Waar te beginnen

Zeker wanneer je weinig ervaring hebt met het aanvragen van subsidies en fondsen kan het soms moeilijk zijn om te bepalen waar en hoe je begint. Daarom in dit artikel een aantal handvaten die je wellicht op weg kunnen helpen.

Voordat je begint

Voordat je begint met het zoeken en aanvragen van subsidies en fondsen is het goed om je een paar dingen te realiseren:

  • Veruit de meeste subsidieverstrekkers en fondsen werken projectmatig en willen dus een projectaanvraag, met een duidelijke begin- en een einddatum
  • Met name bij (vermogens)fondsen kan je aanvraag geruime tijd in beslag nemen. Dit komt omdat veel fondsen periodiek de aanvragen behandelen, bijvoorbeeld eens per kwartaal. Zorg dus dat je op tijd beging met je aanvraag, en probeer hiervoor minimaal een kwartaal, maar bij voorkeur een half jaar, de tijd te nemen
  • Realiseer je dat de meeste verstrekkers, zeker fondsen, een vrij algemene doelomschrijving hebben, die nooit exact overeenkomst met het doel van jouw project.
    Hiermee bedoelen we te zeggen: zoek zeker in het begin niet té specifiek!
    Veel verstrekkers hebben een vrij algemene omschrijving als: "het ondersteunen van cultuur, natuur en algemeen nut". Het heeft daarom geen zin om te specifiek te zoeken.
    Wanneer je bijvoorbeeld een project zou hebben op het gebied van "bescherming van de inheemse diersoorten in het tropisch regenwoud" ga je niet zoeken op deze benaming, maar selecteer je verstrekkers op basis van de interessegebieden die hierop aansluiten. In het voorbeeld van een project gericht op "bescherming van de inheemse diersoorten in het tropisch regenwoud" ga je dus een eerste selectie maken op basis van de interessegebieden "natuur, milieu en energie"
  • Ben je als aanvrager een geregistreerde ANBI? In dat geval kun je ook kijken bij interessegebied "Maatschappij en samenleving", aangezien dit verstrekkers zijn die zich richten op maatschappelijke en algemeen nut beogende projecten.

Tip
Veel projecten van non-profit instellingen zijn per definitie maatschappelijk, dus interessegebied "Maatschappij en samenleving" is in veel gevallen per definitie een relevant interessegebied.
Voorbeeld: een project van een basisschool gericht op het leren fietsen van kinderen die zelf geen fiets hebben is niet alleen een project op het gebied van "onderwijs en educatie", maar ook een maatschappelijk project.

Zorg dat je de veel gevraagde documenten compleet hebt

Ben je een rechtspersoon, bijvoorbeeld een stichting? Zorg dan dat je onderstaande stukken tot je beschikking hebt:

  • Jaarrekening(en)
  • In ieder geval de laatste actuele jaarrekening
  • Uittreksel Kamer van Koophandel
  • Statuten van de aanvragende rechtspersoon
  • Beleidsplan (wanneer je een ANBI bent, link naar beleidsplan op internet is ook goed)

Verstrekkers zullen je over het algemeen een of meerdere van bovenstaande documenten vragen mee te sturen met je aanvraag. Zorg dus dat je deze documenten compleet hebt.

Tip
​Fondswervingonline geeft je de mogelijkheid deze documenten in je (beveiligde)account op te slaan, zodat je deze altijd tot je beschikking hebt als je bezig bent met je aanvraag. Voordeel is ook dat wanneer bijvoorbeeld iemand anders binnen je organisatie de taken overneemt deze stukken beschikbaar blijven. Je kunt deze stukken uploaden via "Mijn account > Organisatie informatie"

Ga niet voor de hoofdprijs

Voor je begint met het selecteren van potentiële subsidieverstrekkers en fondsen is het goed om je te realiseren dat het verstandig is om een relatie met verstrekkers op te bouwen. Realiseer je hierbij dat de meest verstrekkers je nog niet kennen, en deze verstrekkers dus niet weten of ze je kunnen vertrouwen.
Per saldo willen verstrekkers dat een bepaald doel zal worden gerealiseerd, en verwacht men in ruil voor hun donatie bijvoorbeeld een maatschappelijk resultaat.

