Administratief beheer

Informatie over het voeren van een administratie, de bevoegdheden van iedere medewerker en maatregelen om fraude te voorkomen, zoals kasregels.

Wettelijk gezien is een bestuur verplicht een administratie te voeren met betrekking tot ‘de vermogenstoestand en de werkzaamheden van de rechtspersoon’. We hebben het dan over de boekhouding, maar ook over adequaat gegevensbeheer van leden, sponsors, subsidies, personeel.

In de praktijk zullen vooral de secretaris en de penningmeester met deze zaken van doen hebben. Zij kunnen de uitvoering ook door anderen laten doen, al dan niet tegen betaling.

Zoals eerder aangegeven is er tegenwoordig uiteenlopende (en online) software beschikbaar voor verenigingen. Als de administraties niet erg omvangrijk en complex zijn, is het aanschaffen van een geavanceerd systeem niet nodig. Een systeem kan er prachtig uitzien en veel mogelijkheden hebben, maar het is de vraag of het in uw geval daadwerkelijk iets toevoegt.

Leg regels, afspraken en belangrijke gegevens over het administratieve beheer of het beheer van het online-systeem van de vereniging vast. Zeker als slechts enkelen de dagelijkse uitvoering in handen hebben, moet inzichtelijk zijn hoe de administraties zijn ingericht en hoe zij zonder al te veel moeite zijn over te nemen door anderen.

Leg verder ook de bevoegdheden van iedere medewerker vast: waar mag iemand voor tekenen en bij welke gegevens kan hij/zij komen? Een vereniging met personeel zal bijvoorbeeld moeten zorgen voor afgesloten kasten, om zo de personeelsdossiers niet toegankelijk te maken voor iedereen.

En om fraude te komen, zullen minimaal twee personen toegang moeten krijgen tot de financiële gegevens en bankzaken. Zorg dat er regelmatig controle is op het betalingsverkeer, ook al vertrouwt u degene met de bankpassen nog zo goed. Stel verder kasregels op, wanneer de vereniging werkt met contant geld (b.v. geen geld uit de kas zonder bon of kwitantie, maximum bedrag in kas, hoe vaak natellen, wie is verantwoordelijk).

Praktijkvoorbeeld
Een lokale afdeling van een landelijke politieke partij ontdekte dat er een tekort van duizenden euro’s was in de boekhouding van een beheersstichting, waarin onder meer de verkiezingskas was ondergebracht. Tot op dat moment was de bankrekening jaren in beheer bij een gerespecteerd raadslid. Niemand zou bij hem denken aan fraude of malversaties. En niemand had dus ooit reden gezien om zijn boekhoudkundige werk grondig te controleren. Uiteindelijk verdween er meer dan een halve ton in de zakken van het raadslid, die grote persoonlijke problemen bleek te hebben. Na de ontdekking van de fraude verdween hij naar het buitenland, waar hij zich enige tijd later van het leven beroofde.
De medebestuurders van de stichting, eveneens prominenten in de lokale afdeling van de partij, legden later op aandringen van het landelijke bestuur hun functie neer.

Deze informatie bekijken?

Begin direct met het realiseren van jouw ambities. We helpen je met het vinden en aanvragen van financiële middelen voor je organisatie of project!

Meer dan 4800 subsidies, fondsen, fiscale regelingen en kredieten

Jouw eigen persoonlijke dashboard

Alle actuele en relevante informatie onder één dak

Word nu lid

Je bent al lid voor slecht €33,- per maand.
Ja, ik wil nu direct lid worden