Personeelsmanagement

Personeelsmanagement is een kwetsbaar onderdeel van de organisatie. Waar op te letten bij het in dienst nemen van medewerkers en vrijwilligers.

Wanneer een vereniging zich dusdanig ontwikkelt dat er voldoende middelen en mogelijkheden zijn voor professionalisering, wordt het tijd voor het aanstellen van personeel. Het bestuur kan aanvankelijk kiezen voor uitbesteding aan een zelfstandig bureau. Voordeel daarvan is dat er geen arbeidsrelatie is met werkgeversverantwoordelijkheid, maar een nadeel kan zijn dat er te weinig zicht is op de feitelijke uitvoering en de kwaliteit van het werk.

Besluit het bestuur zelf personeel in dienst te nemen, bijvoorbeeld voor secretariële en administratieve versterking of vrijwilligerscoördinatie, misschien zelfs op enige termijn een bureaumanager of directeur, dan krijgt de vereniging er veel verantwoordelijkheden bij.

Personeelsmanagement is, evenals het financieel- of facilitair management, een vak op zichzelf. Wie als uitgangspunt neemt dat personeel geen kostenpost, maar een bepalende succesfactor voor de organisatie is, zal snel als goed werkgever ervaren worden. Dat heeft een positief effect op het imago van de vereniging.

Uit diverse onderzoeken blijkt dat het motiveren van medewerkers het beste werkt als de werkgever:

  • Waardering toont en complimenten geeft
  • Mensen betrekt en informeert
  • Ruimte laat voor initiatief, autonomie en zeggenschap
  • Beschikbaarheid toont

Net als bij het werven van goede bestuursleden en vrijwilligers, is ook het binnenhalen van capabele medewerkers van groot belang. Vooraf moet duidelijk zijn wat het bestuur precies wil met bepaalde functies. Maar dat specifiek, meetbaar, aanwijsbaar, realistisch en tijdgebonden (SMART), bijvoorbeeld in een goede functiebeschrijving.

Een wezenlijk verschil tussen vrijwilligers en betaald personeel is toch de mate van wederzijdse verplichtingen. Een vrijwilliger kan in principe zonder meer stoppen of weggestuurd worden, maar voor werknemers ligt dat anders. Extra belangrijk dus om vanaf het begin duidelijk te zijn over de organisatie, de functie, de beoogde resultaten en de wederzijdse verwachtingen.

 Effectief personeelsmanagement gaat in hoofdlijnen om de volgende beleidsonderwerpen:

  • Functiebeschrijving, functiewaardering en beloning
  • Wetgeving (arbeidsovereenkomsten, ontslag, loon, pensioen, gelijke behandeling, privacy etc.)
  • Arbeidsomstandigheden (Arbowet, risico’s, BHV, ziekteverzuim, ergonomie, etc.)
  • Leidinggeven, communicatie, werkoverleg en medezeggenschap
  • Personeelsplanning, werving, selectie, introductie
  • Beoordeling, begeleiding, loopbaanbeleid, opleiding/training
  • Personeelsadministratie (identificatie, loonbelasting, verlof, vakantie etc.)
  • Sociale zekerheid, pensioenen, verzekeringen

Voor veel verenigingen zal deze hoeveelheid van aandachtspunten reden zijn om een deel van de uitvoering uit te besteden aan vakspecialisten, zoals juristen, pen-sioenverzekeraars, salarisadministrateurs en arbodienstverleners.

Als er geen CAO van toepassing is, probeer dan aansluiting te vinden op een CAO die het beste past bij uw organisatie. Of gebruik een arbeidsvoorwaardenregeling van een vergelijkbare organisatie of een relevante werkgeversvereniging als voorbeeld en stel een eigen regeling vast. Dit is met name verstandig voor de primaire arbeidsvoorwaarden: het vaststellen van het functieniveau en de salarië- ring. Een goed werkgever wil tenminste een salaris betalen dat overeenkomt met wat gangbaar is in de sector of vergelijkbare organisaties.

Freelancers

Werkt de vereniging met freelancers c.q. zelfstandigen zonder personeel (ZZP’ers)? Leg de werkzaamheden dan vast in een overeenkomst van opdracht. Deze is heel anders dan een regulier arbeidscontract. Er mag namelijk geen hiërarchische ver- houding zijn. Als opdrachtgever wilt u niet later alsnog loonheffing betalen, dus vraag naar een kopie van de Verklaring Arbeidsrelatie (VAR-WUO bij voorkeur).

Werkt de freelancer samen met medewerkers die wel een dienstverband hebben, let er dan op dat zij dit niet als concurrentie of bedreiging ervaren. Freelancers doen meestal aanvullend, projectmatig, werk, waarvoor binnen de organisatie geen mensen beschikbaar zijn qua tijd of deskundigheid. De tarieven die voor dit soort ondersteunend personeel gelden, verschillen per beroepsgroep. Het is verstandig vooraf te bepalen wat een redelijk tarief is (hiervoor zijn rekentools op internet te vinden).

Ook interim-managers werken vaak op freelancebasis of via een detacheringsbureau. Gezien de relatief hoge kosten voor dit soort functionarissen, die vaak langdurig complexe processen begeleiden, vraagt dit heldere interne communicatie met leden en eventuele medewerkers. Waarom heeft het bestuur voor een interim-oplossing gekozen en binnen welke termijnen verwacht men welk resultaat?

Tip
Een bestuur dat vanaf het begin een heldere organisatorische basis neerzet en de juiste mensen op de juiste plaatsen weet te krijgen en goede begeleiding biedt, kan de minste problemen verwachten. Maar personeelsmanagement blijft een kwetsbaar onderdeel van de organisatie. Blijf alert en voeling houden. Maak één bestuurslid verantwoordelijk om dat te bewaken en om als aanspreekpunt op te treden (de secretaris bijvoorbeeld).

Deze informatie bekijken?

Begin direct met het realiseren van jouw ambities. We helpen je met het vinden en aanvragen van financiële middelen voor je organisatie of project!

Meer dan 4800 subsidies, fondsen, fiscale regelingen en kredieten

Jouw eigen persoonlijke dashboard

Alle actuele en relevante informatie onder één dak

Word nu lid

Je bent al lid voor slecht €33,- per maand.
Ja, ik wil nu direct lid worden