplan aanmaken

Je kunt makkelijk online een projectplan en een begroting- en dekkingsplan aanmaken via: 
Mijn aanvragen & projecten > Mijn projecten > Project toevoegen

Wanneer je vervolgens via "Start aanvraag" een aanvraag gaat aanmaken voor een verstrekker waar een projectplan voor nodig is, kun je uit een lijst met aangemaakte projecten het juiste projectplan selecteren.
Aan het einde van de aanvraagflow kun je vervolgens alle documenten downloaden.

Zelf een projectplan maken

Wanneer je zelf een projectplan wilt maken, of niet gebruik wilt maken van de aanvraagflow via "Start aanvraag" geven we onderstaand als leidraad een aantal punten die je in je projectplan kunt benoemen.

Titel projectplan
Beschrijvende titel van je project

Aanleiding
Vertel hier wat aan het project vooraf gegaan is. Waarom ben je op dit idee gekomen, welke noodzaak is er om dit juist nu te doen, welke kansen en bedreigingen zijn er eventueel, etc. Stel jezelf de vraag: wat gebeurt er als het project niet tot stand komt?

Doelstelling en resultaten
Wat wil je concreet bereiken met dit project, en wat moet er veranderd zijn na afloop van het project. Je doelstelling moet een probleem oplossen of invulling geven aan een kans. Probeer ook aan te geven wat het maatschappelijke rendement zal zijn. Bovendien moeten in de doelstelling ook de doelstelling van je organisatie doorklinken.

Doelgroep
Op wie richt je je met het project. Is de behoefte aan dit project bij de doelgroep getoetst? Zo ja, hoe? Kun je dit onderbouwen met eventuele uitspraken van deze doelgroep, zo ja: verwerk deze uitspraken van de doelgroep hier in het projectplan.

Inhoud
Vertel hier stapsgewijs weke stappen je gaat ondernemen om je doel te realiseren, en in welke volgorde. Wees concreet en geef ook aan waarom juist deze aanpak volgens jou effectief is om het gewenste doel te bereiken. Wellicht kun je dit onderbouwen door onderzoek of eerdere ervaringen.

Uitvoering
Wie zijn er allemaal bij het project betrokken? Benoem de projectleider, projectmedewerkers en in- en externe betrokkenen samen met de ingebrachte deskundigheid, expertise en ervaring. Geef per betrokkene wel duidelijk aan welke taken en verantwoordelijkheden deze hebben. Over het algemeen zijn subsidieverstrekkers en fondsen positief over bredere samenwerkingen.

Planning en looptijd
Wat is de beoogde begin- en einddatum van je project, en welke belangrijke mijlpalen kun je binnen deze periode benoemen? Let op: de meeste fondsen en subsidieverstrekkers willen je aanvraag een paar maanden voor start van je project ontvangen, zodat ze je project kunnen beoordelen. Zorg er dus voor dat je projectaanvraag een aantal maanden voor aanvang van je project verzonden is. Mocht je de planning niet kunnen halen, communiceer dit dan tijdig met de verstrekkers!

Marketing en communicatie
Voor de fondsen en subsidieverstrekkers is het belangrijk dat ze weten dat je je doelgroep weet te bereiken. Hoe bereik je de doelgroep, zodat ze gebruik kunnen maken van dit project? Beschrijf hoe je de doelgroep bereikt, op welk moment, met welke (communicatie) middelen.

Financiën
Hieronder beschrijf je in hoofdlijnen de kosten, gebaseerd op de deelactiviteiten van je project, zoals bijvoorbeeld personeelskosten, marketingkosten, etc. Ook de interne arbeidskosten moet je hierbij niet over het hoofd zien. Maak een onderscheid in eenmalige en terugkerende kosten. Bij je aanvraag voeg je een begrotings- en dekkingsplan toen, waarin je op gedetailleerde wijze de kosten en opbrengsten kunt specificeren.

Gevraagde bedrag
Deze post is niet altijd standaard in een projectplan, maar benoemen we toch, zodat je moet nadenken over het bedrag dat je wilt vragen aan de subsidieverstrekker of fonds. Laat dit bedrag weer terugkomen in het dekkingsplan. Het bedrag moet in verhouding staan tot de totale projectkosten, het jaarlijkse budget van de verstrekker en de eventuele maximumbedragen per aanvrager.

Zelf een begroting- en dekkingsplan maken

Wanneer je zelf een projectplan wilt maken, of niet gebruik wilt maken van de aanvraagflow via "Start aanvraag" geven we in de bijlage als leidraad een vereenvoudigd sjabloon voor een begroting- en dekkingsplan.

Wat stuur je nog meer mee

Afhankelijk van de verstrekker stuur je naast het projectplan veelal nog de onderstaande stukken mee:

  • Begeleidende brief
  • Begroting en dekkingsplan
  • Recent uittreksel KvK
  • Recente jaarrekening of cijfers afgelopen boekjaar*
  • Statuten (bij aanvragen door rechtspersonen)

* Veelal niet vereist als je als aanvrager korter dan een jaar actief bent.

Bijlage(n): 
Sjabloon projectplan (13.89 KB)Sjabloon begroting- en dekkingsplan (26.5 KB)