Vrijwilligersmanagement

Informatie over vrijwilligersmanagement, het werven van vrijwilligers, het belang van een goede mix van verschillende type vrijwilligers en het werken met functieprofielen. Verder aandacht voor de begeleiding van vrijwilligers en diverse regelingen die er voor vrijwilligers zijn.

Eigenlijk kan geen enkele vereniging functioneren zonder leden die af en toe de handen uit de mouwen steken. Nederland telt bijna 5,5 miljoen vrijwilligers. Volgens berekeningen van De Nederlandsche Bank (2010) heeft het werk dat deze mensen doen een economische waarde tussen de vijf tot twintig miljard euro (560.000 fte).

Zodra het vrijwilligerswerk serieuze vormen aanneemt, zal het bestuur hierop passend beleid moeten ontwikkelen. Voor een groep van tien vrijwilligers is dat uiteraard minder moeilijk te organiseren dan voor tientallen of honderden.

Over vrijwilligersmanagement is veel literatuur beschikbaar en er zijn verschillende organisaties in ons land die zich ermee bezighouden, zoals bijvoorbeeld Movisie. Uit onderzoek aan de Universiteit van Rotterdam (Van der Schueren/2013) blijkt dat de manier waarop organisaties omgaan met functiebeschrijvingen, beloningen, autonomie of risicomanagement bepalend is voor de bereidheid van vrijwilligers om zich in te (blijven) zetten en de kwaliteit daarvan.

Functiebeschrijvingen voor onbetaald werk zijn voor de organisatie van belang, maar kunnen ook de neiging tot meedenken onderdrukken, volgens dit onderzoek. Verder geldt dat vrijwilligers vooral symbolische beloningen waarderen en eigenlijk geen geld willen. Ook autonomie is een groot goed.

Om vrijwilligers te vinden voor uw verenigingswerk, is het goed om te weten waarom zij zich tot uw vereniging aangetrokken (zouden kunnen) voelen en welke motivatie zij hebben om actief mee te willen werken. Vrijwilligerswerk gaat eigenlijk om een ruilrelatie: de vereniging heeft wat te bieden en de vrijwilliger ook.

Voor sommigen is het werken naar een bepaald doel belangrijk, voor anderen is het samenwerken met mensen juist leuk, en weer anderen willen vooral iets te doen hebben of zichzelf kunnen ontplooien.

Het is van belang een goede mix van typen vrijwilligers in huis te hebben:

  • Ondernemers
    Zijn actief en zoeken uitdaging, doen het werk voor zichzelf
  • Stimulatoren
    Zijn samenwerkingsgericht, zoeken erkenning en willen resultaat zien
  • Dienstverleners
    Zijn sociaal ingesteld, willen rust en zekerheid, hebben taakafbakening nodig
  • Regelaars
    Zijn meer op zichzelf gericht, willen meer controle en invloed, houden van rust en zekerheid.

Ondernemende types moeten uitdagende functies krijgen, met doorgroeimogelijkheden, terwijl de regelaars vooral gebaat zijn bij organisatorisch werk. Dienstverleners zijn geschikt voor de niet al te zware taken, waarin zij veel mensen treffen. En stimulatoren krijgen een plek waar zij kunnen groeien en ondersteunen, in een sociale context.

Elk type vraagt om andere aansturing: aan ondernemers kun je veel overlaten, maar dienstverleners vragen meer toezicht.

Het is dus belangrijk bij de werving te kijken naar wat vrijwilligers te bieden hebben en waaraan zij zelf behoefte hebben. Sommige mensen zijn op zichzelf ge-richt, anderen doen het werk juist graag voor en met anderen. Dat maakt dat niet iedereen voor alle soorten taken geschikt is. Ieder moet actief moeten kunnen zijn op zijn of haar eigen niveau. Bovendien zullen sommigen constant beschikbaar zijn, maar anderen slechts af en toe. Een flexibele opstelling bij het verdelen van functies of taken werkt tegenwoordig het beste.

Door te werken met functieprofielen kan het gemakkelijker zijn om de juiste vrijwilligers te werven en selecteren, omdat daarin duidelijk staat wat het werk inhoudt en welke kennis, vaardigheden en eigenschappen daarvoor nodig zijn. Maar weet tegelijkertijd dat niemand kan aan alle eisen voldoen, dus blijf open staan voor wat mensen te bieden hebben en binnen welke kaders dat haalbaar zou zijn.

Leg vervolgens de afspraken met de vrijwilligers vast in een brief of overeenkomst. Zaken als vergoedingen, verzekeringen en geheimhouding kunnen ook in een algemeen geldende vrijwilligersregeling staan. Voordeel van een schriftelijke overeenkomst is dat de intentie van de samenwerking en de gemaakte afspraken vastliggen en dat de vereniging zo goed zicht kan houden op de beschikbaarheid en inzetbaarheid van vrijwilligers.

