Taken van het bestuur

Bestuursleden hoeven het werk dat aan de bestuursverantwoordelijkheid verbonden is niet allemaal zelf te doen. Maar omdat het bestuur wel de eindverantwoordelijkheid heeft, zullen bestuursleden wel enigszins verstand van zaken moeten hebben om adequaat leiding te kunnen geven aan het uitvoeringsproces. De mate waarin dat moet gebeuren, verschilt per vereniging. Niettemin geldt altijd dat bestuursbenoemingen ‘bij gebrek aan beter’ in de praktijk de grootste moeilijkheden kunnen opleveren.

Kerntaken

Eén van de belangrijkste kerntaken voor het bestuur is verantwoord financieel beleid en beheer. Want een financieel ongezonde vereniging zal het op den duur niet redden. Daarnaast zorgt het bestuur voor goede communicatie, het vrijwilligers- en personeelsbeleid en het voorkomen van ongewenst gedrag. Bestuurders vervullen altijd een voorbeeldfunctie en dienen zich daarvan bewust te zijn. Het is dus ook verstandig om vooraf goed na te gaan of kandidaat- bestuursleden geen verleden met zich meedragen dat zich niet goed verhoudt met de doelstellingen en activiteiten van de vereniging.

Soms eisen verenigingen een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG), maar er zijn ook andere mogelijkheden om een beeld van iemand te krijgen (b.v. zoekmachines op internet, nieuwssites en krantenarchieven, sociale media). In bepaalde gevallen, zoals grotere verenigingen met een zwaardere bestuursverantwoordelijkheid, is het aan te raden om referenties op te vragen.

Hoewel de Algemene Vergadering het hoogste orgaan is in de verenigingsstructuur, heeft het bestuur een eigen verantwoordelijkheid en kan men dus ook zelf bepaalde afwegingen maken bij de uitvoering van het beleid. Maar de leden kunnen een bestuur in de Algemene Vergadering eventueel ontslaan. Dat maakt communicatie en verantwoording voor een bestuur zo belangrijk: de leden moeten zich blijven herkennen in wat er gebeurt en waarom. Raadpleeg in geval van (dreigende) conflicten tijdig deskundigen van buiten, zoals een mediator of verenigingsadviseur.

Belangrijkste opdracht voor bestuurders is dat zij de doelstelling en kernwaarden van de vereniging weten uit te dragen. Waarom bestaan we, wat doen we en waar gaan we heen? Missie, strategie en doel moeten helder zijn en blijven voor iedereen. In crisissituaties komt de bestaansgrond weer ter discussie, omdat alle activiteiten daarop gericht zouden moeten zijn.

Om aan de hoofdlijnen, doelstellingen en missie vast te kunnen houden, moet het bestuur weten wat er in en om de vereniging speelt. Wees zichtbaar en bereikbaar, toon belangstelling en stel de koers op tijd bij. Maar bewaar ook enige afstand tot de uitvoering: al te grote ‘bemoeizucht’ op detailniveau kan al snel tot irritaties leiden. Het bestuur heeft vooral tot taak toezicht de houden op de kwaliteit, de slagkracht en de samenwerkingsrelaties van de vereniging.

Werving

In de praktijk is het vaak lastig om goede bestuursleden te vinden. Mensen willen zich niet voor jaren verbinden aan een organisatie, ze denken dat bestuurswerk te moeilijk is of ze vinden de verantwoordelijkheid te groot. Zittende bestuurders hebben soms niet in de gaten dat zij dit ook zelf zo uitstralen bij elke bijeenkomst: het is ingewikkeld en tijdrovend. Niemand zit op zo’n baantje te wachten.

Toch zijn er verenigingen die nieuwe bestuurders aan weten te trekken door te zorgen voor:

• Een positief imago en aansprekende uitstraling
• Een goed functionerend bestuursteam, geleid door een bekwame voorzitter
• Een kweekvijver voor nieuwkomers
• Een beeld bij wat het bestuurswerk de nieuwkomer oplevert
• Duidelijkheid over wat de vereniging precies zoekt (profiel)

Een vereniging in crisis of met een onduidelijk profiel zal meer moeite hebben om bestuursleden te werven dan waar de zaken wel op orde zijn. Als het tijdelijk heel moeilijk is, is het te overwegen om een klein interim-bestuur te benoemen met personen die vooral geschikt zijn om orde op zaken te brengen op korte termijn. Eventueel met inhuur van externe deskundigheid.

