Stappenplan fondsenwerving: Stap 7, De organisatie

Nu je hier bent beland, ga je een campagneorganisatie opzetten. Hierbij gaat het om zaken als het formeren van een campagnestaf, het “gezicht” van de campagne, vrijwilligers, een transparante financiële administratie, het samenstellen van een comité van aanbeveling en het opzetten van een vriendenstichting. 

De campagnestaf

Je gaat allereerst je campagnestaf samenstellen en installeren. Die krijgt als opdracht de verdere campagne uit te werken en later uit te voeren. Als er binnen het team geen of weinig expertise is, is het verstandig om het eerst een paar cursussen en workshops te laten volgen. Die zijn er inmiddels in overvloed. Afhankelijk van de aard van je campagne kan een keuze gemaakt worden uit enkele passende onderwerpen.

Is er een instelling in je omgeving die al ervaring met fondsenwerven heeft opgedaan? Laat je team daar eens mee gaan praten. Leren van de ervaring van collega’s.

Een fondsenwervingscampagne is een project en moet ook projectmatig worden opgezet. De vraag moet nu beantwoord worden wie de leiding van het projectteam krijgt. Wordt dat de directeur of een van de bestuursleden? Dat zou veel voordelen hebben, maar het is de vraag of het haalbaar is.

Het projectleiderschap zal tijd kosten en de vraag is of die tijd er is. En het moet ook leuk gevonden worden om het te doen. Wordt iemand anders in de organisatie de projectleider, zorg dan in ieder geval wel voor een intensief contact met de directie/bestuur.

Laat de uitvoering van de fondsenwerving in handen van de campagnestaf. Voorkom dat anderen, vaak overigens met de beste bedoelingen, ongecontroleerd en ongecoördineerd, contacten gaan leggen met potentiële sponsors en donateurs. Dat maakt een erg amateuristische en daarmee onbetrouwbare indruk.

Zorg voor een duidelijke verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden en leg die schriftelijk vast.

Het “gezicht” van de campagne

De projectleider is verantwoordelijk voor de operationele activiteiten. Maar er is ook nog een ander aspect: het “gezicht” van de campagne, de man of vrouw die naar buiten toe de representant is van de campagne, de contactpersoon is voor de media en voor derden.

Dat kan natuurlijk de projectleider zijn, maar aan te raden is om de directie of een van de bestuursleden dit “gezicht” te laten zijn.

Als een directeur dat niet kan of wil, kan dat voor een potentiële donateur of sponsor betekenen dat de fondsenwerving geen prioriteit heeft en kennelijk niet zo erg belangrijk gevonden wordt.

In ieder geval moet afgeraden worden steeds een ander iemand naar buiten toe de campagne te laten representeren.

Vrijwilligers

Aan de orde in deze fase is ook de vraag of je vrijwilligers nodig hebt. Ga je voor een campagne die gebaseerd is op evenementen dan zul je waarschijnlijk niet zonder hen kunnen. Als je een loterij wilt organiseren zul je vrijwilligers nodig hebben om de loten te verkopen.

Voor een sponsoractie of een grote giftencampagne zijn zij minder noodzakelijk.

Maar de vraag is of je vrijwilligers kunt krijgen. Begin niet aan een actie waarvoor je vrijwilligers nodig hebt, als je niet van te voren zeker weet dat je er over kunt beschikken.

Daarbij nog een goede raad: maak duidelijke afspraken met de vrijwilligers. Stel zelfs enige eisen, wellicht vast te leggen in een beknopt “vrijwilligerscontract”, waarin zaken als tijdsbesteding, beschikbaarheid, kostenvergoeding, etc. geregeld zijn.

Laat duidelijk zijn dat vrijwilligheid geen vrijblijvendheid betekent. Als je vrijblijvendheid accepteert loop je grote risico’s.

Als je campagne sterk op de inzet van vrijwilligers rust, is het niet onverstandig je eens te laten informeren door de Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (NOV).

