Je organisatie voorbereiden

Je weet nu hoe je sponsoring in ieder geval niet moet aanpakken. Maar hoe kun je wel zorgen voor succes? En hoe kun je wel een goede brief opstellen? 

Begin tijdig met je zoektocht

De meeste mensen die op zoek zijn naar een sponsor beginnen hun zoektocht te laat. Ze gaan helemaal op in de organisatie van hun evenement of andere werkzaamheden en komen er vlak voor de datum achter dat hun begroting niet sluitend is.

Ze kijken of ze nog geld of middelen uit bestaande bronnen kunnen halen en als dat niet lukt gaan ze bedrijven aanschrijven. Die worden dan vaak aangeschreven met een smeekbede. 

Sponsoring mag nooit een sluitpost van je begroting zijn. Aanvragen die op deze wijze bij bedrijven binnenkomen worden vrijwel altijd resoluut afgewezen.

Betrek sponsoring in je businessplan

Probeer sponsoring te zien als een integraal onderdeel van uw businessplan. Een onderdeel waar uw organisatie of evenement beter en mooier van wordt en niet alleen als een noodzakelijk middel om extra geld te krijgen.

Een zin als: “zonder uw steun kan het hele evenement niet doorgaan, terwijl we ons er allemaal zo enorm op verheugd hebben”, kan echt niet. Een dergelijke passage in een sponsoringaanvraag is net zo ongepast als dat je in een sollicitatiebrief schrijft: ”als ik deze baan niet krijg dan kan ik wel eens zonder werk komen te zitten”. Met een dergelijke zin in je sollicitatiebrief zul je de baan zeker niet krijgen, en dat geldt ook voor smeekbedes in sponsoringaanvragen. Want net als dat voor sollicitaties geldt ook voor sponsoring dat een bedrijf keuze heeft en de meest aantrekkelijke brieven er uit pikt.

Invulling sponsorship

Er is nog een belangrijkere reden om niet te lang te wachten. Een sponsor wil namelijk betrokken zijn bij de invulling van je evenement of organisatie.

Denk niet meteen dat een sponsor op je stoel wil zal gaan zitten en de leiding over gaat nemen van je organisatie. Dat is zeker niet het geval. Waar een sponsor wel behoefte aan heeft is dat hij invulling kan geven aan zijn sponsorship. Hij wil dat zijn bedrijf er het beste uitkomt en dat kan niet als je hele organisatie of evenement al volkomen dichtgespijkerd zit.

Je moet sponsoring veel meer gaan zien als een samenwerking aan een goed plan. Je werkt nu eenmaal veel beter met iemand samen als je hem in een vroeg stadium bij de plannen betrekt.

Laat je niet leiden door angst

De vrees dat de sponsor dingen gaat doen die nadelig zullen zijn voor je organisatie is onterecht. Daar is een simpele reden voor, namelijk dat de sponsor uitsluitend profijt trekt uit zijn sponsorship als je organisatie een succes is. 

Laat je dus niet leiden door angst en voorkom dat je wacht met het benaderen van een sponsor totdat de sponsor weinig tot geen mogelijkheden meer heeft voor eigen initiatief.

Begin dus tijdig met het nadenken over sponsoring. Eigenlijk moet je het onderwerp sponsoring al bij het schrijven van uw businessplan betrekken.

Vragen die wijzen op een mogelijke behoefte aan sponsors

  • Verwacht je gaten in de begroting?
  • Wat gebeurt er als je toch niet die subsidie krijgt waarop je gerekend had?
  • Wat moet je doen als een belangrijke geldbron opdroogt of erger nog: een volledig lege put blijkt te zijn?
  • Hoe verhouden de kosten zich tot de inkomsten en wat doe je als de inkomsten tegenvallen?
  • Zou je wellicht (veel) meer bezoekers of deelnemers kunnen trekken als je de kosten voor hen zou kunnen verlagen?
  • Wat doe je als een leverancier zijn (mooie) beloftes niet kan waarmaken en je opeens veel duurder moet gaan inkopen?
  • Zou je evenement er leuker, beter of mooier van worden als er bepaalde bedrijven bij betrokken zouden zijn?

Zorg eerst dat je alles op orde hebt

Voordat je kunt beginnen met het aanschrijven van sponsors is het zaak eerst alles op orde te brengen. Dat betekent o.a. dat je er voor moet zorgen dat je beschikt over voldoende informatie om later aan de potentiële sponsors te geven die je gaat benaderen.

Verder moet je communicatiemiddelen en -media op orde hebben. Zeker de media die gemakkelijk toegankelijk zijn voor de bedrijven die je benadert, zoals je website. Denk dus niet: “ach, die website is van latere zorg”, want niet zelden gaat de potentiële sponsor even Googlen om wat meer over je organisatie te weten te komen.

