Personalia
Je kunt de presentatie het beste beginnen met algemene gegevens over uw organisatie of evenement.
- Wie ben je en wat doe je?
- Wat is je doelstelling?
- Wat is je doelgroep?
- Op wie richt de organisatie of project zich en wie is je achterban (leden, donateurs, bezoekers, medewerkers, vrijwilligers).
- Waar bestaan je activiteiten uit?
- Wat is je huidige begroting en wat zijn je ambities?
- Wat maakt je organisatie of evenement uniek?
- Wie zijn je concurrenten en hoe verhouden de activiteiten zich tot die van uw concurrenten?
Als je sponsoring zoekt voor een deel van je organisatie of evenement dan geef je in het kort algemene informatie over je organisatie om vervolgens wat uitgebreider op het specifieke deelevenement in te gaan.
Geef hier ook aan hoeveel leden je organisatie telt of hoeveel bezoekers op je evenement afkomen. Alle overige (al dan niet demografische) gegevens die je over je achterban beschikbaar hebt kun je plaatsen in een aparte rubriek. Hebt je dat niet of hebt je maar een paar relevante gegevens dan kunt je dat beter bij het profiel van je organisatie zetten.
Geschiedenis
Deze rubriek bevat informatie over de geschiedenis van je organisatie.
In dit geval is het vooral relevant om te vertellen hoe je uiteindelijk gekomen bent tot je organisatie of evenement. Je kunt hier dus iets vertellen over de geschiedenis en ontwikkelingen van je organisatie en de hoogtepunten in de geschiedenis van je organisatie.
Vertelt u in deze rubriek ook of je eerder een sponsor hebt gehad. Doe dat ook als de sponsorrelatie al beëindigd is.
Achterban
Vertel in deze rubriek iets over uw achterban. Een handig ezelsbruggetje om te bepalen wat je over je achterban moet vertellen is door jezelf vijf “W- vragen” te stellen:
- Wie zijn het?
- Wat kenmerkt hen?
- Waarom zijn ze bij je organisatie of evenement betrokken?
- Waarom is je evenement of organisatie belangrijk voor hen?
- Wanneer zijn zij betrokken bij uw organisatie of evenement?
Sponsoringverzoek
Beschrijf in de rubriek sponsoringverzoek heel concreet wat je van het bedrijf vraagt. Want waarom zoek je eigenlijk sponsoring?
- Ben je op zoek naar geld of goederen of diensten?
- Hoeveel geld zoek je, of welke goederen en diensten?
- Waarom ben je u op zoek naar deze goederen of diensten?
- Waar wil je dat geld aan gaan besteden?
- Zoek je één sponsor of zoek je er meerdere, en hoeveel sponsors zoek je dan?
Tegenprestaties
In deze rubriek beschrijf je wat je de sponsor kunt bieden. Dit is samen met het verzoek dan ook de rubriek waar de meeste aandacht van de sponsoringmanager naar uit zal gaan. De rubriek tegenprestaties kun je onderverdelen in standaard tegenprestaties en heel unieke tegenprestaties.
Planning en contactgegevens
In de laatste rubriek geef je aan wat je planning is en wat je toekomstplannen zijn. Voor de sponsor is het relevant om te zien hoeveel tijd hij nog heeft. Enerzijds om te weten hoeveel tijd hij heeft om een beslissing te nemen over zijn sponsoring, anderzijds om te zien hoeveel tijd hij nog heeft om zijn sponsoring te activeren.
Tips
Tenslotte nog een paar tips.
Let op je grammatica
Let heel goed op de spelling en grammatica. Spel- en grammaticafouten leiden de lezer af van de inhoud. Legt daarom je brief weg nadat je die geschreven hebt en kijkt u er de volgende dag nog eens naar.
Gebruik een tijdsbalk
Voor het opstellen van de rubriek ‘geschiedenis’ is het handig om een tijdsbalk te gebruiken. Begint met het allereerste idee om tot je organisatie of evenement te komen en bedenk u dan welke mijlpalen je hebt geslagen om tot je huidige organisatie te komen. Wees echter kritisch en beschrijf alleen de belangrijkste mijlpalen
Gebruik Wetransfer
Als je van plan bent de bijlage digitaal toe te sturen moet je er voor zorgen dat het bestand (inclusief mogelijke bijlagen) niet te zwaar is. Als je besluit foto’s of andere zware bestanden mee te sturen, verpak ze dan in een zipfile of verklein de foto’s tot een redelijk formaat.
Een handige online tool voor het verzenden van grote bijlagen is WeTransfer. Deze tool is ook handig wanneer je een bestand wilt versturen dat groter is dan toegestaan door je internetprovider.
Vergeet je adresgegevens niet
Vergeet vooral niet je adresgegevens te vermelden. Zet daar ook je e-mail adres en eventuele website bij en plaats deze gegevens op een duidelijk herkenbare plaats. Maak er vooral geen speurtocht voor de potentiële sponsor(s).
Verzorgde lay-out en presentatie
Zorg dat je voldoende aandacht besteed aan de lay-out en presentatie van je bijlage(n).
Bron: 'Sponsoring: hoe en waarom'.
Deze informatie bekijken?
- Eenvoudige navigatie: Vind moeiteloos je weg door meer dan 4000 regelingen met ons intuïtieve platform.
- Real-time alerts: Mis nooit meer een kans met onze gepersonaliseerde meldingen.
- Effectief beheer: Houd subsidies en fondsen overzichtelijk bij met je eigen dashboard.