Fouten die je wilt voorkomen

Sponsoring is in toenemende mate een partnership, met een gemeenschappelijke doelstelling. Er zijn een aantal fouten die je daarom absoluut wilt voorkomen bij het werven van sponsors. 

1. Alleen maar vragen om geld

Natuurlijk, je hebt met je organisatie of project een belangrijk doel, waar je geld voor nodig hebt. 

Maar sponsoring is niet alleen het naleven van jouw droom, en een bedrijf vinden die dat als sponsor wil financieren.

Sponsoring is óók het zoeken naar een creatieve oplossing voor de behoefte van de sponsor. 

2. Haastige knip- en plak werk

Je hebt geld nodig voor je project, en besluit nog snel even met veel knip en plakwerk twintig sponsoringaanvragen de deur uit te doen.
De adressering even wijzigen, de aanhef, en klaar is kees.
Begin hier niet aan. Voor je het weet vergeet je een aanhef te wijzigen. Ook de mailmerge variant kun je beter achterwege laten.
Sponsors zien snel genoeg aan de opbouw van de brief of het een mailing betreft, of een persoonlijke brief.

Het werven van sponsors is ook investeren in relaties met je potentiële sponsors. Begin hiermee door research te doen over je potentiële sponsors, na te denken over de meerwaarde die een samenwerking voor beide partijen kan opleveren, en op basis hiervan een persoonlijke brief te  sturen.

3. Wisselende contactpersonen of wisselende sponsoringcommissies

Onlangs werd ik als nieuw toegevoegde bestuurder van de technische commissie van een zwemvereniging weer pijnlijk op de feiten gedrukt. De vereniging had binnen korte tijd een groot aantal wisselingen in het bestuur gehad. De stakeholder waarmee ik hierna een kennismakingsgesprek had liet vervolgens achteloos weten de samenwerking te beëindigen omdat er niet geïnvesteerd was in de relatie.

De stakeholder had inmiddels een heel ander project opgezet, waar wij niks van wisten, en ging dit project zonder ons doen!

Zorg dus ten alle tijden dat er een stabiele bezetting is rondom de personen die betrokken worden bij het oppakken van de sponsoring, en zet je vraagtekens bij het laten invullen van deze werkzaamheden door één persoon.
Ja het is prettig als iemand het tenminste wil oppakken.
Nee, het is niet prettig als deze persoon vervolgens weer weg gaat en niemand weet welke afspraken er zijn geweest, of de sponsors not amused zijn omdat de afspraken anders ingevuld worden.
Bovendien is er een continuïteitsrisico als deze taken door één persoon worden opgepakt.

Voer bij voorkeur een sponsoringcommissie in. Hierdoor is de continuïteit veel meer gewaarborgd en zal de kennis behouden blijven, ook bij het vertrek van één persoon.

4. Onvoldoende weten wat er speelt bij het bedrijf van de sponsor

Verdiep je voldoende in wat er speelt bij de sponsor.

Als het goed is ga je een partnership aan met de sponsor. Immers: sponsoring is óók het zoeken naar een creatieve oplossing voor de behoefte van de sponsor. Hiervoor moet je weten wat er speelt bij de sponsor.

Maar ook uit het oogpunt van zorgvuldigheid is het belangrijk om te weten wat er speelt bij de sponsor. Voorbeeld hiervan is de Rabobank die wielrennen als speerpunt in de sponsoring had gekozen, en plotseling werd geconfronteerd met allerlei dopingschandalen.

5. Niets meer van je laten horen

De vlag kan uit! Je hebt een sponsor weten te strikken voor een periode van drie jaar. De factuur is verzonden, de sponsoringuitingen zijn klaar, en je gaat weer over tot de orde van de dag. Of niet?

De grootste fout is om, nadat de samenwerkingsovereenkomst is getekend, niets meer van je te laten horen!

Wat zal er gebeuren wanneer je twee jaar niks van je laat horen, en je niet verdiept in de situatie van de sponsor? De kans dat de sponsoringovereenkomst wordt voortgezet is hierdoor aanzienlijk kleiner geworden.

Nodig de sponsor dus met regelmatig uit voor evenementen, of activiteiten. De sponsor zal er wellicht niet altijd gebruik van makeen, maar nodig hem wel uit.

Informeer de sponsor ook wanneer er een mijlpaal is binnen je organisatie of project, en feliciteer de sponsor wanneer deze positief in het nieuws is.

Kortom: wees betrokken en bouw een relatie met de sponsor op. Dit kan alleen door er tijd in te investeren en ook daadwerkelijk interesse te hebben in je sponsor.

6. Onduidelijke voorstellen, jargon of verhalen waar niemand iets mee kan

Je bent super enthousiast over je project of organisatie en vind het super belangrijk dat de potentiële sponsors weten wat je allemaal wel niet doet.

Je wilt het belang van het sponsoringverzoek onderstrepen, maar overdrijf het niet.

