• Basisregels
• Volledige aanvraag per post of per mail
• Aanvraagformulier van verstrekker
• De vooraanvraag / Letter of interest genoemd (LOI)
• De aanvraag van maximaal 2 A4 (beknopte aanvraag)

Basisregels

• Stuur altijd de gevraagde bijlagen mee
• Volg altijd de voorwaarden van de subsidieverstrekker op
• Stuur bijlagen per mail altijd in een bestandsformaat dat iedereen kan openen, bijvoorbeeld PDF.
• Controleer of er een aanvraagperiode is waarbinnen je de aanvraag moet indienen

Volledige aanvraag per post of per e-mail

Wanneer een aanvrager geen eigen (online) aanvraagformulier heeft kun je het beste een volledige aanvraag maken.
Tegenwoordig stellen de meeste verstrekkers het op op prijs als de aanvraag per e-mail wordt verzonden.

• Inhoud volledige aanvraag per e-mail
• Inhoud volledige aanvraag per post

Inhoud volledige aanvraag per e-mail

• De mail zelf (begeleidende brief kan als mail dienen)
• Voorstel / Projectplan
• Begroting
• Andere bijlagen in de volgorde zoals gevraagd in de richtlijnen

Inhoud volledige aanvraag per post

• Begeleidende brief
• Voorstel / Projectplan
• Begroting
• Andere bijlagen in de volgorde zoals gevraagd in de richtlijnen
• Bij aanvragen per post verder letten op onderstaande punten:
  • Sommige subsidieverstrekker (bijvoorbeeld in de wetenschappelijke hoek) hanteren specifieke voorwaarden voor wat betreft de opmaak van de subsidieaanvraag, bijvoorbeeld lettertype, lettergrootte, etc
  • Geen nietjes, alleen paperclips (i.v.m. kopiëren)
  • Eenvoudige verpakking, geen mappen
  • Standaard post, laat zien dat je je geld (hun geld) niet verspilt
  • Handtekeningen verplichten voor ontvangst leidt alleen maar tot irritatie

Aanvraagformulier van verstrekker

In steeds meer gevallen heeft de subsidieverstrekker een eigen aanvraagformulier. Soms is dat een aanvraagformulier dat je via de website van de verstrekker moet downloaden, invullen en doormailen en soms is het een aanvraagformulier dat je online via de website van de verstrekker moet invullen.

Hoe beantwoord je de vragen
Elke subsidieverstrekker heeft weer andere vragen maar in veel gevallen kun je de vragen op het aanvraagformulier afstemmen op de basisonderdelen die je al hebt aangemaakt (je missie, zachte activa, projectplan, etc.)

Probeer via een aanvraagformulier in ieder geval “het verhaal” van je project te vertellen.

Tip 
Kijk eerst naar de aanvraag als geheel (je verhaal en het project) en niet gelijk naar de individuele vragen. Probeer vervolgens vanuit dit verhaal en je project de vragen te beantwoorden.

Aanvraagformulier downloaden en doormailen of opsturen naar de verstrekker

• Je kunt via de website van de verstrekker, of via bijlagen bij de regeling op Fondswervingonline, een aanvraagformulier downloaden wanneer de subsidieverstrekker met een aanvraagformulier werkt
• Het aanvraagformulier moet je vervolgens invullen en samen met de gevraagde bijlagen naar het fonds doormailen of opsturen
• Per verstrekker verschillen de vragen op het aanvraagformulier. Wel kun je vaak bepaalde onderdelen van je projectplan, missie e.d. hergebruiken
• Stuur documenten in de gangbare bestandsformaten door, zoals PDF. Niet in Word of of erger: obscure bestandsextensies die alleen jouw programma kan lezen
• Wanneer je het aanvraagformulier per post moet versturen maak je een kopie van alle documenten en bewaar deze in de cloud, zodat deze ook beschikbaar zijn voor je teamleden

Aanvraagformulier online invullen op de website van de verstrekker

• Niet alle verstrekker geven de mogelijkheid om aanvraagformulieren tussentijds op te slaan:
  • Maak eerst een eigen document met alle vragen uit het aanvraagformulier
  • Ga eerst dit document helemaal uitwerken en de gevraagde bijlagen bij elkaar zoeken
  • Pas als je klaar bent met het uitwerken van de hele aanvraag ga je die via het online aanvraagformulier van de verstrekker invullen (kopiëren uit je eigen document) en versturen
• In sommige gevallen moet je bepaalde documenten uploaden. Upload documenten in de gangbare bestandsformaten door, zoals PDF.
• Let op de tekstlimieten (spaties en tekens tellen ook!)
• Probeer speciale tekens en speciale opmaak te voorkomen (alinea-indices, cursief, opsommingstekens)
• Bewaar een map op je computer met alle standaardbijlagen als PDF's
• Zet de bestanden ook in de cloud (OneDrive, Dropbox, etc.) , zodat deze ook beschikbaar zijn voor andere teamleden en voor jouw opvolgers
• Je e-mail kan dienen als begeleidende brief
• Bewaar print-out van een bevestigingsscherm
• Dien vroeg in!

Tip 
Bij online aanvraagformulieren eerst de aanvraag rusting offline op je eigen computer uitwerken, als was het maar omdat miet altijd het aanvraagformulier tussentijds kan worden opgeslagen.

De vooraanvraag / Letter of interest genoemd (LOI)

De meeste subsidieverstrekkers en fondsen ontvangen ontzettend veel aanvragen. Het is voor de verstrekker dan ook arbeidsintensief, en in sommige gevallen onmogelijk, om alle uitgebreide aanvragen volledig door te nemen.

Niet gek dus dat subsidieverstrekkers eerst een soort voorselectie willen maken, voordat ze uitgebreide subsidieaanvragen gaan doornemen.

Kenmerken van de vooraanvraag

• Tegenwoordig veelal in de vorm van een online formulier dat je op de website van de subsidieverstrekker moet invullen
• De vooraanvraag bestaat meestal uit een korte samenvatting van je volledige aanvraag, niet zelden in de vorm van een template met vaste formuliervelden
• Ook bij een vooraanvraag kun je proberen “het verhaal” van je project te vertellen, zij het in heel beknopte vorm. Soms kun je hierbij onderdelen die je al hebt (missie, zachte activa, onderdelen van je projectplan of begroting) hergebruiken
• Op basis van de vooraanvraag geeft de verstrekker aan welke vooraanvragers een volledige aanvraag mogen indienen

De aanvraag van maximaal 2 A4 (beknopte aanvraag)

Een aanvraagvorm die steeds vaker voorkomt. Subsidieverstrekkers en fondsen vragen dan “een beknopte aanvraag van maximaal 2 A4”.

De beknopte aanvraag kun je vaak online of er e-mail indienen.

Kenmerken van de aanvraag van maximaal 2 A4

• Een beknopte aanvraag, veelal max. 2 A4
• Je kunt deze aanvraag het beste personaliseren met de contactpersoon van de verstrekker:
  • Namens organisatie X vragen we € 50.000 voor programma Y
  • Leg in de eerste alinea een match tussen de missie van de verstrekker en jouw missie
  • Hierna een samenvatting van het project zoals je dat ook bij een volledige aanvraag doet

Tip bij alle vragen
Proeflees je aanvraag meerdere keren door en laat ook anderen je aanvraag doorlezen. Snapt iedereen je aanvraag en is het gelukt om het verhaal van je project te vertellen?