Waarom een vereniging?

De vereniging is een rechtsvorm, zoals ook een stichting of coöperatie dat is. In het Burgerlijk Wetboek (Boek 2) staan alle wettelijke bepalingen die voor een vereniging gelden. Er zijn minstens twee personen nodig om een vereniging te kunnen oprichten, terwijl een stichting al door één persoon kan worden opgericht. Het bestuur moet in elk geval een voorzitter, een secretaris en een penningmeester hebben.

Verenigingen en stichtingen hebben altijd een ‘immaterieel’ doel: het gaat niet om geld of andere materiële voordelen, maar om een bepaalde maatschappelijke waarde of algemeen nut.

Wie de afweging moet maken tussen de oprichting van een vereniging of stichting, zal vooral naar de doelstellingen van de organisatie kijken. Als die bijvoorbeeld te maken hebben met belangenbehartiging, ontspannende activiteiten of kennisuitwisseling en netwerken, dan ligt het voor de hand om een vereniging op te richten. In een vereniging is samenwerking van leden en hun persoonlijke betrokkenheid bij de organisatie en haar doelstellingen namelijk erg belangrijk. Het is moeilijk voor te stellen dat een sportclub, drumband, vakbond of politieke partij geen vereniging zou zijn.

De structuur van een vereniging is dus duidelijk anders dan die van een stichting: de ledenvergadering is het hoogste orgaan en niet het bestuur. Het bestuur van een vereniging heeft te maken met een democratisch systeem en werkt ten dienste van de leden. De verenigingsdemocratie kan overigens zowel de kracht als de zwakte van de organisatie zijn: de invloed van leden neemt soms wel eens vormen aan die de ontwikkeling van de organisatie kunnen belemmeren. Dat maakt het zo belangrijk dat er altijd een goede vertrouwensband is tussen leden en bestuur.

Bij een stichting is de verhouding tussen bestuur en donateurs of begunstigers anders, al zijn er wel mogelijkheden om invloed ‘van onderaf’ mogelijk te maken.

Statuten

In de wet staat dat een vereniging statuten moet hebben, waarin het doel van de organisatie helder omschreven staat. Hoe beter de oprichters vooraf nadenken over missie, doelen en inrichting van de vereniging, hoe minder problemen dat in latere fasen van de organisatie geeft. In tijden dat het moeilijker gaat worden statuten namelijk weer belangrijk: terug naar het hoe en waarom van de vereniging. Het is dus ook goed om regelmatig die statuten te evalueren en aan te passen.

Uit kostenoverwegingen zien besturen hier vaak vanaf, waardoor zij het verschil tussen de papieren werkelijkheid en de feitelijke praktijk laten toenemen. Dat kan op den duur tot praktische en organisatorische problemen leiden.

Informele vereniging

Een vereniging kan bestaan zonder tussenkomst van een notaris en Kamer van Koophandel. Zo’n ‘informele vereniging’ heeft geen rechtsbevoegdheid, wat beperkingen oplevert. Bijvoorbeeld kan de vereniging dan geen erfgenaam worden, (meestal) geen subsidies ontvangen en geen onroerend goed aankopen. Maar belangrijker is het persoonlijke aansprakelijkheidsrisico voor bestuursleden. Eigenlijk is het dus verstandiger om een vereniging een formele status te geven. Wat in elk geval in de statuten van een formele vereniging moet staan:

• Naam van de vereniging
• De gemeente waar de vereniging gevestigd is
• Doel van de vereniging
• Verplichtingen van de leden (en hoe die kunnen worden opgelegd)
• Wijze van bijeenroeping van de algemene vergadering
• Wijze van benoeming en ontslag bestuurders
• Bestemming van het batig saldo bij ontbinding van de vereniging

Elke notaris of juridisch geschoolde verenigingsadviseur kan hierover informatie en adviezen geven. Neem daar de tijd voor, omdat elke statutenwijziging geld kost. Om die reden kan het handig zijn alleen het absoluut noodzakelijke statutair te regelen en het overige vast te leggen in reglementen, waarover de Algemene Vergadering besluit.

Welke naam?

Kies bij de oprichting van de vereniging voor een duidelijke, passende naam. Die moet er zijn voor de oprichters (minimaal twee personen) naar de notaris en vervolgens naar de Kamer van Koophandel gaan. De naamkeuze is in principe vrij, maar het is wel belangrijk dat de verenigingsnaam:

• Niet teveel lijkt op die van een bestaande organisatie
• Niet tot verwarring kan leiden
• Niet strijdig is met de feitelijke opzet van de vereniging

Het woord ‘vereniging’ hoeft overigens niet in de naam voor te komen.

Bij het vinden van een goede naam kan het helpen om met een klein groepje te brainstormen. Schrijf zoveel mogelijk namen op en associeer samen verder. Maak vooraf een lijst van criteria waaraan de naam moet voldoen, dat filtert de verzamelde ideeën gemakkelijker. Bedenk dat het werken met afkortingen in de praktijk zal vragen om uitleg. Korte, goed uit te spreken namen, die ook het doel van de vereniging goed weergeven, zijn vaak het beste.

Zoek daarnaast in het handelsregister van de Kamer van Koophandel en op internet of de bedachte naam al niet bestaat. Bij het bepalen van de verenigings- naam kan de domeinnaam ook meteen worden vastgelegd bij een interne host. Dat kan al ruim voordat er een website wordt gelanceerd, zodat de naam in elk geval veilig is gesteld. De kosten voor zo’n reservering zijn niet hoog.

Wil de vereniging haar naam wijzigen, dan beslissen de leden daarover en vervolgens moet de nieuwe naam ook officieel aangepast worden in bijvoorbeeld de statuten en het handelsregister. Omdat dit een behoorlijk tijdrovende en kostbare aangelegenheid kan zijn (denk bijvoorbeeld ook aan verandering van logo en communicatiemiddelen), is een naamsverandering eigenlijk alleen verstandig als daar goede redenen voor zijn en de leden ermee instemmen.