Concreet kan de werving op verschillende manieren verlopen, bij voorkeur gecombineerd:

• Oproep (ledenblad, website, mailing, advertentie, etc.)
• Netwerken (binnen en buiten de vereniging)
• Sociale media (Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.)
• Vrijwilligerscentrale/-databanken

Vooral het direct aanspreken van personen die capaciteiten hebben voor een bestuursfunctie werkt meestal goed. Daarin kunnen de leden een rol spelen, als ambassadeurs van uw vereniging.

Spreek mensen aan op capaciteiten die u in ze ziet, zonder direct aan te dringen op het bestuurslidmaatschap. Niet alle taken hoeven immers op bestuursniveau uitgevoerd te worden. Er zijn vast wel mensen die een bepaalde klus op zich wil- len nemen, zoals het bijhouden van de website of sociale media, maar die dat niet als bestuurslid willen doen. Richt de organisatie zo in, dat dit ook kan. Met drie bestuursleden en de nodige vrijwilligers voor het uitvoerende werk komt de vereniging al een heel eind.

Voorzittersfunctie

In het algemeen is het werven en selecteren van de juiste personen op de juiste plekken in alle soorten organisaties al een hele opgave. Dat geldt zeker ook voor de werving van een goede voorzitter, omdat die meestal gezichtsbepalend naar buiten toe is, maar tegelijkertijd binnen de organisatie en naar de achterban draagvlak moet hebben.

Een belangrijk startpunt om een goede match te vinden is daarom het opstellen van een goed functieprofiel. Kennis, vaardigheden, randvoorwaarden: werk het allemaal goed uit voor de werving begint. Zeker wanneer er al een gegadigde lijkt te zijn, bestaat het risico niet al te kritisch meer te zijn.

Met het functieprofiel in handen kunt u met de kandidaten in gesprek. Betrek daar minimaal drie mensen bij die de vereniging goed kennen vanuit de prak- tijk, ook niet bestuurders. En als er een bureaumanager of directeur is, dan moet deze zeker deel uitmaken van het selectieteam. Een goede en uitgebalanceerde samenwerking tussen deze spilfuncties is namelijk van essentieel belang (‘tandem- functie’).

Een paar algemene tips die kunnen helpen bij het maken van een goede keuze:

• Kijk kritisch naar het aangeboden CV van de kandidaat: eerdere voorzitter- schappen of managementfuncties elders zeggen niet alles over de geschiktheid voor deze specifieke functie; een indicatie kan ook zijn hoe lang betrokkene die posities heeft vervuld (b.v. korter dan geldende termijnen, opvallend lang?).
• Raak niet te snel onder de indruk van interessante functies die betrokkene in het verleden heeft vervuld (b.v. in de politiek of het bedrijfsleven); ook naamsbekendheid is geen garantie op succes.
• Als het om een onbetaalde functie gaat is het interessant om de motivatie voor juist deze functie na te gaan, vooral als betrokkene niet eerder onbetaalde voorzitterschappen heeft vervuld.
• Bel eens met een paar organisaties waar betrokkene recentelijk actief was of probeer informeel informatie boven water te halen (b.v. jaarverslagen, nieuws-bronnen, medewerkers, zoekmachines op internet).
• Stick to the plan: doe niet teveel concessies bij het selecteren van de juiste kandidaat. Weliswaar moeten de eisen realistisch zijn (een schaap met vijf poten is nu eenmaal lastig te vinden), maar hou wel de belangrijkste punten voor ogen.

Ga dus nuchter te werk, ook als het moeilijk blijkt om een goede kandidaat te vinden. De keuze voor de verkeerde persoon op uw voorzittersstoel kan grotere schade aanrichten dan iets meer tijd nemen om de juiste gegadigde te vinden.