Met name wanneer je je richt op fondsen is het verstandig om niet direct het hoogste bedrag te vragen, of grootste en meeslepende projecten te beginnen, zeker als je hier nog geen ervaring mee hebt.
Begin met een overzichtelijk project, waarvan je zeker weet dat je het kunt realiseren in de toegezegde periode, en kom alles wat te in je aanvraag beloofd ook na. 

Zodra je ervaring hebt opgebouwd met dergelijke projecten, en fondsen ook weten dat je deze projecten met succes kunt uitvoeren, kun je denken aan grotere projectaanvragen.

Werk dus proactief aan een goede relatie met verstrekkers.

Welke subsidies en fondsen ga je selecteren

Met duizenden beschikbare subsidies en fondsen kan het, zeker als je op dit gebied niet veel ervaring hebt, op zijn zachts gezegd wat intimiderend zijn om te beginnen.

Het selecteren van subsidies en fondsen start je bij Fondswervingonline altijd via het menu Regelingen
Je komt hier via Menu > Regelingen.

In het menu Regelingen heb je links de beschikking over een aantal selectiefilters om je zoekopdracht te verfijnen.
We adviseren je in eerste instantie geen vrije zoekopdrachten te gebruiken, maar alleen van onderstaande selectiefilters gebruik te maken.

Selectiefilter "Interessegebied"
​Begin je selectie met het selecteren van filter interessegebied dat voor je project het meest van toepassing is.

  • Wanneer je een ANBI bent, en aanvragen gaat doen voor bijvoorbeeld een maatschappelijke project, selecteer je interessegebied "Maatschappij en samenleving"
  • Wanneer je een zorginstelling bent kies je interessegebied "Zorg en welzijn"
  • Wanneer je aan natuurbescherming doet kies je interessegebied "Natuur en milieu"
  • Wanneer je een cultureel project hebt kies je "Kunst, cultuur en media"
  • Wanneer je aan ontwikkelingswerk doet kies je interessegebied "Internationaal ondernemen en ontwikkelingswerk"
  • Etc.

Tip
ANBI instellingen en veel non-profit instellingen zijn per definitie maatschappelijk en op het algemeen belang gericht. 
Voor veel non-profit instellingen en projecten kan naast een specifiek interessegebied ook het interessegebied "Maatschappij en samenleving" daarom relevant zijn.

Selectiefilter "Organisatietype"
Veel fondsen verstrekken alleen aan niet commerciële instellingen, terwijl sommige overheidssubsidies juist alleen voor bedrijven toepasbaar zijn.
Selecteer daarom via het menu Regelingen bij het selectiefilter "Organisatietype" wie de aanvraag gaat indienen.
Ga je de aanvraag bijvoorbeeld indienen als stichting dan selecteer je "Organisatietype > Non-profit". 

Selectiefilter "Werkingsgebied"
Waar gaat je project plaatsvinden? 
Wanneer je als non-profit bezig bent met een ontwikkelingsproject selecteer je hier "Internationaal > Ontwikkelingslanden>", of bijvoorbeeld "Internationaal > Ontwikkelingslanden> Afrika".
Wanneer je bezig met een zorgproject in Noord-Holland selecteer je hier "Nederland > Provincie Noord-Holland".

Gebruik een beperkt aantal filters in het menu Regelingen

​De meest gemaakte fout is om té specifiek te willen zoeken.
​Omdat de meest verstrekkers vrij algemene doelomschrijvingen hebben adviseren we je om met een algemene zoekopdracht te beginnen, waarbij je alleen de selectiefilters gebruikt die we zonet besproken hebben:

  • Regelingen > Interessegebied
  • Regelingen > Organisatietype
  • Regelingen > Werkingsgebied

Eerste selectie maken met de voor jou relevante subsidies en fondsen

  • Stap 1
    Ga naar het menu "Regelingen"
  • Stap 2
    Selecteer het interessegebied dat voor je organisatie of project het meest van toepassing is
  • Stap 3
    Selecteer het organisatietype dat voor je organisatie of project het meest van toepassing is
  • Stap 4
    Selecteer het werkingsgebied dat voor je organisatie of project het meest van toepassing is
  • Stap 4
    Sla de zoekresultaten op. Dit kun je doen onderaan de pagina met zoekresultaten

Doornemen van de opgeslagen zoekresultaten

Als het goed is heb je nu een eerste selectie gemaakt met subsidies en fondsen, en heb je deze selectie opgeslagen.
Je kunt de opgeslagen zoekopdracht terugvinden via "Mijn account > Bewaarde zoekopdrachten".