Transparante financiële administratie

Van groot belang is een transparante administratie. Die moet je in deze fase inrichten. Zorg dat je op elk moment een actueel beeld beschikbaar hebt van de inkomsten en de kosten van je campagne. Voorkom dat deze meelopen in de exploitatie van de instelling als geheel. Er moet een separate campagneadministratie zijn die transparant is voor iedereen die er naar vraagt.

Het Comité van Aanbeveling

Het installeren van een “Comité van Aanbeveling” is een onderwerp op zich. Hebt u er wat aan? Wie vraagt u ervoor? Wat mag u van de leden ver- wachten? Mag u alleen hun naam gebruiken of mag u ook nog een actieve rol aan hen vragen?
Alhoewel niet noodzakelijk voor het welslagen van een fondsenwervingscampagne, kan een Comité van Aanbeveling aan dat welslagen vaak wel een bijdrage leveren. Maar dan moet dat een goed samengesteld en goed functionerend comité zijn. Anders kan het een blok aan het been worden en meer nadeel dan voor- deel opleveren.

In grote lijnen gaat het om de volgende vier punten:

  • Waarom een Comité van Aanbeveling
  • De samenstelling van het Comité
  • Het benaderen en vragen van de kandidaten
  • Het activeren en betrokken houden van de leden van het Comité

Waarom een Comité van Aanbeveling
Een Comité van Aanbeveling richt je op om geloofwaardigheid aan en vertrouwen in uw campagne te bevorderen. Dat doen de leden van het comité door je de vrijheid te geven hun naam te gebruiken. Van de leden mag echter ook verwacht worden dat zij, gevraagd en ongevraagd, “een goed woordje” voor je doen en bereid zijn om “deuren voor je te openen”.

Tot de taken van de comitéleden hoort niet “het zelf geven”. De leden van een Comité van Aanbeveling dienen niet gekozen te worden, omdat zij kapitaalkrachtig zijn en dus een potentiële grote gever. Dat zij later een bijdrage leveren mag je hopen, maar het mag nooit de reden zijn om iemand te vragen. Zeg dat ook als je iemand benadert.

Als iemand je zegt dat “je zijn of haar naam mag gebruiken, maar verder niets van hem of haar mag verwachten”, bedank dan voor de reactie en laat het daarbij.

Samenstelling Comité van Aanbeveling
Een Comité van Aanbeveling dient vooral om je campagne geloofwaardigheid te geven bij de doelgroepen waarop de campagne zich richt. De namen op de lijst van het Comité moeten dat doen. Wees dus kieskeurig bij het selecteren van leden.

  • Zoek personen die bekendheid genieten binnen de doelgroepen van je campagne. Gaat het om een sportproject: zoek het in bekende sporters en gaat het om een kunstproject: zoek het in bekende kunstenaars, etc.
  • Als je campagne zich (voornamelijk) op het grote publiek richt, zoek dan naar personen die dat publiek kent, mensen die vaak in de publiciteit zijn, zoals artiesten, sporters maar ook politici, bestuurders, bekende wetenschappers, etc.
  • Als je een meerjarige campagne voorbereidt, zoek het dan niet in publicitaire “eendagsvliegen”.
  • Zoek je het vooral in sponsoring, denk dan in eerste instantie aan personen die in de zakenwereld bekend zijn en gewaardeerd worden.
  • Als je campagne vooral een regionaal karakter heeft, iets wat bij de meeste campagnes van lokaal wervende non-profit instellingen het geval zal zijn, zoek je kandidaten dan vooral in de regio. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat je geen landelijk bekende personen moet vragen, zeker niet als die een binding hebben met je regio.

