Beleid en verantwoordelijkheid

Een bestuursteam is verantwoordelijk voor het gehele reilen en zeilen van de vereniging, men geeft gezamenlijk leiding aan de organisatie, ieder vanuit een eigen functie en verantwoordelijkheid. De functie van penningmeesterschap lijkt vaak het minst interessant door de cijfermatigheid van het werk. Maar het succes van de vereniging staat of valt met gedegen financieel beleid en een inzichtelijke administratie.

Om hieraan vorm te kunnen geven, moeten missie en doel van de vereniging duidelijk zijn. Op basis daarvan ontwikkelt het bestuur een beleid en strategie, op basis waarvan een financieel plan ontstaat. De beleidsinhoudelijke keuzes van het bestuur vertaald in geld.

Het is de taak van de penningmeester om hieraan met een zekere mate van creativiteit invulling te geven, maar omdat het hele bestuur verantwoordelijk blijft, zal de financiële situatie regelmatig (zeker elk kwartaal) op de agenda moeten staan. Dat hoeft niet te gaan om een gedetailleerd overzicht, maar wel moet duidelijk zijn hoe eenmaal uitgestippeld beleid in de praktijk uitwerkt. Zijn er overschrijdingen? Dan kijkt het bestuur naar mogelijke maatregelen. Is er nog ruimte? Dan is er misschien een mogelijkheid voor een extra uitgave. Een tussentijds overzicht voorkomt verrassingen.

Laat een penningmeester nooit de enige zijn die zich met het geld van de vereniging bemoeit. Hoe klein de club ook is en hoeveel vertrouwen er onderling ook kan zijn, zorg voor functiescheiding bij financieel beheer. Degene die betalingen doet is niet dezelfde als degene die de administratie bijhoudt. De inkoper is iemand anders dan de verkoper. Zij hebben zicht op elkaars doen en laten. Daarnaast kan de penningmeester dus door middel van de kwartaaloverzichten ook de andere bestuursleden inzicht blijven geven in de gang van zaken.

Het feit dat de meeste bestuursleden elkaar niet dagelijks zullen zien en dus ook niet altijd zicht hebben op elkaars doen en laten, is te ondervangen door de aanschaf van integrale verenigingspakketten, die online (dus via internet) toegankelijk zijn. Het beste zijn de systemen die alle instrumenten bevatten die voor een bestuur van belang zijn: ledenadministratie, relatie-gegevens, contributieberekening, boekhouding, facturering, mailing, nieuwsbrieven en zelfs naar eigen smaak in te richten websitehosting. Dit kan voor een vereniging van enkele tientallen leden al heel aantrekkelijk zijn en veel tijd besparen. 

Verschillende betrokkenen zijn dan in de praktijk verantwoordelijk voor het bijhouden van een onderdeel van het systeem, maar gezamenlijk hebben zij zicht op het totaal, op momenten die zij zelf bepalen.

Om een goede keuze te maken voor een bij de vereniging passend systeem zou niet alleen de prijs bepalend moeten zijn, maar bijvoorbeeld ook de bruikbaarheid (voor specifieke doeleinden en doelgroepen), veiligheidsgaranties en continuïteits- waarborgen (gaat het beeld niet op zwart bij faillissement van de systeemeigenaar). Vraag demo’s aan om systemen goed te kunnen vergelijken.

Praktijkvoorbeeld
Een lid van de Tweede Kamer legde zijn penningmeesterschap van het fractiebestuur van zijn partij neer, nadat hij constateerde dat er teveel onduidelijkheden waren over de financiële uitgaven van een ondersteuningsstichting van die partij (geen vereniging overigens), waarvan hij eveneens penningmeester was. Van samenwerking en afstemming tussen de vier bestuurders was volgens hem nauwelijks sprake. Volgens de penningmeester vielen bepaalde uitgaven van de stichting niet onder de doelstellingen, maar hij kreeg daar geen grip op. De accountant had de stichting al eens op de vingers getikt. “Ik kan en wil geen verantwoordelijkheid nemen voor zaken waar ik niet vanaf weet, met beslissingen waar ik niet bij betrokken was,” aldus het Kamerlid in een interview. Een week later werd hij uit de partij gezet en moest hij verder als eenmansfractie.
Met het oog op het risico van bestuursaansprakelijkheid heeft deze penningmeester een verstandig besluit genomen: als iemand in zo’n functie onvoldoende zicht heeft op de in- en uitgaven en medebestuurders zien daar geen probleem in, dan is op- stappen het beste.