- Wees flexibel m.b.t. de datum en tijd van de afspraak. Denk vooral niet interessant over te komen door te zeggen dat je een overvolle agenda hebt vanwege diverse gesprekken met andere potentiële sponsoren.
- Ben je van plan een collega mee te nemen? Vertel dit dan meteen en voorkom dat de sponsoringmanager bij je eerste afspraak voor verassingen komt te staan.
- Het beste wat je kunt doen als je van het bedrijf een routebeschrijving of gespreksbevestiging ontvangt is om per omgaande te reageren met een kort bedankje voor de uitnodiging. Gebruik dit mailtje niet om alvast de discussie te openen of om aan te geven waar je het graag over wilt hebben. Dit kan irritatie opwekken.
- Vraag aan de sponsoringmanager (of zijn of haar secretaresse) wie er vanuit het bedrijf bij het gesprek aanwezig zullen zijn en vraagt ook naar hun functietitels. Een simpele naam kan je al enorm helpen, door de naam in te tikken op Facebook of LinkedIn. Je hebt een prettige introductie op het moment dat je ziet dat je een wederzijdse kennis of relatie heeft, of een gemeenschappelijke interesse deelt.
- Als je werkzaam bent op een bijzondere locatie, of als de locatie waar je werkt iets te maken heeft met je sponsoringaanvraag (bijvoorbeeld als je sponsors werft voor een museum), nodig dan altijd de sponsoringmanager bij je uit, zodat hij de locatie ook kan bekijken.
Valkuilen bij eerste gesprek met potentiële sponsor
- Begin met een resumé van je schriftelijke sponsoringverzoek en geef dan zoveel mogelijk nieuwe feiten. Vertel niet opnieuw het hele verhaal dat je eerder hebt toegestuurd. Dit wekt namelijk de indruk dat je organisatie of evenement niet veel interessanter is dan al uit het voorstel naar voren kwam. De sponsoringmanager verwacht dat je hem of haar in het gesprek nog veel enthousiaster kunt maken dan hij al is.
- Praat rustig en niet in jargon. Ga er van uit dat de sponsoring geen expertise heeft op jouw gebied, maar wel een expert is op het gebied van sponsoring.
- Probeer kort en bondig te zijn. Je hoeft je verhaal echt niet af te raffelen en je kunt hier best wel een minuut of tien voor uittrekken, maar bedenk dat het pas de eerste vraag is en dat de sponsoringmanager zich al in enige mate heeft verdiept in je organisatie of evenement.
- Het is aan te bevelen om uw verhaal te ondersteunen met een powerpointpresentatie, film- of fotomateriaal. Zorg ervoor dat je computer al aan staat
als je de presentatie geeft. Voorkom gepruts met allerlei knopjes zodat je volledig afgeleid bent van het gesprek.
- Als je kiest voor een digitale presentatie is het aan te bevelen om deze op een usb-stick of cd-rom te zetten en deze na afloop achter te laten.
Verbale en non-verbale communicatie
Het eerste gesprek draait om sensitiviteit (anders gezegd: voel je het bedrijf en de sponsoringmanager die tegenover je zit goed aan). Daarom is het van belang dat je ook tijdens uw presentatie goed let op de verbale én non-verbale communicatie van de sponsoringmanager.
Zie je de sponsoringmanager fronsen, vraag dan of je niet duidelijk bent geweest. Zie je de gesprekspartner tegenover je gespitst luisteren dan weet je dat je waarschijnlijk de juiste snaar hebt geraakt. Benadruk dit punt van je presentatie dan iets meer.
Mogelijke andere vragen
Het vervolg van het gesprek zal minder standaard verlopen omdat de vervolgvragen specifiek gericht zullen zijn op de inhoud van je presentatie en het concrete sponsoringverzoek dat je bij de onderneming hebt neergelegd.
Onderstaand een aantal vragen die je mogelijk kunt verwachten.
- Waarom benaderde je juist ons?
- Waarom moeten wij je sponsoren?
- Wat levert het ons op?
- Zijn wij de enige sponsor die je benaderd hebt?
- Zo nee, wie heb je nog meer benaderd en hebben wij daar, mochten wij met jullie in zee gaan, nog iets over te zeggen?
- Kan het gevraagde bedrag ook in natura voldaan worden (oftewel: in ruil voor producten of diensten van het bedrijf)?
- Besef dat het eerste gesprek meestal niet bedoeld is om met het bedrijf te gaan onderhandelen. Geef dus uitsluitend globaal antwoord op deze vraag.
- Wat maakt je organisatie, instelling of evenement uniek?
Geen uitsluitsel
Denk niet dat de sponsoringmanager je meteen uitsluitsel zal geven. Dat kan wel, maar in de meeste gevallen zal hij er nog over willen nadenken en er met zijn collega’s of leidinggevende over willen praten.
Over het algemeen zul je wel een redelijke indruk krijgen wat hij van je voorstellen vond. En als hij echt geen mogelijkheden ziet om je organisatie te sponsoren, dan zal hij dat ook wel meteen melden.
Maar doorgaans betekent het dat je terug naar huis of kantoor gaat en enkele dagen of weken in spanning zult moeten afwachten.
Bron: 'Sponsoring: hoe en waarom'.
Deze informatie bekijken?
- Eenvoudige navigatie: Vind moeiteloos je weg door meer dan 4000 regelingen met ons intuïtieve platform.
- Real-time alerts: Mis nooit meer een kans met onze gepersonaliseerde meldingen.
- Effectief beheer: Houd subsidies en fondsen overzichtelijk bij met je eigen dashboard.