Algemene criteria Comité van Aanbeveling
Daarnaast zijn er nog enkele algemene criteria:

  • De leden van een Comité van Aanbeveling dienen gerespecteerde personen te zijn en maatschappelijk aanzien te hebben. Hun gedrag dient onbesproken te zijn.
  • De leden van een Comité van Aanbeveling dienen vertrouwenwekkende personen te zijn. Zij moeten de gedachte oproepen: “Als die achter de actie staan, dan zal het wel goed zijn”.
  • Zorg voor een gevarieerde en heterogene samenstelling van uw Comité van Aanbeveling.
  • Realiseer je dat “bekend” nog niet altijd “bemind” betekent.
  • Zorg ervoor dat de leden van uw Comité een positief gevoel oproepen. Het moeten mensen zijn met een positief imago.
  • Zorg dat je zowel mannen als vrouwen vraagt. Maak er geen “mannenclub” van.
  • Wees niet te bescheiden en nederig. Bedenk dat het lidmaatschap van een Comité van Aanbeveling iets eervols is en voor sommigen zelfs een “statussymbool”, zeker wanneer het gaat om een Comité van een maatschappelijk zeer gewaardeerde en in aanzien staande instelling.
  • Er zijn mensen die het mooi vinden dat zij gevraagd worden, omdat het hen status verleent.
  • Als het gaat om een bestuur, bijvoorbeeld het bestuur van een Vrienden stichting, dan is het vrijwel altijd verstandig het aantal bestuursleden beperkt te houden. Dit geldt niet voor een Comité van Aanbeveling. In feite is er geen beperking aan het aantal leden. Het gaat vooral om de kwaliteit en niet om de kwantiteit.

Het benaderen en vragen van kandidaten

  • Soms is het verstandig om, wanneer je een écht vooraanstaand en aansprekend iemand weet te interesseren, met hem of haar te overleggen over het benaderen van andere leden van het Comité.
  • Voorkom de situatie dat iemand die je echt wilt hebben zich niet beschikbaar stelt, omdat hij niet in een Comité wil zitten met personen waarmee hij niet geassocieerd wil worden.
  • “Bezint eer ge begint”. Dat geldt ook voor het benaderen van kandidaten. Als je eenmaal iemand gevraagd hebt, is het erg moeilijk om daarna weer “terug te krabbelen”.
  • In het algemeen is het aan te raden om je kandidaten te vragen in een persoonlijk gesprek. Dat geeft de meeste kans op succes. Zorg wel dat je voldoende schriftelijke informatie kunt achterlaten. Dat moet in ieder geval informatie zijn over je instelling en over je fondsenwervingsactie.

Vriendenstichting

Vaak ziet men dat een instelling een ‘Vriendenclub’ heeft. Die kan zijn opgericht door de instelling zelf om er haar fondsenwerving in onder te brengen, maar ook het initiatief zijn van derden. Of een combinatie van beide. Soms wordt voor de juridische vorm van een separate stichting gekozen.

De Vriendenstichting wordt meestal gevormd door de donateurs, sponsors, vrijwilligers en andere sympathisanten van de instelling. De statutaire doelstelling is veelal het ondersteunen van de instelling. Dat gebeurt dan o.a. doordat de vriendenstichting fondsen werft. Nu moeten daarbij wel een paar opmerkingen gemaakt worden.

Vriendenstichtingen kunnen een geweldige steun zijn, maar ook een blok aan het been en een bron van conflicten. Besturen van vriendenstichtingen verlangen soms vrijheid van handelen en een zwaarwegende of zelfs beslissende stem in de besteding van de geworven gelden. Een begrijpelijke en invoelbare wens. Maar ook een gevaarlijke.

Een volledige onafhankelijkheid houdt risico’s in. Dat heeft de praktijk bewezen.

Het kan zijn dat, meestal onbewust en met de beste bedoelingen, activiteiten worden ontwikkeld die schadelijk zijn voor het imago van de instelling, die niet stroken met het beleid van de instelling of waarmee grote (financiële) risico’s worden gelopen.
Risico’s bijvoorbeeld dat een campagne “flopt” met alle gevolgen van dien, niet alleen voor de Vriendenstichting, maar ook voor de instelling. Die kan er zich dan niet van afmaken door te stellen dat zij niet verantwoordelijk is en dat het een actie van “derden” is waarvoor de instelling niet kan worden aangesproken.

