Algemene Vergadering

Informatie over de verankerde rol van de Algemene Vergadering in de wet en statuten. Ook informatie over de organisatie van de ledenvergadering.

Zoals eerder vastgesteld is de Algemene Vergadering van leden het hoogste orgaan binnen een vereniging. Die leden kunnen personen zijn, maar ook rechtspersonen. Een koepelvereniging of branchevereniging heeft dus organisaties als lid. Deze leden laten zich vertegenwoordigen, meestal door enkele bestuurders.

In de wet en de statuten liggen de bevoegdheden van dit orgaan vast. Een bestuur moet hier altijd rekening mee houden en blijven werken aan het vinden van draagvlak voor beleid en besluiten. Alleen leden aanhoren bij de jaarlijkse ledenvergadering is daarvoor niet genoeg, net zo min als het af en toe verspreiden van een nieuwsbrief. Het vraagt tijd en moeite om begrip te kweken voor wat het bestuur denkt dat nodig is voor de vereniging. Betrek leden daar zo vroeg mogelijk bij en houd ze op de hoogte van de ontwikkelingen. Leg daarbij steeds het accent op wat goed gaat en werk samen aan oplossingen.

De vergadering

De organisatie van een ledenvergadering of Algemene Vergadering verschilt per vereniging. Dat ligt vast in de statuten en reglementen, waarin precies staat wie deze bijeenkomst mogen bijwonen, hoe het zit met stemrecht en procedures. Wel is het wettelijk verplicht om minimaal één Algemene Vergadering per boekjaar te houden, waar met name de financiële zaken aan de orde komen. Het komt vaak voor dat er twee vergaderingen zijn: in het voorjaar vanwege de verantwoording van het voorgaande kalenderjaar (jaarverslag/financieel verslag) en in het najaar met het oog op het volgende kalenderjaar (werkplan/begroting).

Om te zorgen dat leden de vergadering met een positieve verwachting komen en met een tevreden gevoel naar huis gaan, is een goede voorbereiding cruci-aal. Begin op tijd, dan is er nog ruimte voor aanpassing en verbetering van het programma. Wilt u bijvoorbeeld een interessante spreker als extra ‘trekker’ (voor alleen een jaarverslag of de begroting komen veel leden nu eenmaal niet), dan is het aan te raden die minstens een half jaar vooraf te benaderen. Denk er ook aan dat sommige sprekers een gage vragen, dus zorg voor budget.

Verder geeft het een goede indruk als de stukken voor de vergadering op tijd en liefst compleet verspreid worden. Doe dat ook op eenduidige wijze: per e-mail of per post, of beiden. Steeds via dezelfde route, zodat ontvangers niet in de war raken van de verschillende manieren waarop zij informatie ontvangen. Het is vervelend als leden tijdens de vergadering horen dat zij zelf de stukken hadden moeten downloaden van een website (‘Stond in onze mail!’). Communiceer helder wie wat waar wanneer kan vinden en herhaal dat een paar keer.

Zelfs de keuze voor de vergaderlocatie bepaalt voor een groot deel de sfeer van uw vergadering. Een goedkope of gratis ruimte is natuurlijk prachtig, maar is die ruimte ook geschikt voor het doel en de vorm van de bijeenkomst? Aan de andere kant kan een al te sjieke locatie weer ongepast zijn voor een vereniging met weinig budget. Spreek daarom vooraf met elkaar af aan welke criteria de vergaderlocatie moet voldoen, denkend aan wat leden er van kunnen vinden.

Als gasten het gevoel krijgen op de verkeerde plek te zitten (te warm, te koud, te klein, te groot, te pompeus, te karig, etc.), dan nemen zij dat onbewust toch mee in het oordeel over de bijeenkomst.

Dan is verder de ontvangst op de dag zelf van invloed. Een persoonlijk welkom bij binnenkomst wordt zeker gewaardeerd. Heb speciale aandacht voor nieuwkomers (of gasten van buiten). Zorg dat die een beetje worden begeleid door iemand die al langer meeloopt, voorzover de betrokkene dat wil. Geef verder aandacht aan personen van wie bekend is dat zij tijdens zo’n vergadering wat lastiger kunnen zijn. Straal enthousiasme uit als bestuur, ook tijdens de vergadering.

