Afspraken maken met een sponsor

Als het eerste gesprek goed is verlopen zul je in de regel een uitnodiging voor een tweede gesprek krijgen. Het tweede gesprek zal de start van een onderhandelingstraject zijn waarbij er nog alle kans bestaat dat de sponsor alsnog afhaakt. Wat kunt je verwachten, waar moet je wel aan toegeven en waaraan niet, en waar moet je nog meer op letten voordat je het sponsorcontract gaat opstellen?

Tweede gesprek

Als de sponsor je na het eerste gesprek belt om een tweede afspraak te maken kun je er vanuit gaan dat hij enthousiast was over je sponsoringvoorstel.

Dat geldt ook als de sponsor enigszins gereserveerd reageert met een mededeling dat hij het een prettig gesprek vond maar dat hij nog geen definitief besluit heeft kunnen nemen omdat hij er graag nog een keer met je over wil praten.

Aan deze reactie kunnen namelijk een aantal redenen ten grondslag liggen:

  • Het kan zijn dat hij wel degelijk geïnteresseerd is maar dat het bedrag dat je vraagt te hoog voor hem is. In dat geval zal hij in het tweede gesprek met je willen onderhandelen over de wijze waarop het bedrijf toch betrokken kan zijn, maar voor een lager geldbedrag.
  • Het kan ook zijn dat hij wel geïnteresseerd is maar inhoudelijk nog niet helemaal overtuigd is. Bijvoorbeeld omdat hij sceptisch is ten aanzien van het aantal bezoekers dat je voor je evenement verwacht. Of omdat hij nog niet volledig overtuigd is van de effectiviteit van je organisatie. Hij zal je in het tweede gesprek dan ook kritisch ondervragen over bepaalde inhoudelijke aspecten van je voorstel.
  • Het kan ook zijn dat je gewoon te maken hebt met een slimme en een harde zakenman die met deze houding probeert zijn onderhandelingspositie te versterken.

Als de sponsor werkelijk nog twijfels heeft zal hij je dat telefonisch wel vertellen. Het beste dat je dan kunt doen is je in de voorbereiding naar het tweede gesprek te wapenen met nog meer feiten waaruit de relevantie en de effectiviteit van je organisatie blijkt.

In het geval dat de sponsor zijn onderhandelingspositie probeert te versterken zal hij je aan de telefoon misschien niet zoveel zeggen.

Wat de beweegredenen ook zijn, het beste dat je kunt doen is heel zelfverzekerd naar het tweede gesprek gaan! Opnieuw gaat de vergelijking met een sollicitatieprocedure op. Ook bij een sollicitatie kan het in tweede gesprek nog fout gaan omdat je salariseisen te hoog liggen. Maar meestal weet je dan wel dat men je graag wil hebben. Feitelijk geldt dat voor een sponsoringprocedure ook. De onderneming kan het gevraagde bedrag, goederen of diensten te hoog vinden. Maar het kan ook zijn dat de sponsor het gevraagde bedrag wel wil betalen, maar dat hij er meer tegenprestaties voor wil ontvangen.

Onderhandelingstraject

Het tweede gesprek zal vooral een onderhandelingstraject zijn. De onderhandelingen gaan in de regel over drie zaken: de sponsoringbijdrage, de bijdrage aan de naamsbekendheid van het bedrijf en de overige tegenprestaties die je kunt bieden.

Sponsoringbijdrage
Het kan zijn dat het bedrijf de gevraagde sponsoringbijdrage te hoog vindt. Als dit zo is dan raad ik je af om meteen water bij de wijn te doen en het gevraagde bedrag naar beneden bij te stellen. Het kan namelijk zijn dat het bedrijf het bedrag best kan betalen maar alleen maar wil proberen om voor een
dubbeltje op de eerste rij te zitten.

Leg de sponsoringmanager uit hoe je op dit bedrag gekomen bent en waarom jij vindt dat de geboden mogelijkheden het geld meer dan waard is. Als de sponsoringmanager het dan met je eens is maar nog steeds zegt dat hij het geld eenvoudigweg niet heeft kun je op zoek gaan naar oplossingen.