De buitenwereld zal het onderscheid niet zo scherp zien en dus zal het debacle ook, en veelal voornamelijk, uitstralen op de instelling. Is het vreemd dat die zich daartegen wil wapenen en niet alleen afhankelijk wenst te zijn van goede wil en goede bedoelingen?
De ervaring heeft geleerd dat er, ondanks alle goede bedoelingen en getoonde inzet, situaties kunnen ontstaan die tot onderlinge discussies en zelfs tot openlijke conflicten leiden. Het is en blijft uiteindelijk mensenwerk.

Om haar verantwoordelijkheid te kunnen dragen, zal het bestuur van de instelling daarom de formele mogelijkheden moeten hebben om in te grijpen als naar haar oordeel de belangen van de instelling in het geding zijn.

Vaak zien we dan constructies ontstaan waarbij in het bestuur van de Vriendenstichting een of meerdere plaatsen bezet worden door vertegenwoordigers van de instelling, soms zelfs met vetorecht.

Betekent dit nu een volledige ondergeschiktheid van het bestuur van de Vriendenstichting aan het bestuur van de instelling? Geenszins. Het is zeer wel mogelijk om de Vriendenstichting een belangrijke mate van vrijheid van handelen te laten, alsmede een behoorlijke zeggenschap over doel en aard van de fondsenwerving en over de besteding van de geworven gelden. Daar zijn verschillende scenario’s voor te bedenken waarmee een goed compromis gevonden kan worden tussen de verantwoordelijkheid van het bestuur van de instelling en de gewenste en ook nuttige vrijheid van handelen van de Vriendenstichting.

Maar zo simpel is het helaas niet altijd. Soms zien we dat de Vriendenstichting vast wenst te houden aan een volledige onafhankelijkheid. Soms zijn er ook persoonlijke motieven, persoonlijke emoties en belangen of speelt prestige een rol.

Het is in de praktijk niet altijd zo eenvoudig als het misschien wel lijkt. En dan is het buigen of barsten. Dan kan het bestuur van de Vriendenstich- ting “de pijp aan Maarten geven” en verliest de instelling haar vrienden en ambassadeurs of kiest de instelling ervoor om zich openlijk van de Vrienden- stichting te distantiëren, daarmee van haar vrienden haar vijanden makend. Geen van beide een aanlokkelijke optie.

Om die confrontatie te vermijden wordt het dan kiezen. Het gaat er dan om of de instelling bereid is om enig risico te lopen “dat er wel eens iets fout kan gaan” en of de Vriendenstichting bereid is om niet al te zeer vast te houden aan volledige onafhankelijkheid en vrijheid van handelen? Het is een keuze die alleen “partijen” kunnen maken.

Bovenstaande informatie komt uit het Handboek Fondsenwerving. Wanneer je effectief aan de slag wilt met fondsenwerving kan het interessant zijn het Handboek Fondsenwerving te bestellen.

Info en bestellen Handboek Fondsenwerving

Verder lezen?

Direct aan de slag met het vinden en aanvragen van financiële middelen voor je organisatie of project

Word ook lid

  • Actuele informatie over bijna 2000 subsidies, fondsen, fiscale regelingen en kredieten
  • Per regeling alle relevante informatie die je nodig hebt, incl. aanvraagformulieren
  • Toegang tot regelingen die je nergens anders kunt vinden
  • Handige dossiers helpen je op weg
  • Dagelijks uitgebreid en bijgewerkt
  • We bestaan inmiddels 15 jaar, en zijn hiermee een van de meest ervaren partijen
  • Je bent al lid voor slechts € 30,- per maand