Ook de bereikbaarheid van je organisatie is belangrijk. Reageer je snel op een e-mail of duurt het lang voordat je antwoord geeft? Als het snel gaat, zal de sponsor er schoorvoetend vanuit gaan dat je ook snel schakelt als je met hem gaat samenwerken.

Kortom: het is van groot belang om je communicatiemiddelen en -media op orde te hebben voordat je een bedrijf gaat benaderen.

Zorg voor relevante informatie

Naast een goed functionerende website en back office, is het ook van belang dat je over informatie beschikt die interessant is voor een sponsor. Sponsors zijn gecharmeerd van een professioneel sponsoringverzoek dat bol staat van de demografische gegevens.

Demografische gegevens

Demografische gegevens zijn gegevens als de leeftijd van de bezoekers of leden, hun woonplaats, hun opleiding, hun inkomen, etc.

Aan jou de taak om zoveel mogelijk relevante informatie over je bezoekers, klanten, donateurs of leden te vergaren. Daar hoef je geen dure onderzoeksbureaus voor in dienst te nemen want dat kun je vaak zelf wel. Als het goed is weet je wel wie je achterban is.

Misschien is het lastig om dit soort gegevens te vergaren omdat je bijvoorbeeld een evenement voor de eerste keer moeten organiseren, maar vertel in dat geval dan op welk publiek je mikt. Wie gaan het evenement bezoeken? Of wie denk je dat er lid gaan worden van je organisatie?

Hoe ga je bezoekers of toekomstige leden werven? Via welke kanalen? Zijn je leden welvarend? Waar werken ze? Hebben ze kinderen? Rijden ze auto of reizen ze met het openbaar vervoer? Welke hobby’s en interesses hebben ze nog meer? Probeer in eerste instantie zoveel mogelijk gegevens te vergaren. Die zijn belangrijk en zullen later nog enorm van pas komen als je gaat bedenken welke bedrijven het beste bij je organisatie passen en welke tegenprestaties je kunt bieden.

De mensen achter de organisatie

Naast de demografische gegevens kun je ook het een en ander vertellen over de achtergrond van de mensen die voor je organisatie al dan niet als vrijwilliger werkzaam zijn. 

Laten we als voorbeeld nemen dat je sponsoring zoekt voor een goed doel. In dat geval is het van belang om meer te vertellen over de actieve leden in je organisatie. 

Vertel bijvoorbeeld hoeveel collectanten er aan je organisatie verbonden zijn en hoeveel tijd zij gemiddeld per jaar kwijt zijn met collecteren. Dit soort gegevens zeggen namelijk erg veel over de betrokkenheid en passie van de actieve leden bij je organisatie.

Tips

Tenslotte nog een paar tips.

Verzamel gegevens
Verzamel in eerste instantie alleen maar gegevens en probeer deze gegevens niet meteen te vertalen naar een sponsor. Denk dus niet dat als je tien van je leden toevallig een bepaald merk frisdrank ziet drinken je dit merk frisdrank moet benaderen als sponsor. Probeer alleen waar te nemen wat je ziet of hoort en wacht met de interpretatie van de gegevens tot een later moment.

Doe het samen
Doe het niet alleen, maar laat je bijstaan door anderen. Iemand anders weet of ziet dingen die je niet weet of ziet. Bovendien kun je elkaar controleren op de juistheid van de gegevens. Zorg er ook voor dat alle gegevens die je verzamelt over je achterban voor 100% kloppen.

Huur een student in
Denk eens aan het inhuren van een student wanneer je geen geld heeft om een professioneel bedrijf in te huren voor de bouw van een website. Studenten zijn een stuk goedkoper en vinden het vaak ook nog eens leuk om met enige vrijheid een dergelijke klus te klaren. Misschien kun je er zelfs wel een stageopdracht van maken.

Hanteer realistische doelen
Stel een meerjarenplanning op. Het is vaak onrealistisch om te denken dat je meteen het eerste jaar van je organisatie of evenement bedrijven als Philips en Heineken aan je kunt binden. Begin trapsgewijs en stel jezelf in het eerste jaren realistische doelen. Je zult versteld staan hoeveel je het eerste jaar leert.

Bron: 'Sponsoring: hoe en waarom'.

Deze informatie bekijken?

Begin direct met het realiseren van jouw ambities. We helpen je met het vinden en aanvragen van financiële middelen voor je organisatie of project!

Meer dan 4800 subsidies, fondsen, fiscale regelingen en kredieten

Jouw eigen persoonlijke dashboard

Alle actuele en relevante informatie onder één dak

Word nu lid

Je bent al lid voor slecht €33,- per maand.
Ja, ik wil nu direct lid worden