Het opstellen van een brief voor de sponsor

Je moet je realiseren dat potentiële sponsors over het algemeen veel sponsoringverzoeken ontvangen. Veel potentiële sponsors zullen alle ontvangen sponsoringverzoeken dus even vluchtig bekijken. Pas als je de interesse van de potentiële sponsor weet te wekken zal hij je verzoek en bijlagen uitgebreid doornemen. Het is dus superbelangrijk dat de begeleidende brief bij je sponsoringverzoek direct de aandacht trekt.

Korte begeleidende brief, overzichtelijk ingedeeld

Zorg dat de begeleidende brief bij je sponsoringverzoek kort en overzichtelijk is, en bij voorkeur op één A4 past. 

Bedenk hierbij dat schrijven ook vooral schrappen is. Heb je teveel tekst? Probeer dit dan niet allemaal in de brief te proppen door alle alinea's samen te voegen, het lettertype te verkleinen en alle witruimte weg te halen! Zo'n brief zal niet gelezen worden en is vooral erg zonde van je tijd. Bovendien staat alle relevante informatie in de bijlage bij je brief.

De belangrijkste taak van de brief is de interesse van de potentiële sponsor te wekken en kort de hoofdpunten van je sponsoringverzoek te beschrijven.

Let er ook op dat je jezelf niet gaat herhalen in je brief, en dat je brief niet een veredelde bedelbrief wordt.

Inleidende blok
In het inleidende blok van je brief stel je jezelf kort en bondig voor, geef je aan wat je wilt en waarom en wanneer je dat wilt.

Middelste blok
Je hebt inmiddels het inleidende blok van je brief klaar. In het middelste blok van je brief laat je zien dat je weet wat de potentiële sponsor doet, en maak je de brief persoonlijk. Laat in dit blok zien waarom je organisatie goed bij de potentiële sponsor past.

In de tweede alinea laat je zien dat je jezelf in het bedrijf dat je aanschrijft hebt verdiept. Hiermee maak je de sponsoringbrief persoonlijk. Je moet dus laten zien waarom je organisatie goed bij het bedrijf past en niet waarom het bedrijf goed bij je organisatie past. Stel de potentiële sponsor centraal en laat zien hoe je met je organisatie of project kunt bijdragen aan de doelstelling van de potentiële sponsor.

Het verschil zit hem in het feit dat je de onderneming (de sponsor) centraal stelt en dat je laat zien hoe je organisatie of evenement een bijdrage kan leveren aan de bedrijfsdoelstellingen. Wees daarbij heel concreet.

Afsluitende blok
In het laatste deel van je brief kunt je kort iets vertellen over de planning en verwijzen naar de bijlage van je sponsoringverzoek.

Tips

Tenslotte willen we graag nog een paar tips met je delen.

Kijk eerst op de website van de potentiële sponsor
Heeft de potentiële sponsor een website? Kijk dan of hier iets staat over sponsoring of over maatschappelijk verantwoord ondernemen. 
Sommige sponsors hebben hier aanvullende voorwaarden staan of bijvoorbeeld een formulier om je aanvraag in te dienen.
Een voorbeeld hiervan is Van Lanschot Kempen, die een aparte paragraaf heeft over sponsoringverzoeken.

Stuur je sponsoringverzoek per mail
Stuur je sponsoringverzoek bij voorkeur per e-mail, je verzoek zal hierdoor eerder in behandeling worden genomen.

Wacht op een reactie van de potentiële sponsor
Het is wellicht aantrekkelijk om af te sluiten met een zin als "binnenkort neem ik contact met op om het voorstel te bespreken”. Toch is het verstandig om dit niet te doen, De sponsor wil over het algemeen zelf bepalen of en wanneer hij reageert. Als je erg veel haast hebt met het ontvangen van een antwoord is dat een teken dat je het sponsoringvoorstel te laat hebt ingediend.

Wie is de contactpersoon
Wie van de drie is wellicht leuk, maar niet voor een brief die naar potentiële sponsors gaat. De sponsor wil duidelijkheid en wil weten wij hij moet benaderen. Onderteken de brief dus niet met de namen van alle bestuursleden of leden van de projectgroep, maar onderteken met één contactpersoon.
Je kunt hierop een uitzondering maken als je organisatie of project bijvoorbeeld een bekende ambassadeur heeft, en deze de brief als ondersteuning mede kan ondertekenen.

Deze informatie bekijken?

Begin direct met het realiseren van jouw ambities. We helpen je met het vinden en aanvragen van financiële middelen voor je organisatie of project!
  • Eenvoudige navigatie: Vind moeiteloos je weg door meer dan 4000 regelingen met ons intuïtieve platform.
  • Real-time alerts: Mis nooit meer een kans met onze gepersonaliseerde meldingen.
  • Effectief beheer: Houd subsidies en fondsen overzichtelijk bij met je eigen dashboard.

Word nu lid

Je bent al lid voor slechts € 33,- per maand!