Bestuurskwaliteiten

Informatie over benoeming van bestuurders, wat een goede bestuurder moet kunnen en hoe je de functies binnen een verenigingsbestuur kunt verdelen.

Het bestuur van een vereniging bestaat meestal uit minimaal een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De benoemingswijze hangt af van wat in de statuten is geregeld. Soms benoemt de Algemene Vergadering alleen de voorzitter en verdeelt de rest van het bestuur de taken onderling. Voor plaatsvervangers geldt hetzelfde. Maar het mag ook anders.

Hoofdzaak is dat eenmaal benoemde bestuurders wettelijk verplicht zijn om hun taak naar behoren te vervullen. Het bepalen van het algemene beleid, zoals de financiën, is een verantwoordelijkheid van het gehele bestuur. Gebeurt dit niet naar behoren, dan zijn alle bestuurders persoonlijk aansprakelijk te stellen. Als het aansprakelijkheidsrisico relatief groot is, is het afsluiten van een verzekering te overwegen.

Wat een goed bestuurder tegenwoordig zonder meer moet kunnen:

  • Uitdragen waar de vereniging voor staat (visie)
  • Samenwerking en goede relaties bevorderen
  • Meebewegen met veranderingen in de omgeving
  • Kritisch kijken naar het eigen functioneren
  • Open staan voor kritiek van anderen en goed kunnen luisteren
  • Uitvoering overlaten aan anderen en begeleiden waar nodig
  • Transparant en duidelijk zijn in besluitvorming
  • Goed financieel en inhoudelijk beheer voeren

Bestuurders moeten initiatief durven nemen en flexibel inspelen op nieuwe ontwikkelingen, zonder de verbinding met de leden uit het oog te verliezen. In deze tijd is ‘ondernemerschap’ ook voor verenigingen van groot belang, evenals goede samenwerking met anderen. Een in zichzelf gekeerde vereniging zal op termijn geen toekomst hebben.

Functieverdeling

De taakverdeling binnen besturen lijkt doorgaans nogal vastomlijnd, met een voorzitter, secretaris, penningmeester en wellicht functies voor bijvoorbeeld communicatie & PR en ledenwerving. Maar het kan ook best anders.

Leg in elk geval de pure bestuurstaken goed vast en bepaal vervolgens wie er verantwoordelijk voor zijn en wie ze gaan uitvoeren. Een secretaris hoeft niet te notuleren, dat kan ook iemand van buiten het bestuur doen. Ook het technisch voorzitterschap kan aan iemand anders worden overgelaten. En de penningmeester hoeft niet zelf een subsidie aan te vragen, als daarvoor betere krachten beschikbaar zijn.

Bij de samenstelling van het bestuur is het verder goed om balans na te streven in het aantal denkers en doeners. Doeners zijn de mensen die van aanpakken houden en daardoor wat zichtbaarder zullen zijn in de vereniging. Maar denkers zijn beslist ook nodig, omdat zij geschikt zijn voor beleidsontwikkeling en het bewaken van de processen. Zij geven richting en de doeners geven er handen en voeten aan. Goed om rekening mee te houden bij het werven van nieuwkomers.

De mate waarin bestuursleden daadwerkelijk zelf actief zullen zijn in de uitvoering van het beleid, hangt verder af van de ontwikkelingsfase van de vereniging. Hoe ‘professioneler’ de organisatie is, hoe groter de afstand tussen de niveaus van strategiebepaling en daadwerkelijke uitvoering. In de praktijk zijn de volgende modellen gangbaar:

  • Executief dagelijks bestuur: veel uitvoering zelf doen of in handen van vrijwilligers; weinig strategisch beleid.
  • Directief dagelijks bestuur: nog wel veel zaken zelf doen, maar meer uitbesteding van secretarieel/administratief werk en adhoc inhuren van specialisten. Ontwikkeling van beleidskaders.
  • Beleidsvoerend dagelijks bestuur: professionele bestuursondersteuning (bureau/directie), bestuur is beleidsbepalend en toetsend.
  • Voorwaarden scheppend dagelijks bestuur: de rol van het professioneel verenigingsbureau is uitgebreider, het bestuur bemoeit zich minder met de de-tails/dossiers en legt het accent op strategisch beleid.
  • Toezichthoudend bestuur: beleidsvoering volledig in handen bureau, het bestuur bepaalt strategie en houdt toezicht. Invloed/inzicht leden is zeer be- perkt, doorgaans verloopt inspraak via een ledenraad.

Als het bestuur bestaat uit een Algemeen Bestuur en een Dagelijks Bestuur, hebben die binnen dit model ook verschillende posities en rollen. Elke verande-ring of ontwikkeling hierin kan leiden tot fricties, dus een goede begeleiding en formalisering van dit soort processen is van groot belang. Niets vervelender dan bestuursleden die ‘executief’ blijven optreden waar dat niet meer zou moeten, zoals bijvoorbeeld:

  • Bemoeien met details (“Zeg, wat voor broodjes heb je voor het congres besteld?”)
  • Medewerkers opdrachten geven buiten de manager om (“Dit heeft prioriteit!”)
  • Beleidsvoering overdoen (“Wat een slecht stuk, ik werk zelf een voorstel uit.”)
  • Of uitvoeringszaken vastleggen in beleidsbesluiten.

Is er een ondersteunend verenigingsbureau met professionele krachten, dan komt het nog meer aan op duidelijke functie- en taakverdeling. Het bestuur komt dan op grotere afstand te staan tot de uitvoering, zeker na aanstelling van een directeur of verenigingsmanager, die werkt op basis van een afzonderlijk directiestatuut. Vooral de samenwerking tussen voorzitter en directeur/manager moet optimaal verlopen, evenals de samenwerking tussen bestuur en bureau als geheel. Een goede voorzitter heeft daar oog voor en treedt op als verbindende en leidende factor.

Soms raakt een vereniging in bestuurlijke of financiële problemen verzeild, die dwingen tot aanpassing van de organisatiestructuur. Als er op dat moment bijvoorbeeld een bestuur is dat vooral voorwaardenscheppend functioneert, ondersteund door professionals voor het dagelijkse werk, dan kan de vereniging na de crisissituatie teruggeworpen worden op een fase met een executief bestuur. Zo’n organisatorische terugval kan ingrijpende gevolgen hebben voor de effectiviteit en slagkracht van de vereniging, met name omdat meestal de professionele ondersteuning wegvalt en veel leden opzeggen door gebrek aan vertrouwen.

Deze informatie bekijken?

Begin direct met het realiseren van jouw ambities. We helpen je met het vinden en aanvragen van financiële middelen voor je organisatie of project!

Meer dan 4800 subsidies, fondsen, fiscale regelingen en kredieten

Jouw eigen persoonlijke dashboard

Alle actuele en relevante informatie onder één dak

Word nu lid

Je bent al lid voor slecht €33,- per maand.
Ja, ik wil nu direct lid worden