Als je sponsorpakketten hebt gemaakt dan kun je hem bijvoorbeeld aanbieden om in een lagere categorie in te stappen. 

Bijdrage naamsbekendheid van de sponsor
Een van de meest voorkomende twistpunten in een onderhandelingsgesprek. Zeker bij kleinere bedrijven die niet gewend zijn om te sponsoren zal het vooral gaan over de vermelding van de bedrijfsnaam en het logo in de communicatie-uitingen. Het bedrijf zal zijn naam het liefst zo vaak en zo groot mogelijk willen zien in al je uitingen.

Wees voorzichtig om hier al te veel aan toe te geven maar je moet hier ook niet te rigide in zijn.

Het is het niet waard om de onderhandelingen te laten stuklopen op het al dan niet vermelden van een logo op de homepage van je internetsite. Het beste dat je kunt doen is vooraf heel goed te bedenken waar je de naam of het logo van je sponsor niet wilt terugzien.

Besprek het met je achterban

Het voeren van onderhandelingen is een delicaat proces. Je organisatie is uw beste raadgever voor waar je wel en niet mee akkoord kunt gaan. Bespreek daarom je sponsoringvoorstellen en je gedachten over de onderhandelingen met je eigen achterban vóórdat je het tweede gesprek met de sponsor aangaat.

Luister goed naar hun argumentatie maar toon je van de andere kant ook de expert. Diplomatie is dan ook misschien wel de belangrijkste eigenschap die je moet bezitten als sponsorwerver.

Tips

Tenslotte nog een paar tips.

Beslis niet direct over een voorstel
Als je je niet helemaal senang voelt bij een voorstel van de sponsor, ga dan niet akkoord. Je hoeft echt niet overal meteen een besluit over te nemen. Zeg toe daar later op terug te komen.

Gefaseerd sponsoringvoorstel
Probeer altijd voor een meerjarig contract te gaan. Dat geeft je meer rust en zekerheid, maar tegelijkertijd kunnen jij en je sponsor aan elkaar wennen. De praktijk wijst uit dat sponsorships vaak pas in het tweede of het derde jaar vruchten beginnen af te werpen. Je kunt dan een gefaseerd sponsoringmodel voorstellen waarbij het sponsoringbedrag en de tegenprestaties bij voldoende resultaat ieder jaar zullen toenemen.

Let er dan wel op dat je meetbare en objectieve doelstellingen formuleert en deze later ook expliciet in uw sponsorcontract opneemt.

Bij meerdere sponsors een dakpanconstructie
Als je meerdere sponsors hebt is het zinvol te kijken of je een “dakpanconstructie” kunt bedenken. Met zo’n dakpanconstructie wordt bedoeld dat als het contract van de ene (hoofd)sponsor afloopt, het contract van een andere (hoofd)sponsor nog verder gaat. Stel dat je drie hoofdsponsors hebt die voor 40% van je inkomsten zorgen, dan zou het enorm vervelend zijn als ze opeens alle drie tegelijkertijd besluiten hun contract niet meer te verlengen.

Dat voorkom je door het contract van je ene hoofdsponsor in jaar 1 af te laten lopen, het contract van de tweede hoofdsponsor in jaar 2 etc.

Bevestig de gemaakte afspraken
Schrijf alle (maar dan ook alle) afspraken die je met het bedrijf maakt op en leg deze vast in een uitgebreid verslag dat je, voordat je het sponsorcontract gaat opstellen, nog eens naar de sponsor toestuurt ter verificatie.

Bron: 'Sponsoring: hoe en waarom'.

Deze informatie bekijken?

Begin direct met het realiseren van jouw ambities. We helpen je met het vinden en aanvragen van financiële middelen voor je organisatie of project!
  • Eenvoudige navigatie: Vind moeiteloos je weg door meer dan 4000 regelingen met ons intuïtieve platform.
  • Real-time alerts: Mis nooit meer een kans met onze gepersonaliseerde meldingen.
  • Effectief beheer: Houd subsidies en fondsen overzichtelijk bij met je eigen dashboard.

Word nu lid

Je bent al lid voor slechts € 33,- per maand!