Voorkom dat je in de valkuil trapt door potentiële sponsors te benaderen met een onbegrijpelijke woordenbrij, of wellicht erger, een opsomming van vakjargon en deadlines.

Gebruik een logische opbouw van je brief, gebruik overzichtelijke alinea's, scan voor verzending je brief op onbegrijpelijk jargon en kijk naar het mogelijke belang van de sponsor.

7.  Deadlines, onder druk zetten en vals sentiment

Gebruik geen deadlines in je contacten met een sponsor. Je project begint al binnenkort, en je hebt nog steeds geen sponsors? Niet het probleem van de sponsor.

Als de sponsor niet helpt kan je project wellicht niet doorgaan, en staan talloze kinderen spreekwoordelijk in de kou? Niet het probleem van de sponsor.

Talloze kinderen smachten naar een sportdag, die alleen kan doorgaan dankzij de eventuele welwillendheid van de potentiële sponsor? Niet het probleem van de sponsor.

Je moet de sponsor zien als een "partner", waarbij jij en de sponsor overeenstemmen om samen te werken om wederzijds doelen te behalen. Dit lukt niet wanneer je de sponsor direct wijst op al dan niet bestaande deadlines, onder druk zet, of gebruik maakt van vals sentiment.

Sponsoring is niet alleen het naleven van jouw droom en een bedrijf vinden die dat als sponsor wil financieren. Sponsoring is ook het zoeken naar een creatieve oplossing voor een probleem van een bedrijf via unieke content. Sponsoring gaat steeds meer om storytelling, en de mogelijkheid voor sponsors om samen met jou unieke, geloofwaardige en relevante content te kunnen creëren.

Kijk dus vooral ook hoe je de sponsor kunt helpen om een verhaal te vertellen richting zijn doelgroep. Hiermee zul je je meer onderscheiden dan je schuldig te maken aan vals sentiment.

8. Slordige presentatie

Zorg dat je voldoende aandacht besteed aan de lay-out en presentatie van je bijlage(n). 

Let ook heel goed op de spelling en grammatica. Fouten leiden de lezer af van de inhoud. Legt daarom je brief weg nadat je die geschreven hebt en kijkt er de volgende dag nog eens naar.

Controleer ook nogmaals of de gegevens in de presentatie nog correct en actueel zijn. 

9. Niet nakomen van afspraken

De sponsor gaat een overeenkomst aan, en verwacht in ruil voor de financiële of materiële vergoeding dat je gemaakte afspraken nakomt.
Niet alleen de afspraken die je schriftelijk hebt gemaakt, maar ook mondelinge toezeggingen.

Bijvoorbeeld: Je wil de sponsor aanbieden met een banner op de website te staan. Niet echt creatief, maar vooruit. De toezegging "Je komt met een banner op onze website, die door al onze 15000 leden wordt bezocht" heeft geen waarde wanneer je dit niet kunt onderbouwen voor jezelf en de sponsor. Controleer dus eerst in dit geval hoeveel bezoekers je website écht heeft, bijvoorbeeld via Google Analytics.
Maak hier een rapportage van, en gebruik deze gegevens als uitgangspunt. 

Je moet vooraf bedenken welke toezeggingen je wel en niet kunt nakomen. Verifieer vooraf ook de dingen die je wilt toezeggen, voor jezelf en voor de sponsor. Afspraken die je niet kunt nakomen moet je niet noemen in de presentatie en contacten met de (potentiële) sponsor.

Zijn er onvoorziene omstandigheden waardoor gemaakte afspraken toch niet kunnen worden nagekomen, informeer de sponsor hier dan direct over zodra deze omstandigheid bekend is.

10. Ontbreken van creativiteit

De hedendaagse samenwerking met een sponsor vereist creativiteit. Niet de creativiteit om zaken anders voor te spiegelen dan ze zijn. Wel de creativiteit om de sponsor te zien als een partner, waarbij jij en de sponsor overeenstemmen om samen te werken om wederzijds doelen te behalen.

Sponsoring is niet alleen het naleven van jouw droom en een bedrijf vinden die dat als sponsor wil financieren, maar het is ook het zoeken naar een creatieve oplossing voor een probleem van een bedrijf, en bijvoorbeeld de mogelijkheid voor sponsors om samen met jou unieke, geloofwaardige en relevante content te kunnen creëren en het "verhaal" van hun bedrijf te vertellen.

Zorg dus dat de mindset van de mensen die binnen je organisatie verantwoordelijk zijn voor het aantrekken van sponsors hierop is ingesteld.

 

Deze informatie bekijken?

Begin direct met het realiseren van jouw ambities. We helpen je met het vinden en aanvragen van financiële middelen voor je organisatie of project!

Meer dan 4800 subsidies, fondsen, fiscale regelingen en kredieten

Jouw eigen persoonlijke dashboard

Alle actuele en relevante informatie onder één dak

Word nu lid

Je bent al lid voor slecht €33,- per maand.
Ja, ik wil nu direct lid worden