Begeleiding

Of een vereniging nu groot of klein is, zodra naast het bestuur ook vrijwilligers actief zijn, is het belangrijk hen goed te introduceren, leiding te geven en te begeleiden. Zorg dat hiervoor een aanspreekpunt is, iemand die de coördinatie in handen heeft. Vrijwilligersmanagement verdient tijd, zorgvuldigheid en aandacht.

Of het nu gaat om een blijk van waardering of een redelijke onkostenvergoeding: het motiveren en behouden van vrijwilligers staat of valt bij hun tevredenheid. Wanneer uw vereniging op dit punt problemen ondervindt, kan het goed zijn om hier eens een extern adviseur naar te laten kijken.

Om zicht te houden op de uitvoering zal de vrijwilligerscoördinator regelmatig gesprekken moeten voeren. Dat vraagt kennis, ervaring en training.
De begeleiding van vrijwilligers kan op informele wijze (praten over de voort- gang), maar ook in formelere vorm (functioneren). Zo’n functioneringsgesprek verloopt net als tussen werkgever en werknemer in een reguliere arbeidsverhouding. Ga ook zeker met elkaar in gesprek als zaken minder goed lopen. Benoem concreet wat het probleem is en welke verbeteringen u verwacht.

Ontstaan er toch conflicten, ga dan na wat de bron hiervan is en geef erkenning. Niets doen zal het probleem niet wegnemen en kan tot escalatie leiden. Is het bestuur of een bestuurder zelf onderdeel van een conflict, laat dan iemand van buiten de organisatie bemiddelen.

Praktijkvoorbeeld
Een vereniging werkte al jaren met vrijwilligers in commissies. Het ging om mensen met een specifieke deskundigheid en ervaring, die het bestuur ondersteunden in de beleidsvorming en het formuleren van standpunten. Het bestuur nam het werk van deze commissies serieus en stuurde slechts op hoofdlijnen aan. Tot er een nieuw bestuurslid aantrad, die eveneens zeer deskundig was op het terrein van een bepaalde commissie. Hij werd daarom ‘dossierhouder’ binnen het bestuur en ging daar voortvarend mee aan de slag. Hij bezocht de commissievergaderingen regelmatig, in tegenstelling tot voorgaande bestuursleden, en hij mengde zich vaak met de inhoudelijke beleidsvoorbereiding. In bestuursvergaderingen liet hij zich negatief uit over het commissiewerk.
De commissie zag deze veranderde situatie met lede ogen aan. Toen pogingen tot verbetering van de onderlinge verhoudingen niet slaagden, stapte een aantal commissieleden boos op. “Ik heb genoeg andere dingen te doen, als het bestuur het zo goed zelf weet”, verklaarden ze.

Tevreden vrijwilligers kunnen waardevol zijn om de vereniging in positieve zin onder de aandacht te brengen bij anderen (ambassadeurschap). Is iemand minder positief over de club, ga dan in gesprek om erachter te komen waarom. Het feit dat zij gehoord worden en er oog is voor kritiek, kan de schade voor de vereniging beperken. En het biedt het bestuur de kans om zaken die minder goed gaan te verbeteren. Wees als het moet ook niet bang om vrijwilligers te laten gaan of zelfs te vragen om te vertrekken of iets anders te doen. Wacht niet zo lang dat het op conflicten uitloopt.

Een ‘vastgeroeste’ kracht heeft vaak veel te verliezen zonder zijn of haar functie bij de vereniging: veiligheid en geborgenheid bijvoorbeeld. Maar niemand is on- misbaar of onvervangbaar. Uit uw erkenning en dankbaarheid voor wat iemand betekend heeft (publiekelijk), maar maak in een gesprek ook duidelijk waarom hij of zij nu niet meer past bij wat de vereniging nodig heeft.

Tip
Werk met vrijwilligersovereenkomsten voor een bepaalde tijd. Voor afloop van de termijn gaat u met de vrijwilliger na of deze in aanmerking kan komen voor een nieuwe termijn. Hierdoor is vanaf het begin duidelijk dat niemand oneindig inzetbaar zal zijn voor bepaalde taken en is het ook eenvoudiger om op een zeker moment te stoppen.

Regelingen

Het voert voor deze gids te ver om in detail alles rondom vrijwilligersmanagement uit te werken. De verschillen tussen verenigingen zijn ook zo groot, dat het alleen zinvol is om in algemene zin een aantal zaken ter overweging mee te geven. Elk bestuur zal moeten bepalen op welke punten eigen beleid of regelgeving nodig is.

Denk bijvoorbeeld aan:

  • Opleiding en training
  • Onkostenvergoedingen
  • Beloning
  • Veiligheid
  • Gedrag
  • Verzekeringen

Deze informatie bekijken?

Begin direct met het realiseren van jouw ambities. We helpen je met het vinden en aanvragen van financiële middelen voor je organisatie of project!

Meer dan 4800 subsidies, fondsen, fiscale regelingen en kredieten

Jouw eigen persoonlijke dashboard

Alle actuele en relevante informatie onder één dak

Word nu lid

Je bent al lid voor slecht €33,- per maand.
Ja, ik wil nu direct lid worden