Begroten en verantwoorden

De inkomsten van een vereniging bieden de materiële basis voor het realiseren van de doelstellingen. Zonder middelen is het vrijwel onmogelijk om een vereniging in stand te houden. In de startfase komt het vaak nog aan op de financiële kracht van de oprichters, maar daaraan zijn grenzen en het maakt de organisatie kwetsbaar.

Vervolgens moet men oppassen dat de contributie niet te laag is, omdat dit in een latere fase lastig te verhogen is en zeker niet met grote stappen. Het kan het lidmaatschap aantrekkelijker maken (‘Hier betaal je de helft minder dan bij die andere club’), maar op langere termijn is zoiets meestal niet vol te houden wil de vereniging nog enige slagkracht krijgen.

Begroting en jaarrekening

Het bestuur heeft de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de financiële cyclus van begroten, boekhouden, verslagleggen en verantwoorden.
In de begroting staan de verwachte inkomsten en uitgaven naast elkaar. De meest voorkomende begrotingsvormen zijn de jaarbegroting, de activiteitenbegroting en de investeringsbegroting. Het gaat om niet meer dan een schatting, gemaakt op basis van gegevens uit voorgaande jaren of informatie over prijzen en tarieven.

Vervolgens wordt per kwartaal getoetst of de uitgaven overeenkomen met de geschatte kosten. Als dat niet zo is, bepaalt het bestuur wat er moet gebeuren. Soms kan het heel verantwoord zijn om kostenoverschrijdingen te accepteren, bijvoorbeeld omdat vooraf niet goed ingeschat kon worden hoe de kosten zouden uitvallen of omdat de uitgaven nu eenmaal noodzakelijk zijn. Zolang het goed is te onderbouwen, zullen leden daar genoegen mee nemen. Een begroting is niet in beton gegoten.

De penningmeester zorgt vervolgens voor de jaarrekening (al of niet door hem/ haar zelf opgesteld) om het jaar af te sluiten, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar. In dit document staan alle kosten en opbrengsten over het afgelopen jaar of tenminste:

• Beginbalans en eindbalans
• Staat van baten en lasten
• Toelichting

Om te kunnen vergelijken en ontwikkelingen zichtbaar te maken, zet men vaak ook de situatie van het jaar daarvoor in het overzicht. Alle leden krijgen het financieel jaarverslag toegestuurd en kunnen er vragen over stellen tijdens de Algemene Vergadering.

Voorafgaand daaraan heeft doorgaans een kascommissie, die meestal tijdens de vorige ledenvergadering is benoemd, de boekhouding en jaarcijfers kunnen controleren. De kascommissie mag ook een oordeel uitspreken over het gevoerde financiële beleid. De commissie adviseert de Algemene Vergadering wel of niet decharge te verlenen aan het bestuur en dat moet tijdens de vergadering ook daadwerkelijk worden uitgesproken. Een kascommissie is overigens niet verplicht als de vereniging jaarlijks een accountantsverklaring laat opstellen, bijvoorbeeld vanwege verantwoording aan subsidieverstrekkers. Ook in het geval de vereniging beschikt over een Raad van Toezicht, is de kascommissie niet nodig.

Tip
Benoem een aftredende penningmeester niet direct in de eerstvolgende kascommissie, want dan zou hij/zij zijn eigen boekhouding moeten controleren en beoordelen. Een commissie bestaat meestal uit twee personen, maar meer kan ook.

Kengetallen

Om grip op de financiën te houden, kan de penningmeester zijn/haar medebestuursleden regelmatig voorzien van zogenaamde verhoudingsgetallen of kengetallen.

Te denken valt aan:

• Eigen vermogen (voldoende voor de komende vier maanden?)
• Liquiditeit (hoeveel geld staat er op de bank en is opneembaar?)
• Solvabiliteit (hoeveel eigen vermogen en hoeveel vreemd/geleend vermogen?) • balanstotaal (wat is het totaal van de activa of de passiva?)
• Fte’s (hoeveel mensen in dienst, berekend naar een fulltime dienstverband?)

Dit soort informatie is ook voor andere instanties waardevol, zoals de bank, een subsidieverstrekker, de belastingdienst of een accountant.