We adviseren je de zoekresultaten in eerste instantie niet verder te verfijnen, omdat je hierdoor onherroepelijk interessante kansen zult laten liggen.
Bovendien is het voor jezelf en de verstrekker belangrijk dat je aanvraag aansluit bij de verstrekker.

Neem dus per regeling die is opgenomen in de (bewaarde)zoekopdracht door of deze aansluit bij je beoogde projectaanvraag.

Sluit deze aan? Sla deze dan op als favoriet.

Samenstellen van je favorietenlijst

Vanuit de opgeslagen zoekopdrachten (niet te specifiek zoeken!) kun je het beste per regeling nalopen of deze interessant en relevant is voor je project. Wanneer deze interessant is sla je de regeling op als favoriet.
Je ziet altijd precies welke regelingen zijn opgeslagen als favoriet door het favorieten icoontje (hartje).

Je bouwt dus je persoonlijke favorietenlijst op met voor jou project relevante subsidies en fondsen.

Tip
We adviseren je echt om de tijd te nemen voor het samenstellen van een persoonlijke favorietenlijst. Ja, het is veel werk om alle zoekresultaten handmatig door te nemen, maar het zal zich later uitbetalen in meer relevante en dus in potentie succesvollere subsidieaanvragen. Je kunt weliswaar veel verfijnder zoeken, maar hiermee gooi je soms het kind met het badwater weg.

Beginnen met het aanvragen van subsidies en fondsen

Is je favorietenlijst gevuld met een of meerdere relevante subsidies en fondsen? Mooi, dan kun je beginnen met het aanvragen van subsidie en fondsen.

Hierbij kun je kiezen voor twee aanvraagmogelijkheden.

Aanvraag zonder begeleiding
Wanneer je wat meer ervaring hebt met het aanvragen van subsidies en fondsen zal dit wellicht je voorkeur hebben.
Er is geen begeleiding vanuit Fondswervingonline, en je kunt zelf lekker aan de slag.
In dat geval kun je per regeling alle relevante informatie vinden voor je aanvraag.

Aanvraag met begeleiding via "Start aanvraag"
​Fondswervingonline heeft een module gebouwd die het mogelijk maakt in meer of mindere mate begeleiding te krijgen met het aanvragen van de regeling.
In dat geval klik je rechtsboven in de regeling op "Start aanvraag". Het platform zal dan, afhankelijk van de regeling, bepalen hoe je verder moet met je aanvraag.

Wanneer de aanvraag een vormvrije aanvraag is, en je zelf een aanvraag, projectplan en begroting moet maken, zal de aanvraagmodule van Fondswervingonline je in dat geval stapsgewijs helpen met het aanmaken van deze documenten. Na het aanmaken van de documenten kun je deze vervolgens downloaden en zal Fondswervingonline je aangeven hoe je deze moet versturen.

Wanneer de aanvraag bijvoorbeeld via de website van de verstrekker moet worden ingediend, of per e-mail, zal Fondswervingonline je hierop wijzen.

Beheren aangevraagde subsidies en fondsen

We adviseren je om alle aangevraagde subsidies bij te houden in "Mijn aangevraagde subsidies en fondsen".

Hierdoor heb je altijd goed zicht op de aanvragen die je hebt gedaan. Bovendien kun je alle contactmomenten en informatie die met deze aanvraag te maken heeft hier opslaan.

Mocht je zelf, zonder begeleiding, een aanvraag hebben aangemaakt dan kun je deze toevoegen via het menu: "Mijn aangevraagde subsidies en fondsen > Externe aanvraag toevoegen".