Overweeg om ‘s niet met de hele groep achter een tafel te gaan zitten, maar wat meer af te wisselen in podiumopstelling. Laat vooral degene aan het woord die het gemakkelijkst spreekt en die toehoorders kan blijven boeien. En bent u niet zo thuis in technische hulpmiddelen, zoals presentaties in Powerpoint of Prezi, begin er dan niet aan of zorg dat iemand u helpt.

Bestuursrol

Voor het bestuur is een ledenvergadering toch een mooie gelegenheid om met leden in gesprek te raken en feedback te krijgen. Zorg daarom ook voor informele momenten in het programma en loop daar als bestuurslid rond. Spreek onbekenden aan, stel vragen en luister vooral goed. Laat daarom niet-bestuursleden de organisatorische zaken regelen, zoals de catering, techniek en registratie, en wijs vervolgens één bestuurslid aan die aanspreekpunt is en ter plekke beslissingen kan nemen. Houd vooral de voorzitter helemaal vrij van uitvoeringskwesties, zodat die zich op de leden en gasten kan richten.

Praktijkvoorbeeld
Een belangenvereniging bestond 40 jaar en dat werd uitgebreid gevierd met een symposium, aansluitend op de ledenvergadering. Originele locatie, boeiende sprekers en een professionele presentatie. De bijeenkomst trok niet alleen een paar honderd leden, maar ook externe relaties. Die wilden graag het bestuur de hand schudden en spreken. Maar het bestuur had het druk met regelwerk of toezien op het regelwerk. Ze overlegden onderling veel, ze gaven aanwijzingen aan ondersteunende medewerkers, ze renden heen en weer. Slechts enkelen lukte het om con- tact te maken. En die kregen dan snel een visitekaartje in handen met de belofte: ‘We mailen binnenkort nog wel!’ Veel van de externe relaties verlieten voortijdig het feest.

Het organiseren van de Algemene Vergadering is formeel een taak van het bestuur of in elk geval degene die deze bevoegdheid heeft. Het bijeenroepen van de Algemene Vergadering is overigens een formeel bestuursbesluit, het oproepen van de Algemene Vergadering is de uitvoering daarvan: het uitnodigen van de leden.

Meestal zorgt de secretaris hiervoor, op een manier die door de leden vooraf is goedgekeurd. Verspreiding van stukken per e-mail is op zich geen probleem, als het maar de formeel vastgelegde werkwijze is. Met name de secretaris moet dus alert zijn op geldende in de aanloop naar en tijdens de Algemene Vergadering. Mochten er op enig moment problemen ontstaan, dan kunnen procedurefouten leiden tot ongeldig verklaring van besluiten. Het gaat dan bijvoorbeeld om zaken als termijnen, quorumeisen en stemming.

Ook de leden kunnen het bestuur verzoeken tot een bijeenroeping, als zij gezamenlijk op de Algemene Vergadering een tiende deel van de stemmen kunnen uitbrengen. De vergadering moet dan binnen vier weken na het ledenverzoek plaatsvinden. Als het bestuur dit niet binnen een bepaalde termijn doet, mogen leden zelf een vergadering uitschrijven.

In dit soort situaties zal de sfeer in de vereniging niet al te best meer zal zijn. Bestuurders die hiermee te maken krijgen, kunnen zich beter afvragen of zij - los van de vraag of zij in hun recht staan of niet - voldoende vertrouwen genieten om als bestuurslid verder te gaan. Of schakel een deskundige van buiten in om de conflicten te helpen oplossen, zoals een mediator.

Leden die na een Algemene Vergadering met het gevoel naar huis gaan dat alles wel goed geregeld is en vinden dat de leiding in goede handen is, kunnen al gauw het visitekaartje van uw vereniging zijn. Positieve leden zijn goed voor de werving van nieuwe leden en vrijwilligers.

Deze informatie bekijken?

Begin direct met het realiseren van jouw ambities. We helpen je met het vinden en aanvragen van financiële middelen voor je organisatie of project!

Meer dan 4800 subsidies, fondsen, fiscale regelingen en kredieten

Jouw eigen persoonlijke dashboard

Alle actuele en relevante informatie onder één dak

Word nu lid

Je bent al lid voor slecht €33,- per maand.
Ja, ik wil nu direct lid worden